公文管理审批制度规范

PAGE公文管理审批制度规范一、总则（一）目的为加强公司公文管理，规范公文审批流程，提高公文处理效率和质量，确保公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间往来的各类公文，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文的起草、审批、发布等环节必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.准确性原则：公文内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免出现歧义或错误信息。3.规范性原则：公文格式应符合公司统一规定，审批流程应严格按照制度执行，确保公文处理的规范化和标准化。4.及时性原则：公文处理应及时高效，避免拖延，确保各项工作能够及时得到落实。二、公文种类及格式（一）公文种类1.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。3.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。5.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.页面设置：公文应采用A4纸型，页边距上、下各为2.54厘米，左、右各为3.17厘米。2.字体字号：标题一般用二号宋体字，正文一般用三号仿宋体字，如有小标题可依次用四号黑体、四号楷体等。3.排版要求：公文应左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文排版后所剩空白处，字数在4行及以下的，应当页末排完；字数在4行以上的，可采取调整行距、字距等办法解决。4.公文编号：公文应按照一定的编号规则进行编号，以便于查询和管理。编号规则为：[年份][部门代码][流水号]，例如：202301001，表示2023年由公司第一部门发出的第1号公文。5.落款及日期：公文落款应注明发文部门名称，并加盖公章。日期应采用阿拉伯数字完整写出年、月、日，如2023年10月10日。三、公文起草（一）起草要求1.内容要求：公文内容应主题明确，重点突出，观点正确，论据充分，层次分明，语言简洁，文字准确，标点符号使用规范。2.格式要求：起草公文应严格按照本制度规定的格式进行排版，确保格式规范统一。3.语言要求：公文语言应使用规范的现代汉语，避免使用生僻字、方言、口语化表达等。用词应准确恰当，避免模糊不清或歧义性表述。（二）起草流程1.明确发文意图：起草人应首先明确发文的目的、内容和要求，确定公文的主题和重点。2.收集相关资料：根据发文意图，收集相关的政策法规、文件资料、工作数据等，为公文起草提供依据。3.拟定初稿：起草人应按照公文格式要求，结合收集到的资料，拟定公文初稿。初稿应尽量详细、全面地表达发文意图，避免遗漏重要信息。4.审核修改：初稿完成后，起草人应进行自我审核，检查内容是否准确、格式是否规范、语言是否通顺等。如有问题，应及时进行修改完善。修改完成后，将初稿提交给部门负责人进行审核。四、公文审批（一）审批流程1.部门初审：公文初稿提交给部门负责人后，部门负责人应认真审核公文内容，确保公文符合部门工作实际和公司整体要求。审核内容包括发文必要性、主题准确性、内容完整性、格式规范性、语言表达等方面。如发现问题，部门负责人应及时与起草人沟通，提出修改意见，起草人应根据意见进行修改完善。部门负责人审核通过后，在公文审批表上签署意见，并提交给公司分管领导审批。2.分管领导审批：公司分管领导收到部门提交的公文后，应从公司全局角度对公文进行审批。审批内容包括公文是否符合公司发展战略、是否与其他相关工作协调一致、是否存在潜在风险等方面。如分管领导认为公文需要进一步修改完善，应明确提出修改意见，起草人应根据意见进行修改后再次提交审批。分管领导审批通过后，在公文审批表上签署意见，并提交给公司主要领导审批。3.主要领导审批：公司主要领导对公文进行最终审批。主要领导审批重点关注公文的重要性、敏感性、对公司整体工作的影响等方面。如主要领导认为公文存在重大问题或需要调整，应直接提出明确意见，起草人应按照意见进行修改完善后重新提交审批流程。主要领导审批通过后，公文方可进入印发环节。（二）审批意见反馈1.及时反馈：各级审批人在审核公文过程中，如发现问题需要修改，应及时将审批意见反馈给起草人。反馈意见应明确、具体，便于起草人理解和修改。2.修改记录：起草人应根据审批意见对公文进行修改，并将修改情况记录在案。修改记录应包括修改内容、修改时间、修改人等信息，以便于追溯和查询。3.再次提交：公文修改完成后，起草人应将修改后的公文再次提交给原审批人进行审核，直至审批通过。五、公文印发（一）印发准备1.排版校对：公文审批通过后，办公室应安排专人对公文进行排版和校对。排版应严格按照本制度规定的格式进行，确保格式规范统一。校对应仔细认真，避免出现错别字、标点符号错误、格式错误等问题。2.编号登记：校对无误后，办公室应按照公文编号规则对公文进行编号，并进行登记。登记内容包括公文编号、发文部门、发文日期、标题规格、份数等信息，以便于查询和管理。3.盖章装订：办公室应在公文落款处加盖公章，并按照规定进行装订。装订应牢固整齐，不掉页，不缺页。（二）印发范围及方式1.印发范围：根据公文内容和工作需要，确定公文的印发范围。印发范围应明确具体，避免扩大或缩小印发范围。2.印发方式：公文印发方式主要包括纸质印发和电子印发两种。对于需要存档或传达给特定对象的公文，一般采用纸质印发方式；对于需要广泛传达或便于查询的公文，可采用电子印发方式，如通过公司内部办公系统发布等。（三）印发记录1.记录内容：办公室应做好公文印发记录，记录内容包括公文编号、发文部门、发文日期、标题、印发范围、印发方式、印发份数、发放时间、发放对象等信息。2.存档管理：公文印发记录应妥善存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。存档记录应便于查询和追溯，为公司公文管理提供依据。六、公文传阅（一）传阅范围及顺序1.传阅范围：根据公文内容和工作需要，确定公文的传阅范围。传阅范围应明确具体，避免扩大或缩小传阅范围。2.传阅顺序：公文传阅应按照规定的顺序进行，一般先由公司主要领导传阅，再依次传阅公司分管领导、相关部门负责人等。对于紧急公文，应优先安排传阅，确保公文能够及时得到处理。（二）传阅要求及记录1.传阅要求：传阅人应在收到公文后及时进行传阅，并在规定时间内将公文传递给下一位传阅人。传阅过程中，传阅人应认真阅读公文内容，如有意见或建议，可在公文传阅单上注明。2.传阅记录：办公室应做好公文传阅记录，记录内容包括公文编号、发文部门、发文日期、标题、传阅范围、传阅顺序、传阅时间、传阅人签字等信息。传阅记录应妥善存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。七、公文归档（一）归档范围及时间1.归档范围：本公司所有具有保存价值的公文均应进行归档。归档范围包括上级机关发来的与本公司有关的公文、本公司发出的各类公文、公司内部各部门之间往来的重要公文等。2.归档时间：公文办理完毕后，承办部门应及时将公文整理归档。一般情况下，当年形成的公文应在次年上半年完成归档工作。（二）归档要求及整理1.归档要求：归档公文应齐全完整，格式规范，字迹清晰，签字盖章手续完备。归档公文应按照一定的分类标准进行分类整理，便于查询和利用。2.整理方法：归档公文一般按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理。具体整理方法如下：年度分类法：将公文按照形成年度进行分类，如2023年度公文、20（此处可根据实际情况填写具体年份）年度公文等。保管期限分类法：将公文按照保管期限进行分类，如永久保管公文、定期保管公文（定期保管期限一般分为30年、10年等）。机构（问题）分类法：将公文按照发文部门或问题进行分类，如公司办公室公文、人力资源部公文、财务问题公文、业务问题公文等。（三）归档存储及查询1.归档存储：归档公文应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编目、装盒等处理，存放在专门的档案库房中。电子档案应按照规定的格式和存储位置进行存储，确保电子档案的安全性和完整性。2.查询利用：公司内部人员如需查询利用归档公文，应按照公司档案查询利用规定办理相关手续。档案管理人员应根据查询利用需求，及时提供相应的公文档案，并做好查询利用记录。八、公文保密（一）保密原则1.严格保密：公司公文涉及公司商业秘密、工作机密等重要信息，必须严格保密，防止信息泄露。2.专人负责：公文保密工作应指定专人负责，明确保密职责，确保保密工作落实到位。3.分级管理：根据公文内容的敏感程度和重要性，对公文进行分级管理，采取相应的保密措施。（二）保密措施1.文件加密：对于涉及公司机密的公文，应采用加密存储和传输方式，确保文件在存储和传输过程中的安全性。2.查阅限制：严格限制公文的查阅范围，未经批准，任何人不得擅自查阅涉及公司机密的公文。查阅机密公文应履行审批手续，并在指定地点进行查阅，查阅过程中不得擅自复制、摘抄公文内容。3.传递控制：机密公文传递应采用专人传递或机要通信等安全方式，确保公文传递过程中的安全性。传递过程中应做好登记和签收手续，防止公文丢失或被盗。4.存储管理：机密公文应存储在专门的保密设备中，如加密硬盘、保险柜等，并设置相应的访问权