采购管理制度与流程规范

PAGE采购管理制度与流程规范一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度与流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实可靠。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购工作的整体规划与实施：制定采购计划，明确采购需求，选择合适的供应商，组织采购谈判与合同签订等工作。2.建立和维护供应商管理体系：对供应商进行评估、选择、考核与管理，确保供应商的供货能力和质量水平。3.执行采购流程：严格按照规定的采购流程进行操作，确保采购活动的规范化和标准化。4.控制采购成本：通过市场调研、谈判技巧等手段，合理控制采购价格，降低采购成本。5.协调与其他部门的关系：与公司内部各部门密切合作，及时了解需求变化，协调解决采购过程中出现的问题。（二）需求部门1.提出采购需求：根据公司生产经营计划和实际工作需要，准确、及时地提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作，提供必要的技术支持和商务意见。3.验收采购物资：负责对采购物资进行验收，确保物资符合采购要求，并及时反馈验收结果。（三）审批部门1.对采购申请进行审批：根据公司相关规定和审批权限，对采购申请进行审核，确保采购项目符合公司利益和战略规划。2.监督采购过程：对采购活动进行监督，检查采购流程的执行情况，确保采购活动合法合规。三、采购流程规范（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并签字盖章。2.提交采购申请：将采购申请表提交给本部门负责人进行初审，初审通过后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门审核：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，包括采购需求的合理性、采购预算的准确性等。如发现问题，及时与需求部门沟通并提出修改意见。2.审批部门审批：根据公司规定的审批权限，采购申请依次提交至各级审批部门进行审批。审批部门应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请，结合库存情况和市场供应情况：制定详细的采购计划，明确采购物品或服务的采购时间、采购数量、采购方式等。2.采购计划经采购部门负责人审核后：报公司领导审批。如采购计划涉及重大采购项目或金额较大，需经公司高层会议审议通过。（四）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息：包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选：根据采购需求和供应商的基本情况，筛选出符合条件的供应商进行进一步评估。3.评估供应商：采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察或问卷调查，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。4.确定合格供应商名单：根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等。（五）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判：明确采购物品或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，争取最有利的采购条件。2.谈判达成一致后：采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同经双方签字盖章后生效。3.采购合同签订后：采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。（六）采购执行1.采购部门根据采购合同的约定：向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商按照采购订单的要求组织生产或提供服务：并按时将货物或服务交付至指定地点。采购部门应及时跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。3.在采购执行过程中：如发生合同变更、交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题，并向相关部门报告。（七）验收与付款1.需求部门负责对采购物资进行验收：按照采购合同约定的质量标准和验收程序进行验收，确保物资符合要求。验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。2.采购部门根据验收报告和采购合同：办理付款手续。付款前，采购部门应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同的约定：及时支付货款。在付款过程中，如发现问题，应及时与采购部门沟通协调，共同解决。（八）采购记录与档案管理1.采购部门应建立完善的采购记录：包括采购申请、采购审批、采购计划、供应商选择与评估、采购谈判与合同签订、采购执行、验收与付款等环节的相关文件和资料。2.采购记录应妥善保管：保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。采购档案应分类整理，便于查阅和管理。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本上升、采购任务无法按时完成等问题。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能影响公司生产经营活动的正常进行，甚至造成损失。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险，可能导致公司权益受损。4.人员风险：采购人员的职业道德风险、业务能力不足等问题，可能影响采购工作的质量和效率。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估：分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.根据风险评估结果：制定相应的风险应对措施，明确责任人和时间节点，确保风险得到有效控制。（三）风险应对1.市场风险应对措施：加强市场调研和价格监测，建立价格预警机制；与供应商签订长期合作协议，稳定供应渠道；拓展供应商资源，降低对单一供应商的依赖等。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量控制，定期对供应商进行质量评估；在采购合同中明确质量标准和违约责任；加强验收环节的管理，确保采购物资质量合格。3.合同风险应对措施：在采购合同签订前，仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰；加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同纠纷；建立合同纠纷处理机制，维护公司合法权益。4.人员风险应对措施：加强对采购人员的职业道德教育和业务培训，提高采购人员的综合素质；建立健全采购人员考核机制，激励采购人员积极工作，防范道德风险。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计：检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告：对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查：严肃查处采购过程中的腐败行为和不正当交易。2.对违反本制度和相关法律法规的单位和个人：依法依规追究责任。（三）自我监督与检查1.采购部门应定期对自