私立医院档案室制度

PAGE私立医院档案室制度一、总则（一）目的为加强私立医院档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各科室及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指医院在医疗、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：医院档案室对全院档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及医院机密、患者隐私等档案资料，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作。6.开展档案信息开发利用工作，为医院的医疗、教学、科研、管理等提供档案资料支持。7.组织档案人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案资料的收集、整理、初步分类，并定期移交档案室。2.指导本科室员工正确形成和积累档案资料，确保档案资料的完整、准确。3.协助档案室做好本科室档案的查询、利用等工作。（三）医院员工职责1.严格遵守档案管理制度，在工作中自觉形成和积累档案资料。2.妥善保管个人工作中形成的档案资料，按照规定及时移交档案室。3.未经批准，不得擅自查阅、借阅、复制、销毁档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、诊断报告、检查检验结果、手术记录、护理记录等。2.教学档案：教学计划、教案、教学大纲、学生成绩、实习资料等。3.科研档案：科研项目申报书、研究方案、实验数据、论文发表等。4.行政管理档案：医院文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。5.人事档案：员工履历、考核、任免、奖惩、工资福利等资料。6.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录、报废处理等资料。8.基建档案：医院建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件资料。9.其他档案：医院举办的各类活动资料、对外交流合作资料、患者投诉处理记录等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应定期收集本科室的档案资料，确保档案的及时、完整。2.对重要的、具有长期保存价值的档案资料，应一式多份分别保存，以防丢失。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学类、科研类、人事类、财务类、设备类、基建类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。3.在档案保管过程中，发现档案有破损、褪色、字迹模糊等情况，应及时进行修复和复制。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经医院领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅重要档案或涉及机密、隐私的档案，应经医院相关领导批准。（二）借阅规定1.医院内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在科室负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。4.借阅人员归还档案时，应认真检查档案是否完整、有无损坏，如有问题应及时向档案室说明。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅医院档案，应持单位介绍信，经医院办公室审核同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.查阅或借阅重要档案或涉及机密、隐私的档案，应经医院主管领导批准。3.外单位查阅或借阅档案应遵守医院档案管理制度，并由档案室人员陪同查阅或借阅。六、档案的统计与移交（一）统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和医院领导报告档案工作情况。（二）移交1.医院员工因工作调动、离职等原因，应将个人保管的档案资料及时移交档案室。2.医院各科室撤销或合并时，应将本科室的档案资料整理后移交档案室。3.按照国家有关规定，定期将档案向相关部门移交，如向档案馆移交永久保存的档案等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查询和利用，为医院的医疗、教学、科研、管理等提供更好的支持。（二）档案数字化1.对医院现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。3.对电子档案进行分类、编号、编目等处理，建立与纸质档案相对应的电子档案目录。（三）信息系统管理1.档案信息管理系