规范费用列支制度

PAGE规范费用列支制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用列支行为，确保公司各项费用支出真实、合理、合规，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的所有费用列支事项。（三）基本原则1.合法性原则：费用列支必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。2.真实性原则：各项费用支出应当真实发生，不得虚构或隐瞒。3.合理性原则：费用列支应与公司经营活动相关，具有合理的商业目的，且金额合理。4.准确性原则：费用核算应当准确无误，按照规定的会计科目和核算方法进行记录。5.及时性原则：费用应在发生当期及时列支，不得拖延或跨期列支。二、费用分类及列支标准（一）办公费用1.定义：指公司日常办公所需的文具、纸张、印刷品、办公设备耗材等费用。2.列支标准文具、纸张等办公用品应根据实际需求采购，实行定额控制。各部门每月办公用品费用预算由行政部门根据历史数据和实际工作情况进行核定，超出预算部分需经部门负责人审批。印刷品费用应严格控制，印刷前需填写印刷申请单，注明印刷内容、数量、用途等，经部门负责人审核，分管领导批准后方可印刷。印刷费用应按照实际发生金额列支。办公设备耗材（如墨盒、硒鼓、纸张等）应建立领用登记制度，定期盘点。领用数量应与办公设备使用情况相匹配，费用按照实际领用金额列支。（二）差旅费1.定义：指公司员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.列支标准交通费用员工乘坐飞机应选择经济舱，因特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需经分管领导批准。乘坐飞机的费用按照实际票价报销，不得报销机场建设费、燃油附加费以外的其他费用。乘坐火车（含高铁）应优先选择二等座，因工作需要乘坐一等座的，需经分管领导批准。乘坐火车的费用按照实际票价报销，卧铺票按照规定标准报销。乘坐长途汽车、轮船等交通工具的，按照实际票价报销。市内交通费用按照出差实际天数，每天不超过[X]元的标准报销，凭有效票据实报实销。住宿费用员工出差应根据职级和出差地区选择相应标准的住宿酒店。具体标准如下：一线城市每人每晚不超过[X]元；二线城市每人每晚不超过[X]元；三线及以下城市每人每晚不超过[X]元。两人及以上同行出差，同性员工应合住标准间，如需单独住宿的，需经分管领导批准，并按照相应标准的双倍报销住宿费用。餐饮费用餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天不超过[X]元。出差期间如有招待客户等特殊情况，需单独填写招待费用报销单，经审批后按照招待费相关规定列支，不再享受餐饮补贴。（三）业务招待费1.定义：指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.列支标准业务招待费应严格控制，不得超过当年销售（营业）收入的[X]%。招待客户应遵循必要、合理、节俭的原则，提前填写招待费用申请单，注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人审核，分管领导批准后方可进行。招待费用应取得合法有效的发票，发票内容应详细注明招待事项、金额等。对于赠送礼品的，应在发票备注栏注明礼品名称、数量等信息。严禁以业务招待费名义列支个人消费或其他无关费用。（四）通讯费1.定义：指公司员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.列支标准公司根据员工职级和工作需要制定通讯费补贴标准。具体标准如下：高层管理人员每人每月补贴[X]元；中层管理人员每人每月补贴[X]元；普通员工每人每月补贴[X]元。员工通讯费用补贴实行实报实销与定额补贴相结合的方式。如员工实际通讯费用低于补贴标准的，按照实际发生金额报销；如高于补贴标准的，按照补贴标准报销。员工需提供通讯费用发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名。（五）会议费1.定义：指公司召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。2.列支标准会议应根据实际需要合理安排规模和时间，严格控制会议费用。召开会议前需填写会议申请单，注明会议名称、时间、地点、参会人员、预计费用等，经部门负责人审核，分管领导批准后方可召开。会议场地租赁费用应根据会议规模和场地档次合理确定，不得租用豪华场地。会议设备租赁费用应按照实际租赁金额列支。资料印刷费用应按照印刷申请单审批后的金额列支。会议期间的餐饮、住宿费用应按照差旅费相关标准执行，如需安排招待用餐的，应按照业务招待费相关规定列支。（六）培训费1.定义：指公司为提高员工业务素质和技能水平而组织的各类培训所发生的费用，包括培训师资费用（含外聘教师讲课费、差旅费等）、培训教材费、培训场地租赁费、学员住宿费、餐饮费等。2.列支标准培训应根据公司发展战略和员工培训需求制定年度培训计划，培训费用应纳入年度预算管理。培训师资费用应根据培训内容和师资水平合理确定，外聘教师讲课费应按照国家规定的标准执行，并取得合法有效的发票。外聘教师差旅费按照差旅费相关标准报销。培训教材费应根据培训课程需要合理购置，不得购买与培训无关的书籍或资料。培训场地租赁费应按照实际租赁金额列支。学员住宿费、餐饮费按照差旅费相关标准执行。（七）车辆费用1.定义：指公司自有车辆或租赁车辆所发生的燃油费、维修费、保险费、停车费、过路费等费用。2.列支标准公司自有车辆应建立车辆档案，记录车辆购置时间、型号、行驶里程、维修保养情况等信息。车辆燃油费应根据车辆行驶里程和油耗标准合理控制，实行加油卡管理制度，凭加油卡充值发票和加油记录报销。车辆维修费用应按照公司制定的车辆维修保养制度执行，维修前需填写车辆维修申请单，注明维修项目、预计金额等，经车辆管理部门审核，分管领导批准后方可维修。维修费用应取得合法有效的发票，发票内容应详细注明维修项目、金额等。车辆保险费应按照公司规定的保险方案购买，保险费用按照实际发生金额列支。停车费、过路费等凭有效票据实报实销。如公司租赁车辆，应签订租赁合同，明确租赁期限、租金标准、费用结算方式等条款。租赁车辆费用按照合同约定的金额列支，凭租赁合同和发票报销。（八）其他费用1.定义：指除上述费用以外的其他与公司经营活动相关的费用，如水电费、物业费、咨询费、审计费、诉讼费等。2.列支标准水电费、物业费等应根据实际发生金额，凭有效发票报销。公司应建立水电、物业费用台账，定期与相关部门核对费用数据。咨询费、审计费、诉讼费等应根据业务需要签订合同，明确服务内容、费用标准、支付方式等条款。费用按照合同约定的金额列支，凭合同和发票报销。咨询费、审计费等服务费用应取得合法有效的发票，发票内容应详细注明服务内容、金额等。三、费用审批流程（一）费用报销审批1.员工发生费用支出后，应及时整理相关票据，并填写费用报销单。费用报销单应注明费用所属部门、费用项目、金额、事由等信息，并粘贴好相应的发票、收据等原始凭证。2.费用报销单首先由部门负责人进行审核，审核内容包括费用的真实性、合理性、必要性等。部门负责人应在费用报销单上签署审核意见，并签字确认。3.部门负责人审核通过后，将费用报销单提交给财务部门。财务部门对费用报销单的票据合法性、金额准确性、报销手续完整性等进行审核。如发现问题，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。4.财务部门审核通过后，费用报销单根据费用金额大小提交给不同级别的领导审批。具体审批权限如下：费用金额在[X]元以下的，由分管领导审批。费用金额在[X]元至[X]元之间的，由总经理审批。费用金额在[X]元以上的，由董事长审批。5.领导审批通过后，财务部门根据审批意见进行报销支付。（二）费用预支审批1.因业务需要提前预支费用的，员工应填写费用预支申请单，注明预支金额、事由、预计报销时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核同意后，将费用预支申请单提交给财务部门。财务部门对预支申请的合理性、必要性等进行审核，并根据公司资金状况决定是否批准预支。3.财务部门审核通过后，费用预支申请单根据预支金额大小提交给不同级别的领导审批。审批权限与费用报销审批相同。4.领导审批通过后，财务部门按照审批金额预支款项给员工。员工应在规定的时间内办理报销手续，冲抵预支款项。（三）费用报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内提交费用报销单，如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向部门负责人和财务部门说明原因。2.财务部门应在收到费用报销单后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销单，应在[X]个工作日内安排报销支付。3.对于预支费用的报销，员工应在预支款项使用完毕后的[X]个工作日内办理报销手续，冲抵预支款项。四、费用核算与监督（一）费用核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，对各项费用进行准确核算。费用核算应按照费用类别、部门、项目等进行明细核算，确保费用数据的清晰、准确。2.每月末，财务部门应编制费用报表，反映公司当月各项费用的发生情况、预算执行情况等。费用报表应报送公司管理层及相关部门，为公司决策提供依据。（二）费用监督1.公司内部审计部门应定期对公司费用列支情况进行审计监督，检查费用列支是否符合本制度规定，