导师档案管理制度规范

PAGE导师档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司导师档案管理，规范导师选拔、培养、考核等工作流程，充分发挥导师在员工职业发展中的指导作用，提高员工素质和公司整体绩效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有担任导师的人员及其所指导的学员，涵盖公司各个部门和岗位。（三）基本原则1.客观性原则：导师档案的建立和管理应基于客观事实，如实记录导师的工作表现、学员的成长情况等信息。2.公正性原则：在导师选拔、考核等环节，应遵循公平、公正的原则，确保制度执行的一致性。3.动态管理原则：导师档案应根据导师和学员的工作进展进行动态更新，及时反映工作变化。4.保密性原则：严格保护导师和学员的个人信息及相关工作资料，防止信息泄露。二、导师选拔与聘任（一）导师资格条件1.具有丰富的专业知识和实践经验，在所在领域有一定的影响力。2.具备良好的沟通能力、团队协作能力和责任心。3.熟悉公司的业务流程、企业文化和规章制度。4.原则上在公司工作满[X]年，业绩突出，无不良记录。（二）选拔流程1.各部门根据工作需要，每年定期发布导师选拔通知，明确选拔条件、流程和时间要求。2.员工根据自身情况自愿报名，填写导师申请表，提交个人简历、专业成果等相关材料。3.部门对报名人员进行初步审核，筛选出符合条件的候选人，并组织面试。面试可采用个人陈述、案例分析、评委提问等方式，重点考察候选人的专业能力、指导潜力和综合素质。4.人力资源部门会同相关部门对面试结果进行综合评估，确定导师人选名单，并在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。（三）聘任1.公示无异议后，由公司总经理签发导师聘任书，明确导师的指导期限、指导对象等相关事宜。2.导师与学员签订导师学员协议，明确双方的权利和义务，协议有效期与导师聘任期限一致。三、导师档案内容（一）基本信息1.个人基本资料：包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。2.导师资格信息：如学历、学位、专业技术职称、职业资格证书等。（二）指导计划1.针对每个学员制定个性化的指导计划，包括指导目标、指导内容、指导方式、指导时间安排等。2.指导计划应根据学员的岗位需求、个人发展阶段和实际情况进行制定，并经学员和导师双方确认。（三）指导记录1.详细记录每次指导的时间、地点、内容、方式及学员的反馈等信息。2.指导记录可采用文字描述、表格记录、案例分析等多种形式，确保记录真实、准确、完整。（四）学员成长记录1.跟踪学员在导师指导下的业务能力、职业素养、工作业绩等方面的成长情况，记录相关数据和事实。2.学员成长记录可包括学员的培训成绩、工作任务完成情况、项目成果、获得的奖励等。（五）考核评价1.定期对导师的工作进行考核评价，考核周期为[X]年，考核内容包括指导计划执行情况、学员满意度、学员成长效果等。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，考核结果将作为导师续聘、奖励、晋升等的重要依据。（六）奖惩记录1.记录导师在指导工作中获得的奖励和受到的处罚情况，如公司表彰、专项奖励、违规违纪处理等。2.奖惩记录应详细说明奖励或处罚的原因、时间、内容及结果。四、导师档案管理职责（一）人力资源部门1.负责导师档案管理制度的制定、修订和完善。2.组织导师选拔、聘任工作，审核导师档案的建立和更新情况。3.汇总、分析导师考核评价结果，提出导师续聘、奖励、晋升等建议。4.负责导师档案的保管和保密工作，确保档案信息的安全。（二）导师所在部门1.协助人力资源部门做好导师选拔、推荐工作，提供相关人员的工作表现和业绩情况。2.督促导师按照指导计划开展工作，定期检查导师指导记录的填写情况。3.对本部门导师的工作进行日常管理和监督，配合人力资源部门进行考核评价。（三）导师本人1.按照本制度要求，认真填写导师档案相关内容，及时更新个人信息和指导记录。2.严格履行导师职责，积极开展指导工作，帮助学员提升能力和素质。3.配合人力资源部门和所在部门做好考核评价等工作，接受监督和检查。（四）学员1.积极配合导师开展指导工作，按照指导计划完成学习任务。2.及时向导师反馈学习情况和工作中遇到的问题，认真填写学员成长记录。3.参与对导师的考核评价工作，客观评价导师的指导效果。五、导师档案的建立与更新（一）档案建立1.导师聘任后，由人力资源部门负责为导师建立个人档案，档案编号应具有唯一性。2.导师应在接到聘任通知后的[X]个工作日内，将个人基本资料、导师资格信息等材料提交至人力资源部门，由人力资源部门负责整理归档。（二）档案更新1.导师应在每季度末对指导计划执行情况进行总结，填写指导记录，并提交至所在部门审核。所在部门审核通过后，于次月[X]日前将指导记录报送至人力资源部门。2.学员应在每季度末填写学员成长记录，提交至导师审核。导师审核通过后，于次月[X]日前将学员成长记录报送至人力资源部门。3.人力资源部门应根据导师和学员提交的材料，及时更新导师档案中的相关内容。4.导师的考核评价结果、奖惩记录等信息，由人力资源部门在考核评价工作结束后的[X]个工作日内更新至导师档案。六、导师档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅导师档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容和查阅期限等信息。2.档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门审批。人力资源部门审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自复印、拍照或泄露档案内容。（二）借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅导师档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅单位或个人信息、借阅原因、借阅期限等内容，并提交相关证明材料。2.档案借阅申请表经公司总经理签字同意后，提交至人力资源部门审批。人力资源部门审核通过后，办理借阅手续，收取一定的借阅押金，并要求借阅人员在借阅期限届满前归还档案。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损或抽取、撤换档案材料。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，人力资源部门在确认档案完整无损后，退还借阅押金。七、导师档案的保管与保密（一）保管1.导师档案由人力资源部门指定专人负责保管，确保档案存放安全、有序。2.档案管理人员应定期对导师档案进行整理、核对，确保档案内容的完整性和准确性。3.对电子档案应进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（二）保密1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对导师档案中的个人信息、工作资料等予以保密。2.档案管理人员不得擅自向无关人员透露导师档案内容，因工作需要查阅或使用档案的，应严格按照规定程序进行操作。3.如发现导师档案有泄露风险或已发生泄露事件，应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。八、导师的考核与评价（一）考核周期导师考核评价每年进行一次，考核时间为每年的[X]月份。（二）考核方式1.自我评估：导师根据本人年度指导工作情况，填写导师考核自评表，总结工作成绩和不足，提出改进措施和建议。2.学员评价：学员对导师的指导效果进行评价，填写导师考核学员评价表，评价结果应客观、公正。3.部门评价：导师所在部门负责人根据导师日常工作表现和部门管理情况，对导师进行评价，填写导师考核部门评价表。4.综合评价：人力资源部门汇总自我评估、学员评价和部门评价结果，结合导师档案中的指导记录、学员成长记录等信息，对导师进行综合评价，确定考核等级。（三）考核内容1.指导计划执行情况：考核导师是否按照指导计划开展工作，指导内容是否符合学员需求，指导方式是否有效等。2.学员满意度：通过学员评价，了解学员对导师指导工作的满意度，包括导师的专业能力、沟通能力、责任心等方面。3.学员成长效果：对比学员在导师指导前后的业务能力、职业素养、工作业绩等方面的变化情况，评估导师指导工作对学员成长的促进作用。4.团队协作与分享：考察导师是否积极与其他部门或同事分享经验和知识，促进团队整体素质提升。5.工作态度与责任心：评价导师在指导工作中的敬业精神、工作态度和责任心，是否认真履行导师职责。（四）考核等级及结果应用1.优秀：考核得分在[X]分及以上，导师在指导工作中表现出色，指导计划执行良好，学员满意度高，学员成长效果显著，在团队协作与分享等方面有突出贡献。考核结果作为导师晋升、奖励、优先续聘的重要依据。2.良好：考核得分在[X][X]分之间，导师工作表现较好，能够较好地完成指导任务，学员满意度较高，学员有一定的成长进步。考核结果作为导师续聘、奖励的参考依据。3.合格：考核得分在[X][X]分之间，导师基本能够履行指导职责，指导工作无明显失误，但在某些方面还有待改进。考核结果作为导师提醒改进的依据，如导师连续两年考核结果为合格，将对其进行诫勉谈话。4.不合格：考核得分在[X]分以下，导师在指导工作中存在严重问题，如未按指导计划开展工作、学员满意度低、学员成长效果不明显等。考核结果作为导师解聘的依据，同时对导师所在部门进行通报批评。九、导师的续聘、解聘与调整（一）续聘1.导师聘任期满后，如工作表现优秀，考核评价结果为优秀或良好，且学员反馈良好，经所在部门推荐和人力资源部门审核，可予以续聘。2.续聘导师应重新签订导师聘任书和导师学员协议，明确新的指导期限和工作要求。（二）解聘1.导师在聘任期间，如有下列情形之一的，予以解聘：考核评价结果为不合格，且经整改后仍不符合要求的。违反公司规章制度，给公司造成重大损失的。因个人原因无法继续履行导师职责的。其他不适宜担任导师的情形。2.导师解聘由所在部门提出建议，经人力资源部门审核，报公司总经理批准后执行。解聘后，人力资源部门应及时收回导师聘任书，并将相关信息从导师档案中删除。（三）调整1.在导师指导过程中，