规范新办公室管理制度

PAGE规范新办公室管理制度一、总则（一）目的为了规范公司办公室的各项管理工作，提高工作效率，确保公司各项业务的顺利开展，营造一个整洁、有序、高效的办公环境，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及进入公司办公区域的外来人员。（三）基本原则1.合法性原则：本制度的制定严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保公司的管理活动合法合规。2.规范性原则：明确各项办公管理的流程和标准，做到有章可循、规范操作。3.效率性原则：以提高工作效率为出发点，优化办公流程，减少不必要的环节和延误。4.人性化原则：在制度执行过程中，充分考虑员工的合理需求，营造良好的工作氛围。二、办公区域管理（一）办公环境1.保持办公区域整洁卫生，每日下班前各部门应安排专人负责清理本部门区域内的垃圾和杂物。2.办公桌椅摆放整齐，文件、资料等应分类放置，并保持桌面整洁。3.爱护办公区域内的公共设施，如发现损坏应及时向行政部门报修。（二）公共区域1.公司公共区域（如走廊、会议室、茶水间等）由行政部门定期安排人员进行清洁和消毒。2.禁止在公共区域吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等不文明行为。3.公共区域的设施设备应定期进行检查和维护，确保正常使用。（三）安全管理1.加强办公区域的安全防范意识，员工应妥善保管个人财物，离开办公室时应关好门窗、电脑等设备。2.严禁在办公区域内使用明火，如需使用电暖器、电炉等大功率电器，需提前向行政部门申请并获得批准。3.定期对办公区域的消防设施进行检查，确保其完好有效，员工应熟悉消防器材的使用方法。三、办公用品管理（一）采购与发放1.办公用品由行政部门统一采购，各部门应提前提交办公用品需求计划，经行政部门审核后进行采购。2.行政部门根据办公用品的采购情况，定期向各部门发放办公用品，发放时应做好登记。（二）使用与节约1.员工应合理使用办公用品，避免浪费，如发现办公用品损坏或丢失，应及时向行政部门说明情况。2.提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用，对于确需打印的文件，应双面打印。（三）盘点与库存管理1.行政部门应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。2.对于库存积压的办公用品，行政部门应及时进行清理和处理，避免浪费。四、文件管理（一）文件分类与编号1.公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，各类文件应进行详细分类。2.为便于文件的管理和查找，对每份文件应进行编号，编号应具有唯一性。（二）文件起草与审核1.文件起草应内容准确、格式规范，涉及重要事项的文件应经相关部门负责人审核。2.文件审核通过后，应按照规定的流程进行签发。（三）文件归档与保管1.文件办理完毕后，应及时进行归档，归档文件应按照分类和编号顺序存放。2.重要文件应进行备份，并存放在安全可靠的存储设备中。3.文件保管期限应根据相关规定执行，到期后应进行妥善处理（如销毁、移交等）。（四）文件查阅与借阅1.员工因工作需要查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经批准后到指定地点查阅。2.如需借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅期限和归还日期，经批准后方可借阅。借阅人应妥善保管文件，不得转借他人或擅自复印、涂改。五、会议管理（一）会议组织1.公司会议分为定期会议（如周会、月会等）和临时会议，会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并发布会议通知。2.会议通知应明确会议的目的、议程、要求等内容，确保参会人员提前做好准备。（二）会议准备1.会议组织部门应提前做好会议场地的布置、设备调试等准备工作。2.准备好会议所需的文件、资料、文具等物品。（三）会议记录与纪要1.会议应安排专人进行记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议等。2.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员，并按照规定进行存档。（四）会议决议执行1.会议决议形成后，相关部门和人员应按照决议要求认真执行，确保决议事项得到落实。2.行政部门应对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时向会议主持人反馈执行进展。六、考勤管理（一）考勤制度1.公司实行正常工作日制度，员工应按照规定的工作时间上下班，不得迟到、早退。2.员工请假应提前填写《请假申请表》，按照审批权限进行审批，未经批准不得擅自离岗。（二）考勤记录与统计1.行政部门负责员工考勤记录，通过打卡机、签到表等方式记录员工的出勤情况。2.每月末行政部门应统计员工的考勤情况，并制作考勤报表，报人力资源部门审核。（三）迟到、早退与旷工处理1.员工迟到或早退10分钟以内的，每月累计不超过3次的，给予口头警告；迟到或早退超过10分钟的，每次扣除相应的绩效分数。2.旷工半天的，扣除当日工资的2倍，并给予警告处分；旷工1天及以上的，扣除当日工资的3倍，并根据情节轻重给予相应的纪律处分。七、电话与网络管理（一）电话使用1.公司电话主要用于业务联系，员工应礼貌接听电话，使用文明用语。2.禁止利用公司电话拨打私人电话或进行与工作无关的闲聊。（二）网络使用规范1.员工应遵守国家有关网络管理的法律法规，不得利用公司网络从事违法违规活动。2.合理使用公司网络资源，不得进行与工作无关的网络浏览、下载、游戏等行为，避免占用网络带宽影响工作效率。（三）信息安全1.加强公司网络信息安全管理，员工应妥善保管个人账号和密码，不得随意透露给他人。2.禁止在公司网络上传播未经证实的信息，不得泄露公司机密信息。八、接待管理（一）接待原则1.热情、周到、礼貌地接待来访客人，展示公司良好形象。2.根据来访客人的身份和目的，安排相应级别的接待人员和接待规格。（二）接待流程1.接到来访客人通知后，接待部门应及时了解客人基本信息、来访目的等，提前做好接待准备工作。2.客人到达时，接待人员应热情迎接，并引导客人到指定地点就座，提供茶水等服务。3.按照接待安排，与客人进行沟通交流，介绍公司相关情况，解答客人疑问。4.接待结束后，接待人员应礼貌送别客人，并及时整理接待相关资料。（三）接待费用管理1.接待费用应按照公司相关规定进行控制和报销，严格执行审批流程。2.接待费用报销时应提供