企业合同审核标准与操作手册

企业合同审核标准与操作手册一、手册适用范围与核心价值本手册旨在为企业法务、业务部门及相关审核人员提供一套标准化的合同审核流程与规范，保证企业对外签订的合同合法合规、权责清晰、风险可控。适用于企业各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的审核工作，有助于提升合同审核效率，统一审核标准，减少合同纠纷，保障企业合法权益。二、合同审核核心标准（一）主体资格审查合同主体是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力，包括企业法人、非法人组织、自然人的资质证明文件是否齐全有效（如营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书等）。涉及特殊行业的，需查验相应的行业许可证件。（二）内容合规性与公平性合同内容是否符合法律法规、行业规范及企业内部规章制度，是否存在显失公平的条款，双方权利义务是否对等，是否存在违反法律、行政法规的强制性规定。（三）条款明确性与完整性合同条款是否清晰、具体、无歧义，合同要素（如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方法等）是否完整。（四）风险可控性识别并评估合同履行过程中可能存在的法律风险、商业风险，如履约能力、付款条件、知识产权、保密义务、不可抗力、违约责任等风险点是否得到有效控制。（五）形式规范性合同形式是否符合法律要求，合同文本是否规范，签字盖章是否真实、完整、符合规定。三、企业合同审核操作流程（一）合同接收与初步登记接收送审材料：业务部门提交合同草案及相关背景材料（如立项审批表、对方当事人资质文件、技术协议等）至法务部门或合同审核岗位。材料完整性检查：审核人员检查送审材料是否齐全，包括合同文本、对方当事人主体资格证明、授权委托书（如非法定代表人签字）、相关附件等。材料不齐的，要求业务部门限期补正。登记台账：对收到的合同进行统一登记，记录合同名称、编号、送审部门、送审日期、对方当事人、合同金额、预计签约日期等基本信息，建立合同审核台账。（二）审核前准备熟悉合同背景：查阅业务部门提供的背景材料，知晓合同签订的目的、交易背景、业务模式及双方合作意向。收集审核依据：收集与合同相关的法律法规、行业政策、企业内部管理制度、类似合同模板等审核依据。明确审核重点：根据合同类型、交易金额、合作方情况等，确定本次审核的重点关注领域（如知识产权条款、违约责任、付款方式等）。（三）实质性审核主体资格审核：核对对方当事人名称、住所、法定代表人等基本信息与营业执照、证件号码等证明文件是否一致。检查对方当事人的经营范围、资质许可（如生产许可证、经营许可证、特种设备许可证等）是否满足合同约定内容。涉及分公司的，需核实总公司出具的授权委托书；涉及自然人的，需核实其身份信息及民事行为能力。对于长期合作方，可建立合格供应商/客户名录，定期复核其资质。合同内容合规性与合法性审核：审查合同条款是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等相关法律法规的强制性规定。检查合同是否存在格式条款，是否存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利的情形。保证合同标的、数量、质量、价款等约定符合企业经营范围及内部审批权限。权利义务条款审核：核对双方的权利义务是否明确、对等，特别是关于交付、验收、付款、保密、知识产权、保险等关键条款。明确履约期限、地点、方式的具体约定，避免模糊表述（如“尽快”“合理时间内”等）。审查知识产权归属、使用许可及侵权责任承担条款，保证企业知识产权安全。违约责任条款审核：审查违约责任是否明确、具体，是否与违约行为造成的损失相当。检查违约金、赔偿金的计算方式是否合理，是否约定过高或过低。明确违约情形的认定标准及免责条件（如不可抗力）。争议解决条款审核：审查争议解决方式（诉讼或仲裁）的选择是否明确，管辖法院或仲裁机构是否约定清晰、合法。优先选择企业所在地或有利于企业的争议解决机构和管辖地。合同形式与其他条款审核：检查合同份数、生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效等）是否明确。审查合同附件是否齐全，附件内容与主合同是否一致。检查是否需要明确合同的变更、解除、终止条件及程序。（四）沟通与澄清提出审核意见：审核人员对审核中发觉的问题，在合同文本上用红色批注或出具《合同审核意见单》，明确列出问题点、修改建议及法律依据。与业务部门沟通：就审核意见与业务部门进行充分沟通，解释法律风险及修改理由，知晓业务实际需求，共同探讨解决方案。与对方当事人沟通（如需）：对于涉及重大利益或复杂条款的问题，在业务部门同意后，可协助与对方当事人进行沟通协商，争取对我方有利的条款。记录沟通情况：对沟通过程、主要意见及达成共识的内容进行书面记录，保证可追溯。（五）审核意见出具与反馈出具最终审核意见：根据沟通结果，对合同文本进行最终修改完善，出具明确的审核意见：同意：合同内容基本合规，风险可控，可按约定流程签署。有条件同意：合同存在部分问题，需按审核意见修改完善后再次审核。不同意：合同存在法律风险或违法违规内容，无法通过审核，建议重新谈判或终止合作。反馈审核结果：将审核意见及修改后的合同文本及时反馈至业务部门，并跟踪业务部门对合同修改的落实情况。（六）合同修订与复审合同修订：业务部门根据审核意见组织修订合同文本，保证所有问题点得到妥善处理。修订后的合同需再次提交审核人员复核。复审确认：审核人员对修订后的合同进行复核，确认问题已解决、风险已控制后，方可通过审核。（七）审核通过与归档审核通过流转：审核通过的合同，由法务部门在合同文本上加盖“审核通过”章，或出具《合同审核确认书》，按企业规定的审批流程流转至有权审批人签署。合同签署：合同经企业法定代表人或授权代表人签字并加盖企业公章后生效。签署时保证合同文本与最终审核版本一致。合同归档：签署完成的合同原件由指定部门（如行政部、档案室或法务部）统一归档管理，建立合同档案，包括合同文本、附件、审批文件、审核意见单、沟通记录等。归档时按规定编号、登记，保证查阅便捷。四、常用审核工具与模板表格（一）合同审核登记表合同编号合同名称送审部门送审日期对方当事人合同金额（元）预计签约日期审核状态审核人审核完成日期归档号填写说明：1.合同编号按企业统一编码规则填写；2.审核状态可选择“待审核”“审核中”“已通过”“未通过”；3.归档号由档案管理部门填写。（二）合同审核意见表合同编号合同名称审核项目审核标准审核发觉（问题描述）修改建议法律依据审核人审核日期填写说明：1.审核项目可填写“主体资格”“合同内容”“违约责任”等；2.审核发觉需具体描述问题条款及内容；3.修改建议应明确、可操作；4.法律依据需注明具体法律法规名称及条款。（三）合同审核沟通记录表合同编号合同名称沟通日期沟通地点/方式参与人员沟通内容摘要达成共识/待解决问题记录人确认人填写说明：1.参与人员包括审核人员、业务部门人员及对方人员（如有）；2.达成共识/待解决问题需明确记录，必要时可附附件。五、关键注意事项（一）证据留存意识审核过程中形成的所有材料，包括合同草案、审核意见、沟通记录、邮件往来、资质文件复印件等，均应妥善保管，保证审核过程的可追溯性，以备后续可能发生的争议或核查。（二）保密义务审核人员应对在审核过程中接触到的企业商业秘密、对方当事人信息及合同内容严格保密，不得向无关第三方泄露。（三）审慎对待模糊条款合同中避免使用“大概”“尽量”“相关”等模糊词汇，对可能产生歧义的条款应要求明确化、具体化。对于无法明确的，应在合同中定义术语含义或作为附件详细约定。（四）关注特殊条款对于合同中的“霸王条款”“责任限制条款”“管辖条款”“通知送达条款”等对双方权利义务影响重大的特殊条款，应予以重点关注，保证其合法、公平、明确。（五）持续学习与更新法律法规及行业政策不断变化，审核人员应持续学习最新的法律知识、行业动态及企业内部制度，及时更新合同审核标准与风险点库。（六）团队协作与专业支持对于复杂、重大或新型业务的合同审核，应组织法务、业务、财务等多部门进行会审，必要时可寻求外部法律