资料规范制度

PAGE资料规范制度一、总则（一）目的为加强公司/组织资料管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高资料利用效率，特制定本资料规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的各类资料的管理，包括但不限于文件、报告、合同、数据、图表、图纸等。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应符合国家法律法规及行业标准要求。2.准确性原则：资料内容应真实、准确，如实反映实际情况。3.规范性原则：资料格式、编号、分类等应统一规范，便于管理和查询。4.完整性原则：资料应齐全完整，不得缺失重要信息。5.安全性原则：确保资料的存储、传输和使用安全，防止资料泄露、损坏或丢失。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司/组织的规章制度、通知、通报、会议纪要等。2.业务文件类：与公司/组织业务相关的各类文件，如项目计划、业务报告、市场分析等。3.合同协议类：公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。4.财务资料类：财务报表、预算、审计报告等。5.人事档案类：员工个人资料、劳动合同、绩效考核记录等。6.技术资料类：技术方案、设计图纸、工艺文件等。7.客户资料类：客户信息、合作记录、服务反馈等。（二）编号规则1.资料编号采用[编号类型][年份][流水号]的格式。2.编号类型：用大写字母表示，如行政文件类为“XZ”，业务文件类为“YW”等。3.年份：用四位数字表示资料形成的年份。4.流水号：从0001开始依次递增，位数根据实际情况确定。例如：XZ20230001表示2023年形成的第1份行政文件。三、资料的形成与收集（一）资料形成1.各部门、各岗位工作人员应按照工作职责和业务流程及时形成各类资料。资料内容应清晰、准确、完整，符合相关要求。2.涉及多个部门协作的资料，由牵头部门负责组织协调，确保资料的一致性和完整性。（二）资料收集1.资料形成后，形成部门应及时将资料收集整理，并按照规定进行分类存放。2.对于外部获取的资料，如合作单位提供的文件、政府部门发布的政策法规等，由相关业务部门负责收集，并进行初步审核和登记。3.各部门应指定专人负责资料收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。四、资料的整理与归档（一）资料整理1.收集到的资料应进行整理，包括检查资料的完整性、准确性，对不符合要求的资料及时进行补充或修正。2.按照资料分类和编号规则，对资料进行分类排序，并编制资料目录。资料目录应详细列出资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对于电子资料，应按照统一的命名规则进行命名，并建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。（二）资料归档1.整理好的资料应及时归档，归档地点应安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫等条件。2.纸质资料应按照类别和年度顺序进行装订成册，在封面注明资料名称、编号、年度等信息，并编制页码。3.电子资料应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，备份存储地点应与原始存储地点分开。五、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料应存放在专门的文件柜中，按照类别和年度顺序排列，便于查找和取用。2.电子资料应存储在服务器、硬盘、光盘等存储设备上，并建立相应的存储目录结构。3.对于重要的资料，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致资料丢失。（二）保管期限1.资料保管期限根据国家法律法规、行业标准及公司/组织实际情况确定。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管资料：保管期限一般为13年，如一般性的业务文件、临时性的通知等。3.中期保管资料：保管期限一般为310年，如项目合同执行期内的相关资料、重要的业务报告等。4.长期保管资料：保管期限一般为10年以上，如公司/组织的历史档案、重要的财务资料、核心技术资料等。（三）保管要求1.定期对资料进行检查和盘点，确保资料的完整性和安全性。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。2.对存储设备进行定期维护和保养，确保设备正常运行，防止因设备故障导致资料丢失。3.严格控制资料的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和查阅相关资料。六、资料的查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门查阅。2.资料管理部门应按照申请表的要求提供资料，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅资料名称等信息。3.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将资料带出查阅地点。如需复印或摘录资料，应经资料管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.公司/组织内部人员因工作需要借阅资料，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人和资料管理部门负责人审批后，方可借阅。2.资料管理部门应按照申请表的要求提供资料，并与借阅人签订《资料借阅协议》，明确借阅人的责任和义务。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失资料。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向资料管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人归还资料时，资料管理部门应进行认真检查，如发现资料有损坏、涂改等情况，应要求借阅人进行修复或赔偿。七、资料的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息等重要资料，应严格保密。资料管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.设定不同级别的资料保密等级，如绝密、机密、秘密等，并采取相应的保密措施。绝密级资料应专人专管，严格限制访问权限；机密级资料应限制查阅范围；秘密级资料应在一定范围内进行管理。3.在资料存储、传输和使用过程中，应采取加密、防火墙、访问控制等技术手段，确保资料的安全性。（二）安全管理1.建立资料安全管理制度，加强对资料存储设备、网络系统等的安全管理。定期进行安全检查和风险评估，及时发现和消除安全隐患。2.对资料管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。如发生资料安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。3.制定资料备份和恢复计划，定期对重要资料进行备份，并进行备份数据的测试和验证，确保在需要时能够及时恢复资料。八、资料的销毁（一）销毁条件1.资料保管期限已满，且已无留存价值的，可以进行销毁。2.因公司/组织业务调整、机构撤销等原因，导致某些资料不再需要的，可以进行销毁。3.资料存在严重质量问题，无法修复或继续使用的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.资料管理部门应定期对达到销毁条件的资料进行清理，并填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经所在部门负责人和资料管理部门负责人审批后，报公司/组织主管领导批准。3.批准后的《资料销毁申请表》交资料管理部门组织实施销毁。销毁方式可以采用粉碎、焚烧、电子删除等方式，确保资料无法恢复。4.资料销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁