规范学校费用报销制度

PAGE规范学校费用报销制度一、总则（一）目的为了加强学校财务管理，规范费用报销流程，确保学校经费的合理使用，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目组及全体教职员工在开展教学、科研、管理等活动中发生的费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如实反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合学校的财务规定和相关政策，与业务活动实际需要相符，杜绝不合理支出。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保报销行为合法合规。4.及时性原则：费用发生后应及时办理报销手续，原则上不得跨年度报销。二、费用报销的审批流程（一）报销人填写报销单报销人应按照要求如实填写费用报销单，注明费用发生的日期、事由、金额、报销项目等信息，并在报销单上签字确认。（二）部门负责人审核部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后在报销单上签字审批。如发现报销事项不符合规定，应及时与报销人沟通并要求其补充或更正相关信息。（三）财务部门审核财务部门对报销单的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。重点审核原始凭证是否真实、完整、合法，报销项目是否符合学校财务规定，报销金额是否与发票金额一致等。对于不符合要求的报销单，财务部门有权退回并要求报销人重新办理。（四）分管领导审批根据学校财务审批权限，分管领导对报销金额较大或涉及重要事项的费用报销进行审批。审批通过后在报销单上签字确认。（五）校长审批校长对学校重大财务支出进行最终审批。校长审批通过后，报销单方可进入报销流程。三、费用报销的具体规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指教职员工因学校工作需要出差期间发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.报销标准城市间交通费：根据学校规定的交通工具等级和票价标准报销。乘坐飞机应严格按照经济舱票价报销，因特殊原因需要乘坐公务舱的，须经校长批准。乘坐火车、轮船等交通工具应按照相应等级的票价报销。住宿费：按照学校规定的住宿标准报销。在不同地区出差，应根据当地实际情况选择合适的住宿档次。两人及以上同行的，原则上应安排标准间住宿。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用。市内交通费：根据出差实际情况，凭有效票据报销。3.报销要求出差人员应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，提供真实、有效的出差审批单、机票、车票、住宿发票等原始凭证。住宿费发票应注明住宿日期、人数、单价、金额等信息，并加盖酒店发票专用章。伙食补助费和市内交通费实行包干制，无需提供发票，但应在报销单上注明出差天数和起止日期。（二）办公用品及设备购置1.定义：办公用品及设备购置是指学校为开展教学、科研、管理等工作需要购置的各类办公用品、办公设备、教学仪器设备等。2.采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品及设备购置申请单，注明购置物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人审核后报学校采购部门。采购部门根据学校采购管理规定，组织招标、询价、谈判等采购活动，确定供应商和采购价格。采购完成后，采购部门应及时将采购合同、发票等相关资料移交财务部门和使用部门。3.报销要求购置办公用品及设备的发票应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售单位发票专用章。对于批量购置的办公用品，应提供详细的清单，并经采购部门和使用部门签字确认。办公设备和教学仪器设备购置后，应及时办理固定资产入账手续，并按照学校固定资产管理规定进行管理。（三）业务招待费1.定义：业务招待费是指学校为开展教学、科研、管理等工作需要，用于招待来访客人、合作单位等发生的费用。2.报销标准：业务招待费应严格控制在学校规定的预算范围内，按照“必需、合理、节约”的原则使用。招待费报销应提供真实、有效的发票和招待清单，注明招待时间、地点、事由、人数等信息。3.报销要求招待费报销应一事一报，不得将多次招待费用合并报销。招待清单应详细记录招待的具体情况，包括招待对象、招待内容、招待费用明细等，并经相关负责人签字确认。严禁以业务招待费名义进行其他违规支出。（四）会议费1.定义：会议费是指学校为召开各类会议而发生的会议场地租赁、会议资料印刷、会议餐饮、会议住宿等费用。2.报销标准会议费应严格按照学校规定的预算标准执行，不得超预算支出。会议场地租赁、会议资料印刷等费用应提供真实、有效的发票，并注明会议名称、地点、时间、参会人数等信息。会议餐饮和会议住宿费用应按照学校规定的标准报销，并提供相应的发票和清单。3.报销要求召开会议应提前向学校提交会议计划和预算申请，经批准后方可召开。会议结束后，应及时办理会议费报销手续，提供会议通知、参会人员名单、会议发票等原始凭证。会议费报销应严格按照审批流程进行，确保费用支出合理合规。（五）培训费1.定义：培训费是指学校为提高教职员工业务素质和专业技能，组织开展各类培训活动而发生的培训费用，包括培训师资费、培训场地费、培训教材费、培训住宿费等。2.报销标准培训费应按照学校规定的培训计划和预算执行，不得超预算支出。培训师资费应根据培训师资的资质和授课情况合理确定，提供相应的发票和授课证明。培训场地费、培训教材费、培训住宿费等应提供真实、有效的发票，并注明培训名称、地点、时间、参训人数等信息。3.报销要求参加培训应提前向学校提交培训申请，经批准后方可参加。培训结束后，应及时办理培训费报销手续，提供培训通知、培训发票、培训证书等原始凭证。培训费报销应严格按照审批流程进行，确保费用支出合理合规。四、费用报销的凭证要求（一）原始凭证的种类1.发票：发票是费用报销的主要凭证，必须是由税务机关统一监制的正规发票，并加盖发票专用章。2.行政事业性收费收据：由财政部门监制的行政事业性收费收据，可作为费用报销的凭证。3.其他合法凭证：如火车票、飞机票、汽车票、住宿发票、餐饮发票、办公用品清单等，应符合国家法律法规和财务规定的要求。（二）原始凭证的内容要求1.真实性：原始凭证必须真实反映经济业务的实际情况，不得虚假开具或篡改。2.完整性：原始凭证应具备凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等基本要素，缺一不可。3.合法性：原始凭证必须符合国家法律法规和财经纪律的要求，不得使用非法票据进行报销。（三）原始凭证的审核要点1.发票审核：审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票的开具日期、发票号码、发票内容、发票金额、发票印章等是否符合要求。2.行政事业性收费收据审核：审核收据的监制章、收费项目、收费标准、收费金额等是否符合规定。3.其他合法凭证审核：审核凭证的真实性、合法性、关联性，确保凭证与费用报销事项相符。五、费用报销的时间规定（一）日常费用报销日常费用发生后，报销人应在一个月内办理报销手续。超过一个月的，原则上不予报销，但因特殊原因经学校领导批准的除外。（二）差旅费报销差旅费报销应在出差结束后一周内办理，逾期未办理的，财务部门有权拒绝受理。（三）年终结算每年年终，各部门应