文档资料规范制度

PAGE文档资料规范制度一、总则（一）目的为加强公司文档资料管理，确保文档资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位在工作过程中形成的各类文档资料，包括但不限于纸质文档、电子文档、图表、数据等。（三）基本原则1.真实性原则：文档资料应如实反映工作实际情况，确保内容真实可靠。2.准确性原则：文档资料的表述应准确无误，数据应精确可靠，避免出现歧义或错误。3.规范性原则：文档资料的格式、排版、编号等应符合公司统一规定，保持一致性和规范性。4.完整性原则：文档资料应涵盖工作的各个环节和方面，确保资料的全面性和系统性。5.安全性原则：加强文档资料的安全管理，防止资料泄露、丢失或损坏，确保资料的保密性和可用性。二、文档资料分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、会议纪要等。2.业务文件类：与公司业务相关的合同、协议、订单、报价单、项目文档等。3.财务文件类：财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.人事文件类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.技术文件类：研发资料、技术方案、图纸、操作规程等。6.其他文件类：不属于以上分类的其他文档资料。（二）编号1.文档资料编号采用“年份+部门代码+流水号”的格式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.部门代码：根据公司各部门的名称和职责，制定相应的两位代码，如“行政部XZ”，“业务一部YW1”等。4.流水号：按照文档资料产生的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.示例：2023年行政部发布的第5号通知，编号为“2023XZ005”。三、文档资料的形成与收集（一）形成要求1.各部门、各岗位在工作过程中应及时形成相关文档资料，确保资料的时效性。2.文档资料的内容应清晰、完整、准确，语言表达应规范、简洁，避免冗长和模糊的表述。3.涉及多个部门或岗位的文档资料，应由主办部门负责协调相关部门共同完成，并确保资料的一致性和连贯性。（二）收集流程1.各部门指定专人负责本部门文档资料的收集工作，定期对工作中产生的文档资料进行整理和归档。2.对于重要的文档资料，如合同、协议等，应在签署或完成后及时收集，并进行审核和登记。3.跨部门协作项目产生的文档资料，由项目负责人负责收集和汇总，交至公司综合管理部门统一归档。4.各部门应在每月末将当月收集的文档资料清单报送至公司综合管理部门，以便进行核对和统计。四、文档资料的整理与归档（一）整理1.收集到的文档资料应按照分类标准进行初步整理，剔除重复、无效或无关的资料。2.对整理后的文档资料进行编号、编目，建立文档资料索引，以便于查找和使用。3.对于电子文档，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保文件存储有序。（二）归档1.整理好的文档资料应及时归档，归档方式分为纸质归档和电子归档。2.纸质文档应按照类别和编号顺序进行装订，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。3.电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照文件夹结构进行分类存储。同时，应定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。4.归档后的文档资料应建立相应的档案台账，记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息，便于查询和管理。五、文档资料的保管与借阅（一）保管1.公司综合管理部门负责建立专门的档案库房，用于存放纸质文档资料。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全。2.对于电子文档资料，应采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据泄露和损坏。3.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.根据文档资料的重要性和保管期限，确定不同文档资料的保管期限。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。（二）借阅1.因工作需要借阅文档资料的，应填写《文档资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字批准后，交至公司综合管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据申请表的内容，对借阅资料进行核对和登记，并将资料提供给借阅人员。借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文档资料，不得擅自涂改、复印、转借或丢失。如因保管不善造成资料损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.涉及公司机密的文档资料，借阅人员应严格遵守公司保密制度，不得向无关人员透露资料内容。六、文档资料的查阅与使用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅文档资料的，可直接到公司综合管理部门档案库房进行查阅。查阅人员应遵守档案库房的管理制度，保持库房整洁，不得在库房内吸烟、饮食等。2.查阅重要或机密文档资料的，应经公司相关领导批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制资料内容。3.外部单位或人员因工作需要查阅公司文档资料的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）使用1.文档资料的使用应严格按照其原始用途进行，不得擅自改变资料的内容和用途。如需对文档资料进行修改、补充或完善的，应按照相关规定进行审批，并在修改后的资料上注明修改日期和修改人员。2.在使用文档资料过程中，如发现资料存在错误或疑问的，应及时与档案管理人员或相关部门进行沟通，核实情况后进行处理。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要文档资料，使用人员应采取必要的保密措施，防止资料泄露。七、文档资料的销毁（一）销毁条件1.文档资料已超过保管期限，且确无保存价值的。2.因工作失误或其他原因导致文档资料重复、无效或错误，且已无法使用的。3.涉及公司机密的文档资料，因保密期限届满或其他原因需要销毁的。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出文档资料销毁申请，填写《文档资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经所在部门负责人审核后，报公司综合管理部门负责人批准。2.对于需要销毁的纸质文档资料，应在公司指定的地点进行集中销毁，并由专人负责监销。监销人员应在销毁记录上签字确认。3.对于需要销毁的电子文档资料，应采用专业的数据擦除工具进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理，确保数据无法恢复。同时，应做好销毁记录，记录销毁时间、销毁方式、存储设备信息等。4.销毁记录应妥善保存，以备查询和审计。八、监督与考核（一）监督检查1.公司综合管理部门负责对各部门文档资料管理工作进行定期监督检查，检查内容包括文档资料的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、使用、销毁等环节。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每季度进行一次，不定期抽查根据工作需要随时进行。3.对于监督检查中发现的问题，应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.将文档资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员的文档资料管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括文档资料的完整性、准确性、规范性、及时性、安全性等方面。具体考核标准由公司综合管理部门制定，并根据实际情况进行调整。3.对于在文档资料管理工作中表现优秀的部门和个人，给