公司外勤报备制度规范

PAGE公司外勤报备制度规范一、总则（一）目的为加强公司外勤人员管理，规范外勤工作流程，确保外勤工作的顺利开展，提高工作效率，保障公司利益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外勤工作的员工，包括但不限于销售人员、售后服务人员、市场调研人员等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保外勤工作合法合规。2.准确性原则：外勤人员应准确记录工作内容、行程安排等信息，保证报备信息真实可靠。3.及时性原则：外勤人员需在规定时间内完成报备手续，不得延误。4.保密性原则：对于在工作中涉及的公司机密信息及客户隐私，外勤人员应严格保密。二、报备内容（一）基本信息1.外勤人员姓名、所属部门、员工编号。2.外勤日期，精确到年月日时分。（二）工作任务1.详细描述外勤工作的具体任务，如拜访客户、参加会议、市场调研、售后服务等。2.明确工作任务的预期目标和要求。（三）行程安排1.出发时间、出发地点。2.前往地点及预计到达时间。3.途中经过地点及停留时间（如有）。4.返程时间及预计回到公司时间。5.若有多个外勤地点，应依次列出行程顺序及各地点停留时间。（四）交通工具信息1.选择的交通方式（如自驾、公交、地铁、打车、乘坐公司车辆等）。2.若自驾，需提供车牌号；若乘坐公共交通工具，需说明班次等信息。（五）通讯方式1.外勤期间使用的手机号码，确保该号码能随时保持畅通。2.备用联系方式，如紧急联系人姓名及电话。三、报备流程（一）提前报备1.外勤人员应至少提前[X]小时填写外勤报备申请表，提交至所在部门负责人审批。申请表应包含上述报备内容的各项信息。2.部门负责人收到申请表后，应在[X]小时内进行审核。审核内容包括工作任务的合理性、行程安排是否符合工作需要、通讯方式是否可有效联系等。如审核通过，部门负责人应签署审批意见并提交至上级领导审批；如审核不通过，应及时与外勤人员沟通，说明原因并要求其修改完善后重新提交。（二）上级审批上级领导收到部门负责人提交的外勤报备申请表后，应在[X]小时内完成审批。审批重点关注工作任务对公司业务的影响、行程安排是否会影响其他工作的开展、费用预算是否合理等。如审批通过，上级领导应签署审批意见；如审批不通过，应明确指出问题并要求外勤人员或部门负责人进行调整。（三）报备存档外勤人员的报备申请表经上级领导审批通过后，由行政部门负责统一存档。存档期限为[X]年，以备后续查询和审计。同时，行政部门应将报备信息录入公司外勤管理系统，以便实时跟踪和管理外勤人员的工作动态。（四）特殊情况报备如遇突发情况无法按照原计划进行外勤工作，外勤人员应立即电话告知所在部门负责人及上级领导，并在[X]小时内提交书面的情况说明及新的外勤报备申请表，按照上述流程重新进行审批。四、外勤工作要求（一）遵守交通规则外勤人员在出行过程中，必须严格遵守交通规则，确保自身安全。如因违反交通规则导致的任何事故及损失，由外勤人员自行承担责任。（二）维护公司形象1.外勤人员应着装整洁、得体，符合公司职业形象要求。2.在与客户、合作伙伴及其他相关人员交往过程中，应礼貌待人、言行举止文明规范，展现公司良好的企业文化和专业素养。（三）认真履行工作职责1.按照报备的工作任务和要求，认真完成外勤工作，不得擅自变更工作内容或行程安排。2.及时收集、整理工作相关资料和信息，如客户反馈、市场动态等，并在返回公司后及时向部门负责人汇报。（四）妥善保管公司财物1.外勤人员如需携带公司财物（如样品、资料、设备等）外出，应提前办理相关借用手续，并在使用过程中妥善保管，不得遗失、损坏或擅自转借他人。2.工作结束后，应及时归还公司财物，并办理归还手续。如因保管不善导致公司财物丢失或损坏，外勤人员应照价赔偿。五、费用管理（一）费用预算1.外勤人员应根据工作任务和行程安排，提前编制费用预算，包括交通费用、餐饮费用、住宿费用等。费用预算应合理、准确，并提交至部门负责人审核。2.部门负责人应结合公司相关规定及实际工作需要，对费用预算进行审核，确保费用支出符合公司利益。（二）费用报销流程1.外勤工作结束后，外勤人员应在[X]个工作日内整理好相关费用发票及报销凭证，填写费用报销申请表，并附上外勤报备申请表复印件，提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人收到费用报销申请表后，应在[X]个工作日内进行审核，重点审核费用支出是否与报备的工作任务相符、发票及报销凭证是否真实有效等。如审核通过，部门负责人应签署审批意见并提交至财务部门；如审核不通过，应及时与外勤人员沟通，说明原因并要求其补充或更正相关材料。3.财务部门收到费用报销申请表后，应在[X]个工作日内进行复核。复核内容包括费用报销的合规性、金额计算的准确性等。如复核通过，财务部门应按照公司财务制度进行报销；如复核不通过，应将问题反馈给外勤人员及相关部门负责人，要求其进行整改。（三）费用标准1.交通费用：根据实际出行方式及距离，按照公司制定的交通费用标准报销。如自驾，按照每公里[X]元的标准报销燃油费及过路费；乘坐公共交通工具，按照实际票价报销；乘坐公司车辆，如有特殊情况需支付租车费用等，应按照公司相关规定执行。2.餐饮费用：在工作期间因业务需要发生的餐饮费用，按照每人每餐不超过[X]元的标准报销。如因招待客户等特殊情况，需提前向部门负责人申请，经批准后可适当提高标准。3.住宿费用：因外勤工作需要在外住宿的，按照公司规定的住宿标准执行。一般地区按照每晚不超过[X]元的标准报销；特殊地区（如一线城市、旅游热点地区等）按照每晚不超过[X]元的标准报销。住宿费用应提供正规发票，并注明住宿日期、人数等信息。六、监督与检查（一）定期检查1.行政部门应定期对外勤报备制度的执行情况进行检查，检查频率为每月[X]次。检查内容包括外勤人员是否按时报备、报备信息是否完整准确、工作任务是否按计划完成等。2.对于检查中发现的问题，行政部门应及时记录，并向相关部门及人员发出整改通知，要求其限期整改。（二）不定期抽查公司领导及相关部门负责人可根据工作需要，对外勤工作情况进行不定期抽查。抽查方式包括电话核实、实地走访等。如发现外勤人员存在违规行为或工作失误，应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。（三）违规处理1.对于未按规定进行外勤报备的人员，首次发现给予警告处分；再次发现给予通报批评，并扣除当月绩效奖金的[X]%；累计三次及以上未报备的，给予降职或辞退处理。2.对于在报备信息中弄虚作假、故意隐瞒重要信息的人员，一经查实，给予辞退处理，并要求其承担由此给公司造成的一切损失。3.对于违反外勤工作要求、损害公司形象或利益的人员，视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、辞退等，并要求其赔偿公司损失。七、附则（一）解释权本制度规范由公司行政部门负责解