综合办公室规范制度

PAGE综合办公室规范制度一、总则（一）目的为加强公司综合办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司综合办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则：以提高工作效率为核心，注重工作实际效果，务实开展各项工作。3.服务至上原则：树立服务意识，为公司各部门及全体员工提供优质、高效的服务。4.团结协作原则：强调团队合作精神，各岗位之间密切配合，共同完成工作任务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责综合办公室的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调办公室与公司其他部门之间的工作关系，确保信息畅通。3.负责办公室人员的工作安排、考核与培训，提升团队整体素质。4.审核重要文件、报告等，确保文件质量和工作准确性。5.参与公司重要会议的组织与安排，负责会议记录和决议跟踪落实。6.负责公司行政事务的管理，如办公用品采购、车辆调配、办公区域安全等。7.处理公司对外公共关系，维护公司良好形象。8.完成公司领导交办的其他临时性工作任务。（二）行政专员职责1.负责公司文件、资料的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。2.协助办公室主任做好会议组织工作，包括会议场地布置、会议资料准备等。3.负责办公用品的采购、库存管理和发放工作，定期盘点办公用品，确保供应充足且不浪费。4.做好公司办公设备的日常维护与管理，及时报修故障设备，保障办公设备正常运行。5.负责公司办公区域的环境卫生管理，组织定期清洁和检查，营造良好的办公环境。6.协助处理公司行政事务，如车辆调度、证照办理等。7.完成领导交办的其他行政相关工作任务。（三）人力资源专员职责1.负责公司人力资源规划的制定与实施，根据公司发展需求合理配置人力资源。2.办理员工入职、离职、转正、调岗等手续，建立和维护员工人事档案。3.组织员工招聘工作，包括发布招聘信息、筛选简历、面试安排等，确保招聘到合适的人才。4.开展员工培训与发展工作，制定培训计划，组织内部培训课程或外部培训活动，提升员工业务能力。5.负责员工绩效考核工作，制定考核方案，组织考核实施，汇总考核结果并提出改进建议。6.核算员工工资、福利等薪酬待遇，确保薪酬发放准确无误。7.处理员工关系相关事务，如劳动纠纷调解、员工关怀活动组织等，维护良好的员工关系。8.完成领导交办的其他人力资源相关工作任务。（四）财务专员职责1.负责公司财务管理工作，严格执行财务制度和财经纪律。2.编制公司年度预算和月度预算执行情况报告，为公司决策提供财务数据支持。3.做好日常账务处理工作,包括账务凭证编制、账目登记、财务报表编制等，确保财务数据准确、完整。4.负责公司资金管理，合理安排资金收支，确保资金安全和正常周转。5.审核各项费用报销，严格把关费用支出，杜绝不合理开支。6.协助办公室主任做好办公用品采购、车辆购置等费用的核算与控制工作。7.配合完成公司审计、税务申报等工作，及时提供相关财务资料。8.完成领导交办的其他财务相关工作任务。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.收文公司收发人员收到外部文件后，应及时进行登记，详细记录文件的名称、文号、发文单位、日期、份数等信息。将登记后的文件送办公室主任签批，办公室主任根据文件内容和性质，批示传阅范围或办理要求。文件传阅人员应在规定时间内完成传阅，并在文件传阅单上签字确认，保证文件传阅的及时性和完整性。需办理的文件，承办部门应按照批示要求及时办理，并将办理结果反馈给办公室。办公室负责对办理情况进行跟踪和督促。2.发文各部门起草文件时，应确保文件内容准确、规范，符合公司政策和相关法律法规要求。文件起草完成后，由部门负责人审核签字。将审核后的文件送办公室核稿，办公室核稿人员对文件格式、内容、文字表述等进行全面审核，提出修改意见，确保文件质量。核稿通过后的文件，由办公室主任签发。重要文件需经公司领导审批签发。文件签发后，办公室负责文件的编号、打印、盖章，并按照规定的发送范围进行分发。分发时应做好登记，记录文件发送的部门、份数等信息。3.文件归档文件办理完毕后，承办部门应及时将文件原件及相关资料整理交办公室归档。归档文件应按照类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保归档文件的系统性和完整性。办公室档案管理人员负责对归档文件进行编目、装订、上架等工作，建立档案检索目录，方便查询和利用。（二）会议组织流程1.会议筹备根据公司领导要求或工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。办公室行政专员负责会议通知的起草和发送，提前将会议通知发送给参会人员，明确会议的相关要求。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等。资料应提前收集、整理和打印，确保会议资料齐全、准确。安排会议场地，根据会议规模和要求，合理布置会议桌椅、音响设备、投影仪等，确保会议设施正常运行。2.会议进行会议主持人应提前到达会场，检查会议准备情况，确保会议按时开始。参会人员应按时到达会场，遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得随意走动或交谈。会议过程中，做好会议记录。记录人员应详细记录会议讨论内容、决议事项、发言要点等，确保记录准确、完整。会议主持人应引导会议有序进行，控制会议时间，确保会议按议程完成各项议题。3.会议结束会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应明确会议决议事项、责任部门和完成时间，并经会议主持人审核签字后发送给参会人员和相关部门。清理会议场地，检查会议设备是否关闭，桌椅是否归位，保持会议场地整洁。对会议决议事项进行跟踪落实，办公室负责督促相关部门按照会议纪要要求按时完成工作任务，并及时反馈工作进展情况。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给办公室行政专员，行政专员对申请内容进行初步审核，核实申请的合理性。2.采购审批行政专员将审核后的办公用品需求申请表汇总，报办公室主任审批。办公室主任根据公司办公用品库存情况和预算安排，进行审批。对于金额较大或特殊办公用品的采购申请，需经公司领导审批。3.采购实施经审批同意后，行政专员负责办公用品的采购工作。选择合格的供应商进行采购，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理。采购过程中，应与供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款，保障公司权益。4.验收入库办公用品到货后，行政专员应及时组织验收。对照采购合同和需求申请表，检查办公用品的规格、数量、质量等是否符合要求。验收合格的办公用品，办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息，并将入库单交财务专员进行账务处理。验收不合格的办公用品，及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货等，确保公司利益不受损失。5.发放领用各部门根据实际工作需要，到办公室领取办公用品。领取时，填写办公用品领用登记表，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量、领用人等信息。行政专员根据领用登记表进行发放，并定期盘点办公用品库存，确保库存数量准确。对于限量使用的办公用品，应严格按照规定的用量进行发放，避免浪费。（四）员工招聘流程1.招聘需求分析根据公司发展战略和业务需求，各部门提出人员招聘需求，填写招聘需求申请表，详细说明招聘岗位的名称、职责、任职要求、招聘人数等信息。人力资源专员对各部门的招聘需求进行汇总和分析，结合公司人力资源规划，评估招聘需求是否合理。2.招聘计划制定根据招聘需求分析结果，人力资源专员制定招聘计划。明确招聘渠道、招聘时间安排、招聘预算等内容。将招聘计划报人力资源经理审核，经审核通过后报公司领导审批。3.招聘信息发布根据招聘计划，人力资源专员选择合适的招聘渠道发布招聘信息。招聘渠道包括公司官网、招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才市场等。制作招聘海报、招聘简章等宣传资料，确保招聘信息内容准确、清晰地传达招聘岗位的要求和公司的优势。4.简历筛选招聘信息发布后，会收到大量应聘简历。人力资源专员对简历进行筛选，根据招聘岗位的任职要求，初步筛选出符合条件的候选人简历。对筛选出的简历进行详细阅读，重点关注候选人的工作经验、教育背景、技能水平、职业素养等方面，确定进入面试环节的候选人名单。5.面试安排人力资源专员与进入面试环节的候选人沟通面试时间、地点等信息，并告知面试相关要求。根据招聘岗位的特点和要求，组织面试。面试形式可包括电话面试、一面、二面、终面等，面试人员可包括人力资源部门人员、用人部门负责人、公司领导等。面试过程中，面试官应客观、公正地评价候选人，通过提问、交流等方式了解候选人的综合素质和与岗位的匹配度。6.录用决策面试结束后，人力资源专员汇总面试评价意见，综合考虑候选人的面试表现、综合素质、岗位匹配度等因素，提出录用建议。将录用建议报人力资源经理审核，经审核通过后报公司领导审批。根据公司领导的审批意见，向录用的候选人发送录用通知，明确录用岗位、薪资待遇、报到时间等信息。7.入职手续办理新员工接到录用通知后，应在规定时间内到公司办理入职手续。人力资源专员负责指导新员工填写入职登记表、提交相关资料等。办理入职手续过程中，核实新员工的身份信息、学历证书、工作经历等资料的真实性，签订劳动合同、保密协议等相关文件。为新员工发放办公用品、工作牌等，介绍公司基本情况、规章制度、工作环境等，帮助新员工尽快熟悉公司。四、考勤与休假制度（一）考勤管理1.公司实行每周[X]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。2.员工应按时上下班，不得迟到、早退。迟到或早退[X]分钟以内的，每次扣减绩效分/工资[X]元；迟到或早退超过[X]分钟的，按旷工半天处理，扣减当天工资的[X]%，并扣减相应绩效分。3.员工如需请假，应提前填写请假申请表，按照请假审批权限进行审批。请假[X]天以内的，由部门负责人审批；请假[X]天以上[X]天以内的，由部门负责人审核后报分管领导审批；请假超过[X]天的，由部门负责人、分管领导审核后报公司领导审批。4.未经批准擅自离岗的，按旷工处理。旷工半天的，扣减当天工资的[X]%，并扣减相应绩效分；旷工一天的，扣减当天工资的[X]%，并扣减相应绩效分；连续旷工超过[X]天或一年内累计旷工超过[X]天的，公司将予以辞退。（二）休假制度1.法定节假日员工享有国家规定的法定节假日，如元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等。2.年假员工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。年休假在1个年度内可以集中安排，也可以分段安排，一般不跨年度安排。确因工作需要不能安排员工休年假的，经员工本人同意，可以不安排员工休年假，但对员工应休未休的年假天数，单位应当按照该职工日工资收入的300%支付年休假工资报酬。3.病假员工因病需要请假的，应提供医院出具的病假证明。病假期间的工资按照国家相关规定执行。病假超过[X]天的，需提供医院的诊断证明和病历等资料，经公司批准后方可休假。4.婚假符合国家法定结婚年龄的员工，可享受婚假[X]天。婚假应在结婚登记后一年内一次性休完。5.产假女员工生育享受产假[X]天，其中产前可以休假[X]天；难产的，增加产假[X]天；生育多胞胎的，每多生育1个婴儿增加产假[X]天。女员工怀孕未满4个月流产的，享受产假[X]天；怀孕满4个月流产的，享受产假[X]天。产假期间的工资待遇按照国家和地方相关规定执行。6.陪产假男员工符合国家规定生育条件的，可享受陪产假[X]天。7.丧假员工的直系亲属（父母、配偶、子女）死亡时，可给予丧假[X]天。五、保密制度（一）保密范围1.公司技术秘密，包括产品研发资料、技术方案、工艺流程、技术诀窍等。2.公司经营秘密，如市场策略、客户信息、销售数据、招标项目信息等。3.公司财务秘密，包括财务报表、财务数据、资金运作情况等。4.公司内部管理秘密，如组织架构、人员信息、薪酬体系、考核方案等。5.其他经公司认定需要保密的信息。（二）保密措施1.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。2.在办公区域设置保密标识，提醒员工注意保密事项。3.对涉及保密信息的文件、资料等进行加密存储和传输，限制访问权限。4.加强对办公设备的管理，如设置开机密码、限制外部存储设备的使用等，防止保密信息泄露。5.对重要会议、活动等进行保密管理，限制参会人员范围，做好会议记录和资料保管工作。6.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。（三）保密责