行业协会管理规范制度

PAGE行业协会管理规范制度一、总则（一）目的本管理规范制度旨在加强行业协会的规范化管理，确保协会依法依规运作，充分发挥行业协会在行业自律、服务企业、促进产业发展等方面的积极作用，提升协会的整体管理水平和服务质量，维护协会及会员的合法权益，推动行业健康有序发展。（二）适用范围本制度适用于本行业协会及其下属各分支机构、代表机构以及全体会员。（三）制定依据本制度依据《社会团体登记管理条例》、《行业协会商会与行政机关脱钩总体方案》以及相关法律法规和行业标准制定，确保协会的各项活动符合国家法律法规和政策要求。二、协会组织架构与职责（一）会员大会1.性质与地位会员大会是行业协会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责制定和修改协会章程；选举和罢免理事会成员；审议理事会工作报告和财务报告；决定协会的重大事项，如终止事宜等；决定其他应由会员大会审议的事项。（二）理事会1.组成与任期理事会由会员大会选举产生，是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导协会开展日常工作。理事会成员任期[X]年，可连选连任。2.职责执行会员大会的决议；选举和罢免会长、副会长、秘书长；筹备召开会员大会；向会员大会报告工作和财务状况；决定会员的吸收和除名；决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；领导协会各机构开展工作；制定内部管理制度；决定其他重大事项。（三）会长办公会1.组成与职责会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，是理事会的日常决策机构。会长办公会负责研究决定协会日常工作中的重要事项，贯彻落实理事会的决议，处理协会的日常事务。2.职责审议协会年度工作计划、工作总结和财务预算方案；研究决定协会重大活动的策划与组织实施；协调协会各部门之间的工作关系，解决工作中的重大问题；对协会的重要事项进行决策，并向理事会报告；其他需要会长办公会审议决定的事项。（四）办事机构协会设立秘书处作为办事机构，负责协会的日常行政管理工作。秘书处设秘书长一名，副秘书长若干名，秘书长由理事会聘任。1.职责负责协会文件的起草、收发、归档和保管工作；组织安排协会各类会议、活动的筹备和实施；负责协会会员的联络、服务和管理工作；负责协会财务收支的核算、管理和监督工作；负责协会对外联络、交流与合作工作；负责协会网站、微信公众号等新媒体平台的建设与维护工作；完成理事会和会长办公会交办的其他工作任务。（五）分支机构与代表机构1.设立与管理协会根据工作需要可设立分支机构和代表机构，分支机构和代表机构是协会的组成部分，不具有法人资格，在协会授权范围内开展活动。分支机构和代表机构的设立、变更和注销需报经登记管理机关批准，并向协会理事会备案。2.职责在协会授权范围内，负责本地区或本专业领域的会员发展、联络和服务工作；组织开展本地区或本专业领域的行业调研、培训、交流等活动；反映本地区或本专业领域会员的意见和建议，维护会员的合法权益；协助协会开展相关工作，完成协会交办的其他任务。三、会员管理（一）会员资格1.入会条件从事本行业相关业务，具有合法经营资格的企业、事业单位、社会团体及其他经济组织；承认并遵守本协会章程；自愿申请加入本协会，提交入会申请书；按时缴纳会费。2.入会程序申请人向协会秘书处提交入会申请书；秘书处对申请人资格进行审核，审核通过后提交理事会或会长办公会审议；根据理事会或会长办公会审议结果，由秘书处向申请人发出入会通知；申请人在接到入会通知后，按规定缴纳会费，办理入会手续，领取会员证书。（二）会员权利1.选举权、被选举权和表决权会员有权参加会员大会，行使选举权、被选举权和表决权。2.知情权会员有权了解协会的工作情况和财务状况，查阅协会章程、会员名册、理事会会议纪要、财务会计报告等资料。3.建议权和监督权会员有权对协会的工作提出建议和批评，监督协会的工作和财务状况。4.获得服务权会员有权享受协会提供的各项服务，如培训、咨询、信息交流、行业调研等。5.退会权会员有权自由退会，但应书面通知协会，并交回会员证书。（三）会员义务1.遵守章程会员应遵守协会章程，执行协会决议。2.缴纳会费会员应按时足额缴纳会费，会费标准由理事会根据协会工作需要和经济形势等因素制定，并报会员大会审议通过。3.参加活动会员应积极参加协会组织的各项活动，完成协会交办的工作任务。4.提供信息会员应向协会提供有关行业发展、企业经营等方面的信息和资料，支持协会开展工作。5.维护声誉会员应维护协会的声誉和合法权益，不得从事有损协会利益的活动。（四）会员退会与除名1.退会会员退会应书面通知协会，并交回会员证书。会员退会后，其在协会的权利和义务自行终止。2.除名会员如有下列情形之一的，经理事会或会长办公会审议通过，予以除名：违反国家法律法规，受到刑事处罚或行政处罚的；严重违反协会章程，拒不执行协会决议的；连续两年不缴纳会费或不参加协会活动的；损害协会声誉和利益，造成恶劣影响的。会员被除名后，协会应书面通知其本人，并在协会网站及相关媒体上公告。四、会议管理（一）会员大会会议制度1.会议召开会员大会每年至少召开一次，由理事会负责召集。理事会认为有必要或经三分之一以上会员提议，可以召开临时会员大会。会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。2.会议内容会员大会的主要内容包括审议协会年度工作报告、财务报告、章程修改草案、选举理事会成员等重大事项。（二）理事会会议制度1.会议召开理事会会议每年至少召开[X]次，由会长召集和主持。会长认为有必要或经三分之一以上理事提议，可以召开临时理事会会议。理事会会议须有三分之二以上的理事出席方能召开，其决议须经到会理事半数以上表决通过方能生效。2.会议内容理事会会议的主要内容包括审议协会年度工作计划、工作总结、财务预算方案、会员发展与管理情况、分支机构与代表机构工作情况等重要事项，并做出决策。（三）会长办公会会议制度1.会议召开会长办公会会议根据工作需要不定期召开，由会长召集和主持。2.会议内容会长办公会会议的主要内容包括研究决定协会日常工作中的重要事项，如重大活动策划、工作协调、人事任免等，并形成决议。（四）会议记录与纪要1.协会各类会议均应安排专人负责记录，详细记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论情况及决议结果等。2.会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理形成会议纪要。会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门，并作为协会工作档案保存。五、活动管理（一）活动策划与组织1.协会开展各类活动应提前制定活动策划方案，明确活动主题、目的、时间、地点、内容、参与人员、预算等内容。2.活动策划方案应报经会长办公会或理事会审议通过后组织实施。活动组织过程中，应明确各部门职责，确保活动顺利进行。（二）活动宣传与推广1.协会应通过多种渠道对活动进行宣传推广，如协会网站、微信公众号、行业媒体、会员通讯等，提高活动的知晓度和参与度。2.活动宣传内容应真实、准确、完整，突出活动亮点和特色，吸引会员及相关单位积极参与。（三）活动经费管理1.协会活动经费应严格按照预算执行，实行专款专用，不得挪作他用。2.活动经费的报销应严格按照协会财务管理制度执行，报销凭证应真实、合法、有效，经审批后予以报销。3.活动结束后，应及时对活动经费进行结算和审计，确保经费使用合理、合规。（四）活动安全管理1.协会开展活动应高度重视安全管理工作，制定安全应急预案，确保活动现场人员的人身安全和财产安全。2.活动组织过程中，应安排专人负责安全保障工作，对活动现场进行安全检查和隐患排查，及时发现并消除安全隐患。3.如发生安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行救援和处理，并及时向上级主管部门报告。六、财务管理（一）财务管理制度1.协会应建立健全财务管理制度，规范财务行为，加强财务管理，确保协会财务工作合法、合规、有序进行。2.协会财务工作应严格执行国家有关财务法规和财务制度，接受会员大会、理事会和登记管理机关的监督检查。（二）财务预算与决算1.协会应根据年度工作计划和工作重点，编制年度财务预算方案，报经理事会审议通过后执行。2.年度终了，协会应编制年度财务决算报告，对全年财务收支情况进行总结和分析，并报经理事会审议通过。（三）财务收支管理1.协会收入来源主要包括会费收入、捐赠收入、政府资助收入、服务收入、利息收入等。协会应严格按照国家有关规定和协会章程收取会费，确保会费足额收缴。2.协会各项收入应及时足额入账，不得坐收坐支。协会支出应严格按照预算执行，坚持勤俭节约的原则，确保资金使用合理、合规、有效。3.协会财务支出应严格履行审批手续，由经办人填写报销凭证，经部门负责人审核、财务人员审核、秘书长审批后予以报销。重大支出项目应报经会长办公会或理事会审议通过。（四）财务审计与监督1.协会应定期接受登记管理机关和税务部门的财务审计，确保协会财务工作合法、合规。2.协会应建立内部财务监督机制，定期对协会财务收支情况进行自查自纠，发现问题及时整改。3.协会财务人员应定期向理事会报告财务工作情况，接受理事会的监督和检查。七、印章管理（一）印章种类与用途协会印章主要包括协会公章、法人章、财务专用章、合同专用章等。协会公章用于协会对外发布文件、签订合同、办理重要事项等；法人章用于办理法人授权事项；财务专用章用于协会财务收支结算等；合同专用章用于协会签订经济合同等。（二）印章保管与使用1.协会印章应指定专人负责保管，建立印章使用登记制度，严格登记印章使用时间、事由、批准人、经办人等信息。2.印章使用应严格履行审批手续，由经办人填写印章使用申请表，经部门负责人审核、秘书长审批后，方可使用印章。重大事项使用印章应报经会长办公会或理事会审议通过。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。如因工作需要携带印章外出，应经秘书长批准，并由专人陪同。（三）印章更换与废止1.协会印章如有损坏、遗失或因其他原因需要更换的，应及时向登记管理机关申请更换，并在协会网站及相关媒体上公告。2.协会印章废止时应及时上缴登记管理机关，并在协会网站及相关媒体上公告。八、档案管理（一）档案范围与分类协会档案主要包括文书档案、会员档案、财务档案、活动档案、印章档案等。文书档案包括协会文件、会议记录、工作计划、工作总结等；会员档案包括会员入会申请书、会员登记表、会费缴纳记录等；财务档案包括财务凭证、账簿、报表等；活动档案包括活动策划方案、活动总结、活动照片等；印章档案包括印章使用登记表、印章废止文件等。（二）档案收集与整理1.协会各部门应及时将工作中形成的各类档案资料收集整理，移交协会档案室统一保管。2.协会档案室应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理、编号、装订，并建立档案目录索引，便于查询和利用。（三）档案保管与借阅1.协会档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案安全存放。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。2.协会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人审核、秘书长审批后，方可借阅档案。借阅档案应在规定时间内归还，不得擅自转借他人或涂改、损坏档案。3.外部单位或个人因工作需要查阅协会档案的，应持单位介绍信或有效证件，经协会秘书长批准后，方可查阅档案。查阅档案应在协会档案室进行，不得将档案带出档案室。九、信息公开与保密（一）信息公开1.协会应建立信息公开制度，定期通过协会网站、微信公众号、会员通讯等渠道向会员及社会公众公开协会的工作情况、财务状况、会员信息、活动信息等内容，接受会员和社会公众的监督。2.协会信息公开应遵循真实、准确、完整、及时的原则，不得隐瞒或虚假披露信息。（二）保密工作1.协会应建立保密制度，加强对涉及国家秘密、商业秘密和协会内部机密信息的保密管理。2.协会工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露协会机密信息。在工作中接触到机密信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.协会在开展活动、对外交流合作等过程中，应妥善