行政部规范卡片管理制度

PAGE行政部规范卡片管理制度一、总则（一）目的为加强公司卡片管理，规范卡片的申请、使用、保管及核销流程，确保卡片使用的安全性、合理性和有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及卡片使用的部门和人员，包括但不限于员工个人使用的工作证、门禁卡、公务卡等各类卡片。（三）基本原则1.合规性原则：卡片管理严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保各项操作合法合规。2.安全性原则：保障卡片信息安全，防止卡片被盗用、冒用，保护公司及员工的合法权益。3.便捷性原则：在确保安全的前提下，尽量简化卡片申请、使用流程，提高工作效率，为员工提供便利。4.责任明确原则：明确各部门及人员在卡片管理中的职责，做到责任到人，避免出现管理漏洞。二、卡片分类及定义（一）工作证1.工作证是公司员工身份的标识，用于证明员工的工作身份，便于员工在公司内部通行、参与公司活动及办理相关业务。2.工作证应包含员工姓名、部门、职位、照片、编号等基本信息。（二）门禁卡1.门禁卡是用于开启公司办公区域、门禁通道等特定区域的通行凭证。2.根据不同的权限设置，门禁卡可分为普通门禁卡、特殊区域门禁卡等。普通门禁卡可通行公司一般办公区域；特殊区域门禁卡则需根据员工工作需要，经特定审批流程后发放，用于进入如机房、财务室、档案室等重要或敏感区域。（三）公务卡1.公务卡是公司为满足员工公务支出需要而发放的信用卡，主要用于员工在执行公务过程中的差旅费、办公用品采购、会议费等公务消费。2.公务卡的使用应遵循公司财务相关规定，严格区分公务消费和个人消费，确保公务支出的真实性、合法性和合规性。（四）其他卡片根据公司实际业务需要，还可能涉及其他类型的卡片，如食堂就餐卡、停车卡等。这些卡片的管理参照本制度相关规定执行。三、卡片申请与审批（一）工作证申请1.新员工入职时，由所在部门负责人填写《工作证申请表》，注明员工姓名、部门、职位、入职日期等信息，并提交员工近期免冠照片一张。2.《工作证申请表》经部门负责人签字确认后，提交至行政部。行政部审核申请表信息无误后，为新员工制作工作证。3.工作证制作完成后，行政部通知员工领取，并做好发放登记工作。（二）门禁卡申请1.员工因工作需要进入特殊区域，由所在部门负责人填写《门禁卡申请表》，详细说明申请理由、所需进入的区域及期限，并签字确认。2.《门禁卡申请表》提交至行政部，行政部根据员工工作需要及安全管理要求进行审核。对于涉及重要或敏感区域的门禁卡申请，行政部需报公司分管领导审批。3.经审批通过后，行政部为员工发放相应权限的门禁卡，并做好发放登记工作。门禁卡发放时，行政部应向员工明确告知门禁卡的使用规定和注意事项。（三）公务卡申请1.员工因公务需要申请公务卡，应填写《公务卡申请表》，详细说明申请公务卡的用途、预计公务消费金额等信息，并提交相关证明材料（如出差审批单、采购合同等）。2.《公务卡申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交至财务部。财务部根据公司财务制度和员工公务消费需求，对申请进行审核。审核通过后，财务部将申请提交至合作银行办理公务卡。3.公务卡办理成功后，由财务部通知员工领取，并做好相关信息登记工作。员工领取公务卡时，应与财务部签订《公务卡使用协议》，明确双方的权利和义务。（四）其他卡片申请其他卡片的申请流程参照上述工作证、门禁卡、公务卡申请流程执行，由相关部门根据实际情况制定具体的申请表格和审批流程，并报行政部备案。四、卡片使用规范（一）工作证使用规范1.员工应妥善保管工作证，不得转借、涂改、伪造工作证。如工作证遗失或损坏，应及时向行政部申请补办。2.员工在公司内部活动或办理业务时，应主动出示工作证，以便相关人员核实身份。3.离职员工应在办理离职手续时，将工作证交回行政部。行政部负责对收回的工作证进行注销处理。（二）门禁卡使用规范1.门禁卡仅限本人使用，不得擅自将门禁卡交予他人使用。如因特殊情况需要他人代刷门禁卡，应提前向行政部报备，并说明代刷原因及代刷人员信息。2.员工应按照门禁卡所授权限使用门禁通道，不得强行通过未授权区域。如因工作需要临时调整门禁权限，应及时向行政部申请，经审批后方可使用。3.门禁卡如有遗失或被盗，员工应立即向行政部报告。行政部核实情况后，及时对遗失或被盗的门禁卡进行挂失处理，并为员工重新办理门禁卡。在挂失前，如因门禁卡遗失或被盗导致公司安全事故，相关责任人应承担相应责任。（三）公务卡使用规范1.公务卡仅限于员工执行公务时使用，不得用于个人消费。员工在使用公务卡进行公务消费时，应取得真实、合法、有效的发票及消费凭证，并在发票上注明公务卡卡号、消费日期、消费金额等信息。2.员工应在公务消费后及时报销，报销期限按照公司财务制度执行。报销时，应填写《公务卡报销申请表》，并附上相关发票及消费凭证。财务部审核通过后，将报销款项直接归还至公务卡账户。3.如因特殊原因需要使用现金支付公务费用，应提前向财务部申请，并说明原因。经财务部批准后，方可使用现金支付。支付完成后，应及时按照公司财务制度进行报销。4.员工应妥善保管公务卡密码及相关信息，不得泄露给他人。如因密码泄露导致公务卡被盗刷，相关责任人应承担相应责任。（四）其他卡片使用规范其他卡片的使用规范参照上述工作证、门禁卡、公务卡使用规范执行，由相关部门根据卡片的性质和用途制定具体的使用规定，并报行政部备案。五、卡片保管与维护（一）保管责任1.员工对所领用的卡片负有保管责任，应妥善保管卡片，防止卡片丢失、损坏或被盗用。2.各部门负责人应督促本部门员工遵守卡片保管规定，如发现员工卡片保管不善或存在异常情况，应及时向行政部报告。（二）保管方式1.工作证、门禁卡等实体卡片应随身携带，避免随意放置或遗落。如因工作需要暂时离开办公区域，应将卡片妥善保管在安全的地方，不得将卡片暴露在外或放置在无人看管的位置。2.公务卡应与身份证等重要物品分开保管，避免同时丢失。员工可将公务卡存放在专门的卡片夹或钱包中，并设置密码保护。3.对于电子卡片（如虚拟门禁卡、电子工作证等）及其相关信息，员工应严格按照公司规定进行保管，不得随意泄露或共享。（三）维护与更新1.行政部应定期对工作证、门禁卡等实体卡片进行检查和维护，确保卡片信息清晰、可读，卡片外观无损坏、变形等情况。如发现卡片存在问题，应及时进行更换或修复。2.对于公务卡，财务部应定期与银行核对账户信息，确保公务卡使用正常。如发现公务卡存在异常交易或账户信息变更等情况，应及时与银行联系，采取相应措施进行处理。3.随着公司业务发展和人员变动，行政部应及时更新卡片信息及权限设置，确保卡片管理与公司实际情况相符。六、卡片挂失与补办（一）挂失1.当员工发现工作证、门禁卡或公务卡遗失、被盗或可能存在安全风险时，应立即向行政部或财务部报告，并申请挂失。2.行政部或财务部接到挂失申请后，应及时核实情况，并采取相应的挂失措施。对于工作证和门禁卡，行政部应在系统中进行挂失登记，同时通知相关部门和人员注意防范风险；对于公务卡，财务部应及时联系银行进行挂失处理，并冻结卡片账户。（二）补办1.挂失成功后，员工如需补办卡片，应填写《卡片补办申请表》，详细说明卡片挂失原因及补办需求。2.《卡片补办申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交至行政部或财务部。行政部或财务部根据卡片类型和相关规定进行审核，审核通过后为员工办理补办手续。3.补办工作证、门禁卡等实体卡片时，行政部应按照原卡片信息重新制作，并收取相应的工本费。补办公务卡时，财务部应协助员工与银行联系，重新办理公务卡，并确保新卡信息与原卡一致。4.卡片补办完成后，行政部或财务部应及时通知员工领取新卡，并做好发放登记工作。同时，将新卡的相关信息更新至公司卡片管理系统中。七、卡片核销与注销（一）核销1.员工使用公务卡进行公务消费后，应按照公司财务制度及时报销。财务部在审核报销凭证无误后，将报销款项归还至公务卡账户，并在公司财务系统中进行核销记录。2.对于其他卡片涉及的费用结算，如食堂就餐卡、停车卡等，相关部门应定期与使用人员进行费用核对，并按照规定进行核销处理。（二）注销1.员工离职或不再需要使用卡片时，应将卡片交回行政部或财务部进行注销。行政部或财务部在收到员工交回的卡片后，应进行核对，确认卡片状态正常后，办理注销手续。2.对于工作证、门禁卡等实体卡片，行政部应将卡片进行销毁处理，并在卡片管理系统中进行注销记录。对于公务卡，财务部应通知银行办理注销手续，并确保公务卡账户余额为零。3.如因特殊原因无法收回卡片，员工应提交书面申请，说明原因及承担的责任。经所在部门负责人和行政部或财务部审核同意后，可进行卡片注销处理。八、监督与检查（一）内部监督1.行政部负责定期对公司卡片管理情况进行检查，包括卡片的申请、使用、保管及核销等环节。检查内容包括卡片发放记录、使用记录、挂失补办记录、费用核销记录等是否完整、准确。2.财务部负责对公务卡的使用情况进行监督，检查公务卡消费是否符合公司财务规定及相关法律法规要求，是否存在违规使用公务卡进行个人消费等情况。3.各部门负责人应加强对本部门员工卡片使用情况的日常监督，发现问题及时督促员工整改，并向行政部或财务部报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用卡片的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的违规行为，如未妥善保管卡片导致卡片遗失等，公司将对相关责任人进行批评教育，并要求其立即整改；对于情节严重的违规行为，如擅自转借卡片、利用公务卡进行个人消费等，公司将按照公司相关规定给予警告、罚款、降职、辞退等处罚，并追回违规使用的款项。2.如因卡片管理不善导致公司遭受经济损失或安全事故，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事