审核与自评管理工具

内部审核与自评管理工具模板一、适用范围与典型应用场景本工具适用于各类组织（含企业、事业单位、社会团体等）的内部管理与质量管控场景，核心目的在于通过系统化的审核与自评机制，推动流程优化、风险防控及绩效提升。典型应用包括：体系合规性审核：如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等内部审核，保证体系文件与实际运作的一致性；部门绩效自评：各定期对年度/季度目标完成情况、流程执行效率、团队协作质量等进行自我评估；专项问题排查：针对特定环节（如采购流程、安全生产、数据管理等）开展定向审核，识别潜在风险点；管理改进闭环：通过审核发觉问题，推动整改措施落地，形成“检查-整改-验证-优化”的持续改进循环。二、详细操作流程与步骤说明（一）准备阶段：明确审核目标与资源保障成立审核组：由管理者代表或指定负责人牵头，组建独立于受审核部门的审核小组，成员需具备相关专业知识及审核能力（如熟悉体系标准、业务流程等），明确组长（工）及组员（工、*工）职责。确定审核范围与依据：范围：明确本次审核的业务单元（如“生产部”“市场部”）、流程模块（如“订单管理流程”“设备维护流程”）或时间段（如“2024年Q1”）；依据：包括组织内部制度（如《质量手册》《程序文件》）、法律法规（如《安全生产法》）、行业标准（如GB/T19001）及客户要求等。编制审核计划：明确审核目的、时间安排（如“2024年X月X日至X月X日”）、审核内容及分工（示例见下文“配套工具表格模板”），提前3个工作日通知受审核部门，保证其做好准备。（二）实施阶段：现场检查与证据收集首次会议：审核组与受审核部门负责人（*经理）、关键岗位人员召开会议，说明审核目的、范围、流程及配合要求，确认审核计划。现场审核：按审核计划通过访谈（如与生产主管工、操作员工交流）、查阅记录（如《设备点检表》《培训签到表》）、现场观察（如生产车间现场操作规范性）等方式收集客观证据；对审核发觉进行记录，区分“符合项”（满足要求）与“不符合项”（未满足要求），不符合项需明确具体条款、问题描述及证据支撑（如“《采购控制程序》4.2条规定‘供应商需现场评估’，但供应商2024年3月新增记录中无评估报告”）。审核组内部沟通：每日审核结束后，召开组内会议，汇总当天发觉的问题，对不确定项进行讨论，统一判定标准，避免主观偏差。（三）整改阶段：问题确认与措施落实编制审核报告：审核结束后3个工作日内，由审核组长（*工）编制《内部审核报告》，内容包括审核概况、审核发觉（符合项与不符合项清单）、结论（如“整体符合体系要求，但存在3项需改进的不符合项”）及改进建议。不符合项确认与整改：将审核报告发送至受审核部门，要求其在5个工作日内确认不符合项，并分析根本原因（如“未开展供应商评估”的根本原因是“新员工未培训《采购控制程序》”）；受审核部门制定《纠正与预防措施计划》，明确整改措施（如“4月15日前完成新员工培训，并修订《供应商管理流程》增加‘新增供应商强制评估’条款”）、责任人和完成时限。整改跟踪与验证：审核组对整改措施的实施情况进行跟踪，可通过查阅整改记录、现场复核等方式验证有效性；对未按期完成或整改不到位的问题，要求受审核部门重新制定措施，必要时升级至管理者代表（*总）协调解决。（四）总结阶段：成果输出与持续改进召开末次会议：向受审核部门、管理层汇报审核结果、整改情况及改进建议，确认后续改进方向。资料归档：将审核计划、检查记录、审核报告、整改措施及验证记录等整理成册，按档案管理规定归档保存，保存期限不少于3年。管理评审输入：将审核结果作为管理评审的输入材料，为管理层决策提供依据（如体系优化方向、资源配置调整等），推动组织整体绩效提升。三、配套工具表格模板表1：内部审核计划表审核目的验证生产部Q1体系运行符合性，识别潜在风险审核范围生产部“生产计划管理”“设备维护管理”“质量控制流程”审核依据《质量手册》（2023版）、《生产控制程序》（QP-08）、《设备管理规范》（EP-12）审核时间2024年4月10日-4月12日审核内容审核员生产计划审批流程是否合规*工设备点检记录完整性与有效性*工质检报告数据准确性追溯*工首次会议时间2024年4月10日9:00（生产部会议室）表2：内部检查表（示例：设备维护管理）审核项目审核内容审核方法记录结果符合性判定设备日常点检1.《设备日常点检表》记录是否完整（含点检时间、项目、结果、责任人）2.发觉异常是否及时上报并处理查阅2024年1-3月点检记录10份，访谈操作员*工3月15日点检表未记录“轴承温度”项目；异常记录显示“3月20日设备异响，*工当日上报并维修”不符合（点检记录不完整）设备维护保养1.月度维护计划是否按计划执行2.维护记录是否包含维护内容、更换部件、验收人查阅3月维护计划及验收记录，现场抽查设备C-002状态维护计划完成率100%，记录完整，设备运行正常符合表3：不符合项报告不符合项编号NC-2024-04-002受审核部门生产部审核日期2024年4月11日审核员*工不符合描述《设备日常点检表》（编号：D-003）中，2024年3月15日点检记录未填写“轴承温度”检测项目，违反《设备管理规范》（EP-12）5.1条“点检内容需覆盖所有关键参数”的要求。证据附件1：《设备日常点检表》（D-003）复印件不符合条款EP-125.1根本原因分析操作员*工对新版《点检表》格式不熟悉，未注意到“轴承温度”为新增必填项；部门未组织针对性培训。纠正措施1.工于4月18日前完成缺失项补充填写；2.生产部经理于4月20日前组织操作员进行《点检表》培训，留存培训记录。完成时限2024年4月20日验证结果（审核组填写）4月22日验证：补充记录完整，培训签到表及照片齐全，后续点检记录无遗漏。表4：部门自评评分表（示例：市场部Q1绩效自评）评价维度评价指标评价标准（满分10分）自评得分改进建议销售目标完成季度销售额达成率达成率≥100%得10分，90%-99%得8分，80%-89%得6分，＜80%得0分8加强客户跟进，重点攻坚项目流程执行合同审批流程及时性平均审批时长≤2个工作日得10分，3-4个工作日得7分，≥5个工作日得0分7优化合同模板，减少重复审批环节团队协作跨部门沟通满意度满意度调查平均分≥4.5分（5分制）得10分，4.0-4.4分得7分，＜4.0分得0分9定期与销售支持部召开沟通会表5：整改跟踪表不符合项编号NC-2024-04-002责任部门生产部整改措施1.补充填写3月15日点检记录；2.组织《点检表》培训责任人生产经理*经理计划完成时间2024年4月20日实际完成时间2024年4月19日整改描述1.工已完成补充填写，经设备管理员工确认无误；2.4月18日组织培训，应到10人，实到10人，留存培训签到表及PPT。验证人审核员*工验证结果整改有效，符合要求备注无四、使用过程中的关键要点与风险规避保证审核独立性：审核组成员不得与受审核部门存在直接业务隶属关系或利益关联，避免因主观因素影响审核结果的客观性。规范记录与证据：审核记录需真实、准确、完整，证据需可追溯（如记录需有签字、日期，现场观察需附照片或视频），避免主观臆断或模糊描述。强化整改闭环：对不符合项的整改措施需明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”