档案馆开放档案工作制度

PAGE档案馆开放档案工作制度一、总则（一）目的为了加强档案馆开放档案的管理，充分发挥档案的作用，保障公民、法人和其他组织依法利用档案的权利，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆向社会开放的各类档案的管理与利用工作。（三）基本原则1.依法开放原则：严格按照国家法律法规规定的范围和程序，向社会开放档案。2.方便利用原则：简化利用手续，提供便捷、高效的服务，最大限度满足利用者的需求。3.安全保密原则：在确保档案安全保密的前提下，积极推进档案开放利用工作，防止档案信息的泄露和损毁。二、开放档案的范围与期限（一）开放范围1.中华人民共和国成立以前的档案（含清代、民国时期等），自形成之日起满三十年的，应当向社会开放。2.中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满十年的，应当向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案，可以提前开放。涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满规定期限但档案馆认为仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。3.属于下列情况之一的档案，不开放：涉及国家秘密的；涉及个人隐私的；正在进行涉及国家重大利益或者其他重要工作并对其有重大影响的；法律、法规规定不得开放的其他档案。（二）开放期限本馆按照上述规定确定各类档案的开放期限，并及时向社会公告。对于提前开放的档案，需经馆内严格审核并报上级主管部门备案。三、开放档案的整理与编目（一）整理要求1.对拟开放的档案进行系统整理，按照档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.严格按照档案整理的行业标准和规范，进行分类、编号、装订等操作，确保档案整理的质量。（二）编目内容1.编制开放档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等项目。2.对重要档案或利用频率较高的档案，编写档案内容简介或提要，以方便利用者了解档案的主要内容。3.建立开放档案电子目录数据库，实现档案目录的信息化管理，提高检索效率。四、开放档案的利用服务（一）利用方式1.提供档案原件查阅、复制服务。利用者可根据需要，在本馆查阅室查阅开放档案原件，如需复制，本馆将按照规定提供复制件，并加盖档案证明章。2.开展档案咨询服务。利用者可通过电话、信函、电子邮件等方式向本馆咨询有关档案信息，本馆将及时予以答复。3.举办档案展览、讲座等活动。本馆将定期举办档案展览，展示馆藏特色档案，同时根据社会需求，举办各类档案知识讲座，普及档案文化。（二）利用手续1.中华人民共和国公民和组织持有合法证明（如身份证、工作证、介绍信等），可直接到本馆查阅开放档案。2.外国组织和个人利用开放档案，须经我国有关主管部门介绍以及本馆同意，并按照我国有关法律、法规的规定办理相关手续。3.利用者查阅档案时，需填写《档案利用登记表》，如实登记利用者姓名、单位、利用目的、查阅档案内容等信息。（三）利用场所与设备1.本馆设立专门的查阅室，为利用者提供舒适、安静、安全的查阅环境。查阅室内配备必要的桌椅、照明设备、电脑等设施，方便利用者查阅档案。2.提供复印机、扫描仪等设备，满足利用者复制档案的需求。对于需要特殊复制设备的档案，本馆将根据实际情况提供帮助。（四）利用时间与期限1.本馆查阅室开放时间为[具体开放时间]，法定节假日除外。利用者需在开放时间内到馆查阅档案。2.利用者每次查阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延长利用期限，需提前向本馆提出申请，经批准后方可继续利用。五、开放档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对开放档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.依据国家有关法律法规和档案保管期限规定，结合档案的实际利用价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由馆内业务骨干和相关专家组成，负责对开放档案进行鉴定工作。2.鉴定小组按照鉴定标准，对每一份档案进行审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，填写《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、密级、数量等信息，并经鉴定小组负责人签字确认。（三）销毁审批与监督1.《档案销毁清册》报经馆领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁工作必须在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员要在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。3.销毁后的档案要及时在档案管理系统中进行注销，并对相关电子数据进行备份处理，以备日后查询。六、开放档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全开放档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案保管场所、查阅室等区域的安全管理。2.配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。（二）人员管理1.对本馆工作人员进行安全保密教育，提高安全意识，严格遵守安全管理制度。2.加强对利用者的安全宣传，告知利用者在查阅档案过程中的注意事项，防止因利用者不当行为导致档案安全事故。（三）应急处置1.制定开放档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织安全演练，提高应对突发事件的能力。一旦发生安全事故，要立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时向上级主管部门报告。七、开放档案的统计与分析（一）统计内容1.建立开放档案利用情况统计制度，对利用者数量、利用档案数量、利用目的等进行统计。2.统计档案整理、编目、鉴定、销毁等工作的完成情况。（二）统计方法与周期1.利用档案管理系统和手工登记相结合的方式，定期对开放档案利用情况进行统计。2.每月对开放档案利用情况进行汇总统计，每季度对统计数据进行分析总结，并形成统计报表上报馆领导和上级主管部门。（三）统计分析报告1.根据统计数据，撰写开放档案利用情况分析报告，分析