生产型企业报销制度

PAGE生产型企业报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项生产经营活动的顺利进行，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括生产部门、管理部门、销售部门等所有涉及费用报销的人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报。2.合理性原则：费用支出应符合公司生产经营实际需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销类别及规定（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用：飞机票：根据实际业务需要，经上级领导批准后，可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前向总经理申请。火车票：根据出差路程及时间，选择合适的车次。原则上优先选择动车二等座，长途出差可考虑硬卧。汽车票：根据实际情况报销，但需保留有效票据。市内交通：出差期间因工作需要乘坐出租车的，需注明事由并经部门负责人签字确认；乘坐公共交通的，凭票据实报销。住宿费用：根据出差地区的经济水平和公司规定的标准执行。一线城市及经济发达地区，住宿标准为[X]元/天；二线城市为[X]元/天；三线及以下城市为[X]元/天。同性员工两人以上一同出差的，应合住标准间，如需单独住宿，需经上级领导批准。餐饮费用：按照出差自然（日历）天数，每人每天标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需提前填写《招待费用申请表》，经批准后单独报销。3.报销流程员工出差前填写《出差申请表》，注明出差事由、地点、时间等，经部门负责人审核、分管领导批准后交行政部门备案。出差结束后，员工应在一周内整理好相关报销票据，填写《差旅费报销单》，并附上《出差申请表》复印件，按规定流程签字审批。财务部门审核票据合法性、真实性及报销金额合理性后予以报销。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为开展业务活动需要而用于招待客户、供应商等发生的费用。2.报销标准招待费用应严格控制在合理范围内，单次招待费用超过[X]元的，需提前填写《招待费用申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人、分管领导、总经理批准后方可进行。招待用餐标准：根据招待对象的级别和人数合理安排，人均标准一般不超过[X]元。招待礼品：原则上不得赠送贵重礼品，确有必要的，需经总经理批准，且礼品价值一般不超过[X]元。3.报销流程经办人填写《招待费用申请表》，按审批权限签字批准。招待活动结束后，经办人应及时取得合法有效的发票，并在发票背面注明招待对象、事由等信息，填写《费用报销单》，附上《招待费用申请表》，按规定流程签字审批。财务部门对报销凭证进行审核，对不符合规定的费用不予报销。（三）办公用品及低值易耗品1.定义办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒等消耗性物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的办公设备及用品，如计算器、文件夹等。2.采购规定各部门根据实际需求填写《办公用品及低值易耗品采购申请表》，经部门负责人审核后交行政部门汇总。行政部门统一采购办公用品及低值易耗品，建立采购台账，记录采购日期、名称、数量、金额等信息。3.报销流程采购完成后，行政部门凭发票及采购清单填写《费用报销单》，经相关人员签字审批后到财务部门报销。员工领用办公用品及低值易耗品时，需在领用登记表上签字确认。（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准公司根据员工岗位性质及工作需要制定通讯费补贴标准。管理人员每月补贴标准为[X]元；销售人员根据业务量及通讯需求分为不同档次，补贴标准为[X]元/月至[X]元/月不等；生产部门员工根据工作实际情况，补贴标准为[X]元/月。员工需凭正规发票报销通讯费，发票抬头必须为公司名称或员工本人姓名。3.报销流程员工每月末将通讯费发票整理好，填写《费用报销单》，经部门负责人签字后交财务部门审核报销。（五）车辆费用1.定义车辆费用是指公司自有车辆或员工因工作需要使用车辆所发生的加油费、停车费、维修保养费等。2.报销规定公司自有车辆的加油费、维修保养费等由行政部门统一管理，凭发票及相关审批单报销。员工因工作需要使用私家车的，按照公司规定的标准给予补贴。补贴标准根据车型及使用情况分为不同档次，一般为[X]元/公里至[X]元/公里不等。员工需提供加油发票、行程记录等相关证明材料，填写《车辆费用报销单》，经部门负责人审核、分管领导批准后报销。3.报销流程行政部门或员工按照规定整理好车辆费用报销凭证，填写《费用报销单》，按审批流程签字。财务部门审核票据及报销金额，确保费用合理合规后予以报销。三、报销凭证要求1.所有报销凭证必须是合法有效的发票或财政监制的收据，发票内容应完整、清晰，包括发票号码、开票日期、购买方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。2.发票必须加盖发票专用章，收据必须加盖财务专用章或收款单位公章。3.对于不符合规定的发票或收据，如发票抬头错误、未加盖印章、发票内容与实际业务不符等，财务部门有权不予报销。4.除发票外，报销还需提供相关的审批单、清单、合同等证明材料，确保费用支出的真实性和合理性。四、报销审批流程1.员工填写《费用报销单》，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关发票及证明材料。2.将《费用报销单》提交给部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认后交分管领导审批。3.分管领导根据公司相关规定及业务情况进行审批，对于金额较大或特殊事项的费用报销，需报总经理批准。4.审批通过后，员工将《费用报销单》及相关材料交财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性及报销金额进行审核，审核无误后予以报销。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因。2.每月[X]日为报销截止日期，当月费用必须在截止日期前提交报销申请，逾期未报的，原则上不予报销，如有特殊原因需经总经理批准。六、财务审核与支付1.财务部门收到员工报销申请后，应在[X]个工作日内完成审核工作。审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额的合理性，审批流程的合规性等。2.对于审核通过的报销申请，财务部门应及时安排支付。支付方式根据公司财务规定及员工意愿选择，一般包括银行转账、现金支付等。3.对于审核不通过的报销申请，财务部门应及时通知员工，说明原因，并要求员工补充或更正相关材料。员工应在接到通知后的[X]个工作日内完成整改，重新提交报销申请。七、违规处理1.对于虚报、假报费用的员工，一经查实，除追回已报销的费用外，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.对于因审核不严导致违规报销的审批人员，公司