大米供应商制度规范

PAGE大米供应商制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范大米供应商的选择、管理与合作，确保所采购大米的质量安全，满足公司生产经营及客户需求，维护公司合法权益，促进公司与供应商之间的长期稳定合作。（二）适用范围本制度适用于与公司有大米采购业务往来的所有供应商。（三）基本原则1.合法合规原则：供应商的选择、合作等活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准。2.质量优先原则：以确保大米质量安全为首要目标，优先选择能提供优质大米产品的供应商。3.公平公正原则：在供应商选择、评价、合作等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等机会。4.诚实守信原则：公司与供应商应秉持诚实守信的态度，履行各自义务，维护良好合作关系。二、供应商选择（一）资质要求1.主体资格：供应商必须是具有合法经营资格的法人或其他组织，具备有效的营业执照、税务登记证等相关证照。2.生产许可：从事大米生产的供应商需取得食品生产许可证，且生产工艺、设备等应符合大米生产的相关要求。3.质量认证：优先选择通过质量管理体系认证（如ISO9001质量管理体系认证）、食品安全管理体系认证（如ISO22000食品安全管理体系认证）等相关认证的供应商。（二）选择流程1.信息收集通过多种渠道收集大米供应商信息，包括行业推荐、网络搜索、供应商主动申请、同行交流等。收集的信息应涵盖供应商基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.初步筛选根据资质要求对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商。对于初步筛选合格的供应商，建立供应商信息档案，记录其基本信息、联系方式等。3.实地考察对初步筛选合格的供应商进行实地考察，考察内容包括生产场地环境、生产设备状况、质量管理体系运行情况、仓储物流条件等。实地考察应由采购部门、质量部门等相关人员共同参与，考察结束后形成考察报告，对供应商的综合情况进行评价。4.样品检验要求供应商提供大米样品，按照公司规定的质量标准进行检验。检验项目包括外观、色泽、气味、水分、杂质、不完善粒、农药残留、重金属含量等。样品检验合格后，方可进入供应商选择的下一环节。5.综合评估采购部门、质量部门等相关人员根据实地考察情况、样品检验结果以及价格、交货期、售后服务等因素，对供应商进行综合评估。综合评估可采用打分制，设定各项评估指标的权重，计算供应商的综合得分。6.选定供应商根据综合评估结果，选定得分较高的供应商作为公司的大米供应商。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务。三、供应商管理（一）合同管理1.合同签订：采购合同应明确大米的品种、规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.合同执行：双方应严格按照合同约定履行各自义务，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.合同变更：如因市场变化、生产经营需要等原因需变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。（二）质量管理1.质量标准沟通：采购部门应向供应商明确公司对大米的质量标准要求，并确保供应商理解并承诺严格按照标准供货。2.质量监督检查质量部门定期或不定期对供应商供应的大米进行质量抽检，抽检频率根据供应商的质量信誉等情况确定。对于抽检不合格的大米，应及时通知供应商进行整改，并按照合同约定处理。3.质量改进合作：公司与供应商应加强质量改进合作，共同分析质量问题产生的原因，采取有效措施加以改进，提高大米质量水平。（三）价格管理1.价格协商：采购部门应定期与供应商协商大米价格，根据市场行情、成本变化等因素确定合理的采购价格。2.价格调整：如市场价格波动较大或供应商成本发生重大变化，双方应协商调整大米价格，并签订价格调整协议。（四）交货管理1.交货计划：采购部门应根据公司生产经营需求，提前向供应商下达交货计划，明确交货时间、数量、地点等要求。2.交货跟踪：采购部门负责跟踪供应商的交货情况，确保按时、按质、按量交货。如因不可抗力等原因导致交货延迟，供应商应及时通知采购部门，并说明预计交货时间。3.交货验收：大米到货后，采购部门会同质量部门等相关人员按照合同约定及质量标准进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，按照合同约定处理。（五）售后服务管理1.投诉处理：建立供应商售后服务投诉渠道，及时受理公司内部及客户对供应商供应大米的质量、交货等方面的投诉。2.问题解决：采购部门负责协调供应商对投诉问题进行调查、分析，并及时采取措施解决问题。对于因供应商原因给公司造成损失的，按照合同约定要求供应商承担相应责任。四、供应商评价与考核（一）评价周期每年对供应商进行一次全面评价，评价时间为每年的[具体月份]。（二）评价内容1.质量方面：包括大米质量抽检合格率、质量问题整改情况等。2.交货方面：交货准时率、交货数量准确性等。3.价格方面：价格合理性、价格调整配合度等。4.售后服务方面：投诉处理及时性、问题解决效果等。5.合作态度方面：合同履行情况、沟通协作情况等。（三）评价方式1.数据统计分析：采购部门、质量部门等相关人员收集整理供应商在质量、交货、价格、售后服务等方面的数据，进行统计分析。2.问卷调查：向公司内部使用部门、客户等发放调查问卷，了解对供应商产品质量、服务水平等方面的评价意见。3.实地考察：必要时对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系运行情况等。（四）考核指标设定根据评价内容，设定各项考核指标及权重，具体如下：1.质量指标（40分）大米质量抽检合格率（30分）：根据年度抽检结果计算合格率，达到[具体合格率标准]得30分，每降低[X]个百分点扣[具体分值]分。质量问题整改情况（10分）：对出现的质量问题，供应商能及时有效整改得10分，整改不及时或不到位酌情扣分。2.交货指标（30分）交货准时率（20分）：交货准时率达到[具体准时率标准]得20分，每降低[X]个百分点扣[具体分值]分。交货数量准确性（10分）：交货数量误差率控制在[具体误差率标准]以内得10分，超出标准酌情扣分。3.价格指标（15分）价格合理性（10分）：根据市场行情及公司采购成本，评价供应商价格是否合理，合理得10分，不合理酌情扣分。价格调整配合度（5分）：在价格调整方面积极配合公司得5分，配合不积极酌情扣分。4.售后服务指标（10分）投诉处理及时性（5分）：接到投诉后能及时处理得5分，处理不及时酌情扣分。问题解决效果（5分）：问题解决效果良好得5分，解决效果不佳酌情扣分。5.合作态度指标（5分）合同履行情况（3分）：严格履行合同得3分，履行合同不认真酌情扣分。沟通协作情况（2分）：与公司沟通协作良好得2分，协作不畅酌情扣分。（五）评价结果应用1.优秀供应商：评价得分在[具体分数区间]以上的供应商为优秀供应商，公司将在采购量、合作期限、价格优惠等方面给予一定奖励，并优先考虑长期合作。2.合格供应商：评价得分在[具体分数区间]至[具体分数区间]之间的供应商为合格供应商，公司继续与其保持合作，但会对其存在的问题提出改进要求。3.不合格供应商：评价得分在[具体分数区间]以下的供应商为不合格供应商，公司将暂停与其合作，要求其限期整改，整改后经重新评价合格方可恢复合作，如整改后仍不合格，终止合作关系。五、供应商激励与淘汰（一）激励措施1.表彰奖励：对优秀供应商进行公开表彰，颁发荣誉证书，提高其知名度和美誉度。2.业务奖励：在同等条件下，优先增加优秀供应商的采购量；给予一定的价格优惠；延长合作期限等。3.培训支持：为优秀供应商提供相关业务培训、技术指导等支持，帮助其提升管理水平和产品质量。（二）淘汰机制1.主动淘汰：对于出现严重质量问题、多次交货延迟、价格不合理且拒不整改、售后服务差等情况的供应商，采购部门可主动提出淘汰建议，经公司审批后终止合作关系。2.被动淘汰：根据供应商评价与考核结果，对于连续两年被评为不合格供应商的，公司自动终止与其合作关系