集团采购部流程规范制度

PAGE集团采购部流程规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范集团采购部的工作流程，确保采购活动的合法、合规、高效进行，提高采购质量，降低采购成本，维护集团利益。2.适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司采购部的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。诚实守信原则：采购部及相关人员应诚实守信，履行合同约定。二、采购流程1.需求申请各部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。部门负责人对申请表进行审核签字，确保需求真实、合理。2.需求审批《采购需求申请表》提交至采购部后，采购部经理对需求进行初步评估，判断是否属于采购部职责范围。对于重大采购项目（金额达到[具体金额标准]以上），需提交集团领导审批。审批通过后，采购部方可开展后续采购工作。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。供应商筛选：根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，向其发送《采购询价单》，要求其提供报价及相关产品资料。供应商评审：采购部组织相关人员对供应商的报价和资料进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商。对于重要采购项目，可成立专门的评审小组进行评审。供应商确定：评审结果经采购部经理审核后，报集团领导批准。确定最终供应商后，与之签订《采购合同》。供应商管理：采购部定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，记录其供货情况、产品质量、售后服务等信息。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。4.采购合同签订采购部根据评审结果与选定的供应商签订《采购合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。《采购合同》签订前，需经集团法务部门审核，确保合同合法合规。审核通过后，由采购部经理签字盖章，并加盖集团公章。5.采购订单下达采购合同签订后，采购部根据合同条款下达《采购订单》给供应商。采购订单应明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，采购部应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。6.到货验收到货通知：供应商发货前，应提前通知采购部预计到货时间。采购部收到通知后，及时通知相关部门做好验收准备。验收准备：相关部门根据采购需求和合同要求，制定验收方案，明确验收标准和验收人员。到货验收：货物到货后，验收人员按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员在《到货验收单》上签字确认。如发现货物存在问题，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。7.付款管理付款申请：采购部根据合同约定和到货验收情况，填写《付款申请表》，附上《采购合同》、《采购订单》、《到货验收单》等相关凭证，提交至财务部门审核。付款审核：财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和准确性。审核通过后，报集团领导审批。付款执行：集团领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款操作，并做好付款记录。三、采购预算管理1.预算编制采购部应根据集团年度经营计划和各部门采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等信息。采购预算编制过程中，采购部应与各部门充分沟通，确保预算的合理性和准确性。同时，应参考历史采购数据和市场价格变化趋势进行编制。2.预算审批年度采购预算编制完成后，提交至集团财务部门审核。财务部门对预算的合理性、合规性进行审核，并结合集团资金状况提出意见。审核通过后的采购预算报集团领导审批。集团领导根据集团战略目标和实际情况，对采购预算进行最终审批。3.预算执行与监控采购部应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照预算调整程序进行申请和审批。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。采购部应配合财务部门做好预算执行监控工作，按时报送预算执行情况报告。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判、套期保值等方式进行应对；对于供应商风险，加强供应商管理，建立备用供应商体系；对于质量风险，加强到货验收环节的管理，要求供应商提供质量保证文件；对于合同风险，严格合同签订和审核流程，明确双方权利义务；对于付款风险，加强付款审核和监控，确保资金安全。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部应采取相应的措施进行处理，防止风险扩大。五、采购绩效评估1.评估指标设定采购绩效评估指标应包括采购成本、采购质量、交货期、售后服务、供应商管理等方面。具体指标如下：采购成本：采购价格与市场平均价格的差异率、采购成本节约率等。采购质量：到货验收合格率、因质量问题导致的损失金额等。交货期：按时交货率、延迟交货次数等。售后服务：供应商售后服务满意度、因售后服务问题导致的投诉次数等。供应商管理：供应商开发数量、供应商淘汰率等。2.评估方法采购绩效评估采用定量与定性相结合的方法。定量指标通过数据统计和分析进行评估，定性指标通过问卷调查、访谈等方式进行评估。定期（每季度或每年）对采购绩效进行评估，评估结果以报告形式呈现。3.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部及相关人员进行奖惩。对于绩效优秀的部门和个人给予奖励，对于绩效不达标的部门和个人进行督促改进或采取相应的惩罚措施。将采购绩效评估结果作为采购部及相关人员绩效考核的重要依据，同时为采购流程优化和供应商管理提供参考。六、信息管理1.采购信息收集采购部应建立广泛的信息收集渠道，收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。定期对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供支持。2.采购信息共享采购部应建立采购信息共享平台，实现采购信息在集团内部的及时共享。各部门可通过平台查询采购需求、采购订单、到货验收等信息，提高工作效率。加强与供应商的信息沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等信息，确保采购活动的顺利进行。3.采购档案管理采购部应建立完善的采购档案管理制度，对采购过程中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购需求申请表、采购询价单、采购合同、采购订单、到货验收单、付款申请表等。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和集团相关规定执行。同时，应建立档案查阅和借阅制度，确保档案的安全和保密。七、监督与检查1.内部监督集团内部审计部门定期对采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法、采购资金使用是否合理等。采购部应建立内部监督机制自查自纠工作，定期对采购活动进行内部检查，及时发现和纠正存在的问题。2.外部监督接受政府相关部门的监督检查，积