部门行政管理制度规范

PAGE部门行政管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司部门行政管理工作，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务有序开展，为公司的稳定运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：各项行政管理制度必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保公司运营活动的合法性。2.规范性原则：明确行政工作流程、职责和标准，做到有章可循、规范操作，保证行政工作的质量和效率。3.服务性原则：行政部门要树立服务意识，以满足公司各部门及员工的合理需求为出发点，提供优质、高效的行政服务。4.效益性原则：在行政工作中注重成本控制，合理配置资源，提高行政工作的效益，为公司创造价值。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，下辖行政专员、后勤专员、档案管理员等岗位。（二）各岗位职责1.部门经理全面负责行政部门的管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与公司其他部门之间的工作关系，确保行政工作与公司整体运营相协调。负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理安排行政资源。监督行政工作流程的执行情况，及时发现问题并提出改进措施。参与公司重要会议和活动的组织安排，负责对外联络和沟通协调工作。2.行政专员负责公司日常行政管理事务，如办公用品采购、办公设备维护、办公环境管理等。协助部门经理安排公司会议、培训、活动等，做好会议记录、场地布置、资料准备等工作。负责公司文件、通知、报告等的起草、审核、印发和存档工作，确保文件传递的及时性和准确性。负责公司员工考勤管理，统计考勤数据，处理考勤异常情况。协助做好公司人力资源相关工作，如招聘信息发布、面试安排等。3.后勤专员负责公司后勤保障工作，包括食堂管理、宿舍管理、车辆调度等。制定并执行后勤管理制度，确保后勤服务质量，满足员工的生活需求。负责后勤设施设备的维护和管理，定期检查设施设备的运行情况，及时处理故障和维修需求。负责公司环境卫生管理，组织清洁人员定期对办公区域、公共区域进行清扫和消毒。协助做好公司安全保卫工作，制定安全防范措施，检查安全设施设备，确保公司财产和员工生命安全。4.档案管理员负责公司各类档案的收集、整理、归档和保管工作，建立健全档案管理制度。按照档案管理规范，对档案进行分类、编号、编目，确保档案资料的完整性和准确性。负责档案的借阅、查阅登记工作，严格遵守档案借阅规定，保证档案的安全。定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。负责档案信息化管理工作，建立电子档案数据库，提高档案查询和利用效率。三、办公环境管理（一）办公区域规划1.根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门的办公位置。2.办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合消防安全和环境卫生要求。（二）办公用品管理1.制定办公用品采购计划，根据员工需求和实际使用情况，定期采购办公用品。2.建立办公用品领用制度，员工领用办公用品需填写领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。3.对办公用品进行分类管理和库存盘点，定期统计办公用品的使用情况，合理控制库存数量，避免浪费。（三）办公设备管理1.建立办公设备台账，记录办公设备的型号、数量、购置时间、使用部门等信息。2.定期对办公设备进行维护和保养，制定设备维护计划，安排专业人员进行维修和保养工作，确保设备正常运行。3.员工使用办公设备时应遵守操作规程，如发现设备故障应及时向行政部门报告，不得擅自拆卸或维修设备。4.办公设备的报废、更新应按照公司规定的流程进行审批，确保资产的合理处置。（四）环境卫生管理1.制定环境卫生管理制度，明确各部门的环境卫生责任区域。2.定期组织清洁人员对办公区域、公共区域进行清扫和消毒，保持环境整洁卫生。3.员工应保持个人办公区域的整洁，不得在办公区域内乱扔垃圾、堆放杂物。4.加强对卫生间、茶水间等公共区域的管理，定期清理和消毒，确保设施设备完好。四、会议与活动管理（一）会议管理1.会议分类：公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议、临时会议等。2.会议组织总经理办公会由总经理主持，各部门负责人参加，行政部门负责会议通知、会议记录和会议纪要整理。会议主要讨论公司重大决策、战略规划、重要工作安排等事项。部门例会由各部门负责人主持，部门全体员工参加，行政部门协助做好会议通知和会议记录工作。会议主要总结部门上周工作情况，安排本周工作任务。专题会议根据工作需要由相关部门或人员组织召开，行政部门负责提供会议场地、设备等支持。会议主要针对特定业务问题进行讨论和决策。临时会议根据工作紧急情况临时召开，行政部门接到通知后应及时安排会议相关事宜。3.会议记录与纪要：会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。会议结束后，及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员，并按照公司档案管理规定进行存档。（二）活动管理1.活动分类：公司活动分为内部培训、团建活动、文化活动、对外商务活动等。2.活动策划与组织活动主办部门应提前制定活动策划方案，明确活动目的、时间、地点、参与人员、活动内容、预算等事项，报部门负责人和行政部门审核。行政部门根据活动策划方案，负责活动场地布置、设备租赁、餐饮安排、交通接送等后勤保障工作。在活动组织过程中，行政部门应做好现场协调和安全保障工作，确保活动顺利进行。3.活动总结：活动结束后，活动主办部门应及时进行活动总结，分析活动效果，总结经验教训，提出改进建议。行政部门负责整理活动相关资料，按照公司档案管理规定进行存档。五、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。2.文件起草与审核：文件起草部门应按照公司文件格式和内容要求起草文件，确保文件表述准确、逻辑清晰。文件起草完成后，应提交部门负责人审核，重要文件需经分管领导或总经理审批。3.文件印发与存档：行政部门负责文件的印发工作，按照审批后的文件进行排版、印刷、盖章，并及时分发给相关部门和人员。文件印发后，行政部门应按照档案管理规定进行存档，建立电子文件数据库，便于查询和利用。4.文件传递与签收：公司内部文件传递应通过公司内部办公系统或专人送达的方式进行，确保文件传递的及时性和准确性。文件接收部门或人员应在收到文件后及时签收，并按照文件要求进行处理。（二）档案管理1.档案分类：公司档案分为文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、工程档案等。2.档案收集与整理：各部门应按照档案管理规定，定期将本部门产生的档案资料收集整理后移交档案管理员。档案管理员对接收的档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录清单，确保档案资料的完整性和准确性。3.档案保管与借阅：档案管理员应将档案资料存放在专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全。档案借阅应严格按照档案借阅规定进行审批，借阅人员需填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理员批准后，方可借阅档案。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。4.档案清查与销毁：档案管理员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案资料的账实相符。对于已超过保管期限或失去保存价值的档案，应按照公司规定的流程进行鉴定和销毁，销毁过程应进行记录并由相关人员签字确认。六、考勤与休假管理（一）考勤管理1.公司实行统一的考勤制度，员工应按照公司规定的工作时间按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.员工考勤记录以打卡记录、签到表等方式为准，行政部门负责每月统计员工考勤数据，计算员工出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工天数等。3.对于迟到、早退、旷工等考勤异常情况，行政部门应及时与相关员工沟通了解原因，并按照公司考勤制度进行处理。（二）休假管理1.法定节假日：公司按照国家法定节假日规定安排员工休假。2.年假：员工连续工作满一年以上的，享受带薪年假。年假天数根据员工累计工作年限确定，具体标准按照国家规定执行。员工申请年假应提前向部门负责人提出申请，经批准后报行政部门备案。3.病假：员工因病需要请假的，应提供医院出具的病假证明，按照公司病假制度办理请假手续。病假期间工资按照国家规定执行。4.事假：员工因个人原因需要请假的，应提前向部门负责人提出申请，经批准后报行政部门备案。事假期间无工资待遇。5.婚假、产假、陪产假、丧假等：员工享受婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期时，应按照公司相关规定办理请假手续，并提供相应的证明材料。假期工资按照国家规定执行。七、印章与证照管理（一）印章管理1.公司印章分为公章、合同专用章、财务专用章、法人章等，由行政部门统一保管。2.印章使用应严格按照公司印章管理制度进行审批，使用部门或人员需填写印章使用申请表，注明使用事由、使用时间、使用范围等信息，经部门负责人、分管领导或总经理批准后，方可到行政部门办理印章使用手续。3.行政部门应建立印章使用登记台账，记录印章使用时间、使用事由、使用人等信息，确保印章使用的安全性和可追溯性。4.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。如发现印章丢失、被盗等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。（二）证照管理1.公司证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书等，由行政部门统一保管。2.证照使用应按照公司证照管理制度进行审批，使用部门或人员需填写证照使用申请表，注明使用事由、使用时间、使用范围等信息，经部门负责人、分管领导或总经理批准后，方可到行政部门办理证照使用手续。3.行政部门应建立证照使用登记台账，记录证照使用时间、使用事由、使用人等信息，确保证照使用的安全性和可追溯性。4.证照保管人员应妥善保管证照，定期对证照进行检查和核对，确保证照的有效性和完整性。如发现证照过期、遗失等情况，应及时办理相关手续进行补办。八、安全与保卫管理（一）安全管理制度1.建立健全公司安全管理制度，明确安全管理责任，加强安全教育培训，提高员工的安全意识和防范能力。2.定期组织安全检查，对办公区域、生产车间、仓库等重点部位进行安全隐患排查，及时发现并整改安全问题。3.加强对消防设施设备的管理，定期检查消防设施设备的运行情况，确保消防设施设备完好有效。组织员工进行消防知识培训和灭火演练，提高员工的火灾应急处置能力。（二）保卫管理1.公司实行门禁管理制度，员工应凭有效证件出入公司。外来人员进入公司应进行登记，并经被访人员同意后，方可进入公司。2.加强公司安全