门禁卡使用制度规范要求

PAGE门禁卡使用制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司/组织安全管理，规范门禁卡使用，保障公司/组织正常秩序和人员、财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有员工、访客以及与公司/组织有业务往来的相关人员。（三）基本原则1.安全第一原则：门禁卡使用应始终以保障公司/组织安全为首要目标，防止未经授权人员进入公司/组织区域。2.规范管理原则：严格按照本制度规定的流程和要求使用门禁卡，确保管理的标准化和规范化。3.便捷高效原则：在确保安全的前提下，尽量简化门禁卡使用流程，提高工作效率，减少对正常工作的影响。二、门禁卡的种类及功能（一）员工卡1.功能：员工卡是公司/组织员工用于进出办公区域、门禁控制区域的身份识别工具。持有员工卡可正常通过公司/组织设置的门禁系统，开启相应权限的门。2.权限范围：根据员工的工作岗位和职责，设定不同的门禁权限。例如，普通员工可进入其所在部门办公区域及公司/组织内公共区域；部门负责人除上述区域外，还可进入本部门会议室等特定区域；涉及机密信息的员工，门禁权限将根据其工作需要进行特殊设置，可能限制在特定楼层或区域。（二）访客卡1.功能：访客卡是供来访人员进入公司/组织的临时身份识别凭证。访客在经过公司/组织相关部门或人员接待并登记后，领取访客卡，凭卡进入指定的访问区域。2.权限范围：访客卡的权限仅限于其被授权访问的特定区域，且通常在规定的有效时间内有效。例如，访客可能被允许进入公司/组织的接待室、会议室或特定的业务洽谈区域，但禁止进入办公区域或其他未经授权的区域。（三）临时卡1.功能：临时卡主要用于因工作需要临时进入公司/组织特定区域的人员，如施工人员、供应商工作人员等。临时卡的使用期限根据具体工作任务确定。2.权限范围：临时卡的权限根据其工作任务和访问需求进行设定，一般仅限于相关的施工区域、仓库区域或与业务对接的特定地点，不得随意进入其他无关区域。三、门禁卡的申请与发放（一）员工卡1.申请流程：新员工入职时，由人力资源部门将员工信息录入门禁系统，并通知行政部门为其办理员工卡。行政部门根据员工岗位信息设定相应的门禁权限。2.发放方式：员工卡由行政部门统一制作，在员工入职培训时发放给员工本人。员工应妥善保管员工卡，不得转借他人。（二）访客卡1.申请流程：访客来访前，接待部门或人员应提前与访客沟通，了解来访目的、时间等信息，并在公司/组织访客登记系统中进行登记。登记信息包括访客姓名、身份证号码、联系电话、来访单位、来访时间、被访部门及人员等。登记完成后，系统自动生成访客卡申请信息，提交给行政部门审核。2.审核与发放：行政部门收到访客卡申请信息后，应在一个工作日内进行审核。审核通过后，通知接待部门或人员领取访客卡，并告知访客在进入公司/组织时需出示有效身份证件，配合安保人员验证。访客卡由接待部门或人员在访客到达时发放给访客，并引导其前往指定访问区域。（三）临时卡1.申请流程：因工作需要使用临时卡的部门或人员，应填写临时卡申请表，详细说明使用临时卡的原因、使用期限、使用区域等信息，并提交给行政部门审批。2.审批与发放：行政部门对临时卡申请表进行审核，根据实际情况决定是否批准。批准后，行政部门制作临时卡，并通知申请人领取。申请人领取临时卡时，需签字确认，并承诺遵守门禁卡使用制度。四、门禁卡的使用规定（一）员工卡1.员工应妥善保管自己的员工卡，不得随意转借、转让或交换给他人使用。如发现员工卡丢失或被盗，应立即向行政部门挂失，并配合行政部门进行补办手续。因转借、转让或交换员工卡导致的安全问题，由持卡人承担相应责任。2.员工在使用员工卡通过门禁系统时，应主动出示员工卡，接受安保人员或门禁系统的验证。如门禁系统出现故障无法正常验证，应配合安保人员进行人工登记进入。3.员工离职时，应将员工卡交回行政部门注销。行政部门在收到员工交回的员工卡后，应及时在门禁系统中删除该员工的门禁权限信息。（二）访客卡1.访客应在规定的有效期内使用访客卡，不得逾期使用。如因特殊情况需要延长访问时间，接待部门或人员应提前向行政部门申请，经批准后方可延长。2.访客在使用访客卡通过门禁系统时，应主动出示访客卡和有效身份证件，接受安保人员的验证。如发现访客卡与身份证件不符或存在其他异常情况，安保人员有权拒绝访客进入，并及时通知接待部门或人员处理。3.访客应在被授权的访问区域内活动，不得擅自进入其他未经授权的区域。如因工作需要进入其他区域，应提前向接待部门或人员申请，经批准后由接待部门或人员陪同前往。4.访客离开公司/组织时，应将访客卡交还给接待部门或人员，由接待部门或人员统一交回行政部门注销。（三）临时卡1.临时卡使用者应严格按照申请表中规定的使用期限和使用区域使用临时卡，不得擅自更改使用期限或扩大使用区域。2.临时卡使用者在使用临时卡通过门禁系统时，应主动出示临时卡，接受安保人员的验证。如发现临时卡存在异常情况，安保人员有权拒绝其进入，并及时通知相关部门处理。3.临时卡使用完毕后，使用者应将临时卡交回行政部门注销。行政部门在收到临时卡后，应及时在门禁系统中删除该临时卡的使用记录。五、门禁卡的挂失与补办（一）挂失1.员工发现员工卡丢失或被盗后，应立即通过公司/组织内部通讯工具（如电话、邮件等）向行政部门挂失，并说明丢失或被盗的时间、地点等情况。2.行政部门接到挂失通知后应及时在门禁系统中冻结该员工卡的使用权限，防止他人冒用。同时，记录挂失信息，以便后续处理。（二）补办1.挂失后的补办流程：员工挂失员工卡后，应填写员工卡补办申请表，提交给行政部门。行政部门在收到补办申请表后，应核实员工身份信息，并在一个工作日内为员工补办新的员工卡。2.补办费用：员工卡补办费用由公司/组织统一规定，一般由员工个人承担。行政部门在补办员工卡时，应告知员工补办费用的金额，并收取相应费用。3.访客卡和临时卡的挂失与补办：访客卡和临时卡的挂失与补办流程参照员工卡执行。访客或临时卡使用者发现卡片丢失或被盗后，应及时向接待部门或行政部门挂失，行政部门核实情况后进行补办。补办费用根据实际情况确定，可由公司/组织承担，也可由访客或临时卡使用者承担。六、门禁卡的安全管理（一）门禁系统维护1.公司/组织应定期对门禁系统进行维护和检查，确保门禁系统的正常运行。维护内容包括门禁设备的清洁、保养、故障排查与修复等。2.行政部门应安排专人负责门禁系统的日常维护工作，建立门禁系统维护记录档案，记录维护时间、维护内容、故障处理情况等信息。3.如发现门禁系统出现故障，行政部门应及时通知专业维修人员进行维修。在维修期间，应采取临时措施（如设置人工登记通道等）确保人员正常进出，同时做好安全防范工作，防止未经授权人员进入公司/组织区域。（二）数据安全1.门禁系统涉及员工和访客的身份信息等敏感数据，公司/组织应高度重视数据安全管理。行政部门应采取必要的技术措施（如数据加密、备份等）保障门禁系统数据的安全存储和传输。2.门禁系统操作人员应严格遵守数据安全管理制度，不得擅自泄露、篡改或删除门禁系统中的数据信息。如因工作需要查询或使用门禁系统数据，应按照规定的审批流程进行操作，并做好记录。3.定期对门禁系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份数据的保存期限应符合相关法律法规和公司/组织规定的要求，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）监督检查1.安保部门应加强对门禁卡使用情况的日常监督检查，定期巡查门禁系统的运行情况和人员进出情况。如发现异常情况（如未授权人员使用门禁卡、门禁卡使用记录异常等），应及时进行调查处理，并报告相关部门。2.行政部门应定期对门禁卡的使用情况进行统计分析，检查门禁卡申请、发放、挂失、补办等流程的执行情况，发现问题及时进行整改优化。3.公司/组织应鼓励员工对门禁卡使用过程中的违规行为进行监督举报，对举报属实的员工给予适当奖励。同时，对违反门禁卡使用制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、违规处理（一）员工违规处理1.员工如有下列违反门禁卡使用制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚：(1)转借、转让或交换员工卡给他人使用的，给予警告处分；造成安全事故或损失的，除承担相应责任外，给予记过以上处分。(2)未妥善保管员工卡导致丢失或被盗，未及时挂失的，给予警告处分；因未及时挂失造成公司/组织损失的，由持卡人承担相应赔偿责任，并给予记过处分。(3)使用他人员工卡或伪造、变造员工卡进入公司/组织区域的，给予解除劳动合同处理，并依法追究其法律责任。2.员工对违规处理结果如有异议，可在接到处理通知后的[X]个工作日内，向公司/组织人力资源部门提出申诉。人力资源部门应在接到申诉后的[X]个工作日内进行调查核实，并将处理结果通知申诉人。（二）访客及临时卡使用者违规处理1.访客及临时卡使用者如有下列违反门禁卡使用制度的行为，公司/组织将拒绝其进入，并视情节轻重给予相应的处理：(1)逾期使用访客卡或临时卡的，给予警告；多次逾期使用的，限制其未来一段时间内进入公司/组织。(2)未按规定区域使用访客卡或临时卡，擅自进入其他未经授权区域的，第一次给予警告，第二次及以上拒绝其进入公司/组织，并通知其所在单位或相关部门。(3)使用伪造、变造的访客卡或临时卡进入公司/组织区域的，拒绝其进入，并依法追究其法律责任；同时，通知其所在单位或相关部门，要求其加强管理。2.对于因访客及临时卡使用者违规行为给公司/组织造成损失的，公司/组织有权要求其所在单位或相关部门承担赔偿责任。八、附则（一）解释权本制度由公司/组织行政部门负责解释。