用款申请制度规范

PAGE用款申请制度规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范用款申请流程，提高资金使用效率，确保公司各项业务活动的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在开展业务活动过程中涉及的各类用款申请。（三）基本原则1.合法性原则：用款申请必须符合国家法律法规及公司相关规定，确保资金使用合法合规。2.计划性原则：用款申请应纳入公司年度预算或专项预算计划，严格按照预算安排执行，避免随意用款。3.审批性原则：所有用款申请均需按照规定的审批流程进行审批，未经审批不得擅自支付款项。4.效益性原则：注重资金使用效益，优化资金配置，确保资金投入能够带来相应的经济效益或社会效益。二、用款申请的分类及定义（一）日常费用申请指公司日常运营过程中发生的各项费用支出，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、水电费等。（二）采购申请用于购买公司生产经营所需的各类物资、设备、原材料等的款项申请。（三）项目费用申请针对公司特定项目开展过程中发生的费用支出，如项目研发费用、项目推广费用、项目施工费用等。（四）投资用款申请涉及公司对外投资、股权投资、固定资产投资等方面的资金使用申请。（五）其他用款申请除上述各类用款申请外，公司因特殊情况需要支付的其他款项申请。三、用款申请流程（一）申请环节1.申请人填写用款申请表申请人应根据用款事项的具体情况，详细填写用款申请表，包括用款部门、用款日期、用款事由、金额、支付方式等信息。对于采购申请，需附上采购清单或合同；对于项目费用申请，需提供项目预算明细及相关项目资料。2.提交申请申请人将填写完整的用款申请表及相关附件提交至本部门负责人。（二）部门初审环节1.部门负责人审核部门负责人对本部门的用款申请进行初审，重点审核用款事项是否真实合理、是否符合部门预算安排、申请金额是否准确等。如审核通过，部门负责人在申请表上签字确认，并提交至财务部门；如审核不通过，应及时与申请人沟通，说明原因并要求其修改完善申请内容。（三）财务审核环节1.财务人员形式审核财务人员收到用款申请表后，首先进行形式审核，检查申请表填写是否规范、附件是否齐全、签字是否完整等。对于不符合形式要求的申请，财务人员应及时通知申请人补充或更正相关信息。2.财务人员实质审核财务人员根据公司财务制度和预算安排，对用款申请进行实质审核，重点审核申请金额是否在预算范围内、资金来源是否合理、支付方式是否合规等。如申请金额超出预算范围，财务人员应要求申请人提供预算调整申请及相关审批文件；如资金来源不合理或支付方式不符合规定，财务人员应提出修改建议或拒绝支付。（四）审批环节1.根据用款金额分级审批小额用款申请（金额在[X]元以下）：由部门负责人审批后即可支付。中等额度用款申请（金额在[X]元至[X]元之间）：经部门负责人审核签字后，提交至分管领导审批，分管领导审批通过后支付。大额用款申请（金额在[X]元以上）：需依次经过部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理审批，审批通过后方可支付。2.特殊情况审批对于涉及重大投资、对外捐赠、重大项目支出等特殊用款申请，需提交公司董事会或股东会审议批准。（五）支付环节1.财务人员根据审批结果进行支付财务人员在收到经审批通过的用款申请表后，按照规定的支付方式进行款项支付。对于采用银行转账方式支付的，财务人员应确保收款账户信息准确无误；对于采用现金支付的，应严格按照现金管理规定办理相关手续。2.记录与存档财务人员在完成款项支付后，应及时登记入账，并将用款申请表及相关附件进行整理归档，以便日后查阅和审计。四、用款申请的相关要求（一）申请时间要求1.日常费用申请应提前[X]个工作日提交，以便财务部门进行审核和资金安排。2.采购申请应根据采购合同约定的付款时间提前[X]个工作日提交，确保按时付款，维护公司信誉。3.项目费用申请应结合项目进度和资金需求情况，按照项目预算计划提前提交，避免因资金延误影响项目进展。（二）申请材料要求1.用款申请表应填写清晰、准确、完整，不得涂改或遗漏重要信息。2.相关附件应真实、有效、完整，能够充分证明用款事项的合理性和必要性。附件内容应与申请表内容相互印证，不得相互矛盾。3.涉及合同签订的用款申请，合同条款应明确、具体，符合法律法规及公司相关规定，合同双方签字盖章齐全。（三）预算管理要求1.各部门应严格按照公司下达的年度预算或专项预算计划进行用款申请，不得超预算用款。如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程办理相关手续。2.财务部门应加强对预算执行情况的监控和分析，定期向公司领导汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对用款申请制度的执行情况进行审计检查，重点检查用款申请流程是否合规、审批手续是否齐全、资金使用是否合理等。2.对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应向公司领导汇报。（二）财务监督1.财务部门在日常工作中应加强对用款申请的审核和监督，严格把关每一笔用款申请，确保资金使用安全、合规、有效。2.财务人员应定期对用款情况进行统计分析，及时发现异常用款行为，并向公司领导报告。（三）违规处理1.对于违反用款申请制度规范的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于批评教育、责令改正、扣减绩效奖金、解除劳动合同等。2.对于因违规用款给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，