公司开发票规范制度

PAGE公司开发票规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司发票开具行为，确保发票开具的准确性、合法性和及时性，加强财务管理，维护公司合法权益，防范税务风险。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及发票开具的部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、财务部门等。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定开具发票。准确完整原则：确保发票内容真实、准确、完整，与实际业务相符。及时开具原则：在规定时间内为客户开具发票，不得拖延。二、发票开具的基本要求1.发票种类根据业务性质和客户需求，正确选择适用的发票种类，如增值税专用发票、增值税普通发票等。2.开票信息客户名称：应填写全称，与营业执照或税务登记证上的名称一致。纳税人识别号：准确填写客户的纳税人识别号。地址、电话：填写客户的注册地址和联系电话。开户行及账号：填写客户的开户银行名称及账号。3.发票内容货物或应税劳务、服务名称：应按照实际销售的货物或提供的服务如实填写，明细到具体规格、型号等。规格型号：如有，详细填写产品或服务的规格型号。单位：填写货物或服务的计量单元。数量：如实填写销售的数量。单价：填写不含税单价。金额：根据单价和数量计算得出的不含税金额。税率：按照适用税率填写。税额：根据金额和税率计算得出的税额。价税合计：金额与税额之和。4.发票开具时间销售货物或者提供应税劳务的，为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。进口货物的，为报关进口的当天。增值税扣缴义务发生时间为纳税人增值税纳税义务发生的当天。三、发票开具流程1.业务部门发起销售部门或其他相关业务部门在与客户签订销售合同或达成交易意向后，应及时将开票信息传递给财务部门。开票信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价等。对于需要开具增值税专用发票的客户，业务部门应提前确认客户的一般纳税人资格，并要求客户提供相关证明文件。2.财务部门审核财务部门收到业务部门传递的开票信息后，应进行认真审核。审核内容包括开票信息的准确性、完整性，业务的真实性、合法性，发票种类的适用性等。如发现开票信息有误或业务存在疑问，财务部门应及时与业务部门沟通核实，要求其补充或更正相关信息。对于符合开票条件的业务，财务部门应按照发票开具的基本要求，在开票系统中录入相关信息，并进行发票开具操作。3.发票打印与交付发票开具完成后，财务部门应及时打印发票。打印发票时，应确保发票内容清晰、完整，不得压线、错格。对于增值税专用发票，应按照规定加盖发票专用章。发票专用章应清晰、完整，不得模糊、缺损。财务部门应根据客户要求，选择合适的交付方式将发票交付给客户。交付方式可包括邮寄、上门送达、电子发票推送等。在发票交付过程中，应做好相关记录，包括发票号码、交付日期、交付方式、收件人等信息，以备查询和核对。四、增值税专用发票开具规定1.开具范围一般纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务，应向购买方开具增值税专用发票。属于下列情形之一的，不得开具增值税专用发票：向消费者个人销售货物、提供应税劳务或者发生应税行为的。销售货物、提供应税劳务或者发生应税行为适用增值税免税规定的，法律、法规及国家税务总局另有规定的除外。部分适用增值税简易征收政策规定的。2.开票限额根据公司的实际经营情况和税务机关的规定，确定增值税专用发票的开票限额。开票限额分为十万元及以下、一百万元、一千万元及以上等不同档次。公司如需申请调整开票限额，应按照税务机关的要求提交相关资料，经税务机关审核批准后执行。3.发票认证与抵扣购买方取得增值税专用发票后，应在规定的认证期限内进行认证。认证期限为自发票开具之日起180日内。经认证相符的增值税专用发票，其进项税额可以从销项税额中抵扣。购买方应按照规定进行申报抵扣，不得提前或滞后抵扣。如发生发票认证不符、无法认证等情况，购买方应及时通知销售方，并按照税务机关的要求进行处理。五、发票作废与红冲规定1.发票作废同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月。销售方未抄税并且未记账。购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。作废增值税专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.发票红冲发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字专用发票的，按以下方法处理：购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。六、发票保管与存档1.发票保管公司应设立专门的发票保管场所，确保发票存放安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。发票保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，配备必要的保险柜、文件柜等存放设备。财务部门应指定专人负责发票保管工作，建立发票保管台账，详细记录发票的种类、号码、数量、取得日期、开具日期、使用情况等信息。定期对发票保管情况进行盘点清查，确保账实相符。如发现发票丢失或其他异常情况，应及时报告税务机关，并按照规定进行处理。2.发票存档发票开具后，应按照会计档案管理的要求进行存档。存档期限按照国家有关规定执行，一般为10年。发票存档应包括纸质发票和电子发票（如有）。纸质发票应按照发票号码顺序装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、起止号码、发票张数等信息，并由专人负责保管。电子发票应存储在安全可靠的介质中，并按照规定进行备份。同时，应建立电子发票索引目录，便于查询和检索。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对发票开具情况进行审计检查，重点检查发票开具的真实性、准确性、合法性，以及发票保管和存档情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。财务部门应加强对发票开具工作的日常管理和监督，定期组织业务培训，提高财务人员和相关业务人员的发票管理水平。2.税务机关检查公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票开具、保管、存档等相关资料。如税务机关检查发现公司存在发票违规行为，应按照税务机关的要求及时进行整改，并接受相应的处罚。八、责任追究1.违规责任认定对于违反本制度规定开具发票的行为，一经查实，将视情节轻重，对相关责任人进行责任认定。责任认定主要依据发票违规行为的性质、造成的后果、主观过错程度等因素进行综合判断。2.责任追究方式对于轻微违规行为，