会议上管理制度及规范

PAGE会议上管理制度及规范一、总则（一）目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门内部会议、跨部门协作会议等。（三）引用文件1.《中华人民共和国公司法》相关规定2.《企业内部控制基本规范》相关要求3.公司其他相关管理制度（四）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主基础上实现正确的集中，确保会议决策的科学性和公正性。3.规范有序原则：明确会议组织、召开、记录、决策等各个环节的流程和要求，确保会议有序进行。二、会议分类及组织（一）董事会会议1.会议性质：董事会会议是公司最高决策机构会议，负责审议公司重大事项，做出战略决策。2.召集与主持：由董事长召集并主持，董事长不能履行职务或不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。3.参会人员：董事会成员，根据会议议题需要，可邀请高级管理人员、法律顾问等列席。4.会议频率：定期会议每年至少召开[X]次，临时会议根据需要随时召开。5.会议通知：会议召开前[X]日，由董事会秘书将会议通知送达全体董事和列席人员，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。6.会议议程：由董事长确定，一般包括上次会议决议执行情况汇报、本次会议议题讨论、决策事项表决等环节。（二）管理层会议1.会议性质：管理层会议是公司日常经营管理决策会议，负责传达董事会决策，部署公司各项工作任务。2.召集与主持：由总经理召集并主持，总经理不能履行职务或不履行职务的，由副总经理召集和主持。3.参会人员：公司高级管理人员，根据会议议题需要，可邀请相关部门负责人列席。4.会议频率：定期会议每周召开[X]次，临时会议根据需要随时召开。5.会议通知：会议召开前[X]小时，由行政部门将会议通知送达参会人员，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。6.会议议程：由总经理确定，一般包括公司经营情况汇报、各部门工作进展及问题汇报、下一阶段工作安排等环节。（三）部门内部会议1.会议性质：部门内部会议是各部门组织的工作沟通、协调会议，负责传达公司管理层决策，安排本部门工作任务。2.召集与主持：由部门负责人召集并主持。3.参会人员：部门全体员工。4.会议频率：定期会议每周召开[X]次，临时会议根据需要随时召开。5.会议通知：会议召开前[X]小时，由部门秘书将会议通知送达参会人员，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。6.会议议程：由部门负责人确定，一般包括部门工作进展汇报、存在问题讨论、下一阶段工作计划等环节。（四）跨部门协作会议1.会议性质：跨部门协作会议是为解决公司跨部门工作问题而组织的协调会议，促进部门间沟通与协作。2.召集与主持：由涉及跨部门工作的牵头部门负责人召集并主持，或由公司指定的协调人召集和主持。3.参会人员：涉及跨部门工作的相关部门负责人及工作人员。4.会议频率：根据跨部门工作需要适时召开。5.会议通知：会议召开前[X]日，由牵头部门将会议通知送达参会人员，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。6.会议议程：由牵头部门确定，一般包括跨部门工作任务介绍、各部门意见和建议交流、问题解决方案讨论、工作分工与时间节点安排等环节。三、会议准备（一）议题确定1.各部门应提前收集工作中的重要事项、问题及需要协调解决的事宜，形成议题建议，提交给会议召集人。2.会议召集人对议题建议进行筛选、整理，结合公司战略规划、当前工作重点等，确定会议议题。议题应明确、具体，具有针对性和可操作性。（二）资料准备1.议题涉及的相关部门应提前准备好会议资料，包括但不限于工作汇报材料、数据统计报表、分析报告、法律法规文件、政策依据等。2.资料应内容详实、数据准确、逻辑清晰，能够支持议题讨论和决策。资料应提前[X]日提交给会议召集人，由召集人统一汇总整理。（三）会议通知1.会议召集人应按照规定的时间和方式，将会议通知发送给参会人员。通知应包括会议的基本信息（如会议名称、时间、地点）、议题、议程安排、参会要求等内容。2.对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备，确保按时参会。（四）场地安排1.根据会议规模和性质，合理安排会议场地。场地应具备良好的通风、采光、音响、投影等设施，确保会议顺利进行。2.提前做好场地清洁、设备调试等准备工作，为参会人员提供舒适的会议环境。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应在会议开始前到达会议地点，按照要求进行签到。签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。2.会议组织者应安排专人负责签到工作，确保签到信息准确无误。（二）会议开场1.会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议目的、议程安排和参会人员。2.主持人应简要回顾上次会议的主要内容和决议执行情况，并对本次会议的纪律和要求进行说明。（三）议题讨论1.按照会议议程，依次对议题进行讨论。参会人员应积极发言，充分发表自己的意见和建议，围绕议题展开深入讨论。2.讨论过程中，应注重事实依据，避免情绪化表达和无端指责。对于不同意见，应进行理性分析和沟通，寻求共识。3.主持人应掌控会议节奏，引导讨论方向，确保讨论围绕议题有序进行。对于偏离议题或讨论过于发散的情况，主持人应及时进行引导和纠正。（四）决策形成1.对于需要做出决策的议题，应按照公司决策程序进行表决。表决方式可根据议题性质和公司规定选择投票表决、举手表决等方式。2.表决结果应当场公布，并记录在会议纪要中。决策应明确、清晰，具有可操作性。对于重大决策事项，应严格按照法律法规和公司规定履行相关审批程序。（五）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录内容应包括会议基本信息、参会人员发言要点、讨论结果、决策事项等。2.会议记录应准确、完整、客观，能够真实反映会议全貌。记录人员应及时整理会议记录，并在会议结束后[X]个工作日内形成会议纪要初稿，提交给会议召集人审核。3.会议纪要应经会议召集人审核后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议决议事项、责任部门、完成时间等要求，确保会议决策得到有效执行。五、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间和地点准时参会，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议召集人请假，并安排合适人员代会。2.对于无故迟到、早退的参会人员，会议组织者应进行记录，并在公司内部进行通报批评。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得随意交头接耳接、使用手机等影响会议秩序的行为。2.会议期间如需发言，应先举手示意，经主持人同意后再发言。发言应简洁明了，围绕议题进行，不得偏离主题或进行无关讨论。（三）保守机密1.参会人员应对会议讨论的内容和涉及的商业机密、敏感信息等严格保密，不得泄露给无关人员。2.未经会议组织者同意，不得擅自记录、传播会议内容。对于违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。六、会议后续工作（一）决议执行1.会议决议事项责任部门应按照会议纪要要求，制定详细的工作计划，明确工作任务、责任人、时间节点等，并认真组织实施。2.责任部门应定期向会议召集人汇报决议执行情况，确保决议得到有效落实。对于执行过程中出现的问题，应及时反馈并提出解决方案。（二）跟踪检查1.会议组织者应对会议决议执行情况进行跟踪检查，定期对决议执行进度进行通报。2.对于执行不力的责任部门，应督促其加快执行进度，确保会议决策目标的实现。对于因客观原因无法按时完成的决议事项，责任部门应及时向会议召集人说明情况，并提出调整建议。（三）资料归档1.会议结束后，会议组织者应及时将会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等相关