机关单位采购流程规范手册

机关单位采购流程规范手册前言为进一步规范我单位采购行为，提高资金使用效益，确保采购过程的公开、公平、公正，防范采购风险，依据国家相关法律法规及上级主管部门采购管理规定，结合我单位实际情况，特制定本手册。本手册旨在为各部门及相关人员提供清晰、可操作的采购工作指引，确保各项采购活动有章可循、有据可依，促进单位各项工作的顺利开展。全体采购相关人员须认真学习并严格遵照执行。第一章总则第一条适用范围本手册适用于我单位所有使用财政性资金、自有资金及其他依法取得的资金进行货物、服务和工程采购的活动。单位内设各部门、下属事业单位（如有）的采购行为均须遵守本手册规定。第二条基本原则采购活动应严格遵循以下原则：1.依法合规原则：严格遵守国家及地方关于政府采购的法律法规、政策规定和单位内部管理制度。2.公开透明原则：采购信息、采购过程、采购结果等应在规定范围内公开，接受监督。3.公平竞争原则：为符合条件的供应商提供平等的竞争机会，不得设置不合理门槛或歧视性条款。4.公正诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，供应商应诚信履约。5.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最经济的成本获得最大的价值，注重性价比。第三条管理机构及职责1.单位领导班子：负责审批单位重大采购事项、采购管理制度及采购预算。2.办公室（或指定的采购管理部门）：作为采购工作的归口管理部门，负责统筹协调、组织实施单位日常采购活动；拟定采购管理制度；审核采购需求与计划；组织采购方式的论证与报批；监督采购过程与合同履行；管理采购档案等。3.各需求部门：负责提出本部门的采购需求，明确采购标的的技术参数、数量、质量要求、交付时间等；参与采购文件的评审、供应商的考察（如需）、履约验收等工作。4.财务部门：负责采购预算的审核与安排；依据采购合同、验收合格证明等办理资金支付手续；对采购资金的使用情况进行监督。5.纪检监察部门（或相应监督机构）：对采购活动全过程进行监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。第二章采购需求提出与审批第四条采购需求提出各需求部门根据工作实际需要，在每年编制年度预算时，同步提出下一年度的采购需求计划。对于临时急需的采购项目，应提交专项采购申请。采购需求应包括以下主要内容：1.采购项目名称、具体品目及数量。2.详细的技术规格、性能参数、质量标准或服务内容与标准。3.预计采购金额（需附测算依据）。4.供货时间或服务提供时间。5.其他特殊要求（如安装、培训、售后服务等）。需求部门应对其提出的采购需求的真实性、合规性和准确性负责。第五条采购需求内部审核需求部门负责人应对本部门提交的采购需求进行初步审核，重点审核其必要性、合理性及与部门工作目标的相关性。审核通过后，连同相关说明材料一并报送单位办公室（采购管理部门）。第六条采购预算审核与报批1.办公室（采购管理部门）收到采购需求后，会同财务部门对采购项目是否在年度预算范围内、预算金额是否合理进行审核。2.对于未列入年度预算或预算不足的采购项目，原则上不予受理，特殊情况需按规定程序报批追加预算。3.审核通过的采购需求，按单位“三重一大”决策制度及经费审批权限，报请相应层级领导审批。大额或重大采购项目需提交单位领导班子集体研究决定。第三章采购方式确定第七条采购方式分类根据采购项目的金额、性质及市场竞争情况，可采用的采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。具体适用条件和程序应符合国家相关规定。第八条采购方式选择与审批1.办公室（采购管理部门）根据批准的采购需求、项目特点及相关金额标准，提出拟采用的采购方式建议。2.对于达到规定数额标准的采购项目，应严格按照国家及上级主管部门规定的采购方式执行。3.拟采用公开招标以外采购方式的，特别是采用单一来源采购方式的，办公室（采购管理部门）需组织进行必要性和合规性论证，形成论证报告，按程序报批。未经批准，不得擅自采用非招标采购方式。第四章采购文件编制与发布第九条采购文件编制1.采购文件（包括招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等）是采购活动的重要依据，应由办公室（采购管理部门）会同需求部门共同编制。2.采购文件应根据经批准的采购需求和采购方式进行编制，内容应完整、规范、准确，主要包括：采购公告/邀请书、投标人须知、采购需求与技术规格、评审标准与方法、合同主要条款、投标/响应文件格式等。3.采购文件不得设置倾向性、歧视性条款，不得指定品牌、型号（除无法准确描述的技术参数外，可引用品牌型号作为参考，但应注明“或相当于”），不得含有不合理的门槛限制。4.需求部门应全程参与采购文件的编制工作，对其中涉及技术参数和服务要求的部分进行确认。第十条采购文件审核编制完成的采购文件，应经过以下审核程序：1.办公室（采购管理部门）负责人审核。2.需求部门负责人对技术参数等内容进行复核。3.必要时，可邀请法律顾问或相关领域专家对采购文件的合法性、合规性、公正性进行审核。4.大额或复杂项目的采购文件，应报请单位分管领导审定。第十一条采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等方式的采购项目，其采购公告（或资格预审公告）应在规定的媒介上发布。2.采购文件应向符合条件的潜在供应商免费提供或按成本价发售。3.发布的采购信息应真实、准确、完整，不得泄露保密信息。第五章采购执行与合同签订第十二条采购活动组织1.办公室（采购管理部门）负责组织实施具体的采购活动，包括接收投标/响应文件、组织开标、评标（谈判、磋商、询价）等。2.评标委员会（或谈判小组、磋商小组、询价小组）应由单位代表和相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数和专家比例应符合规定。与供应商有利害关系的人员应主动回避。3.评审活动应在规定的场所进行，遵循独立、客观、公正的原则，按照采购文件规定的评审标准和方法进行。评审过程应有详细记录。第十三条确定成交供应商1.评审结束后，评标委员会（或相应小组）应出具评审报告，推荐成交候选供应商名单及排序。2.办公室（采购管理部门）根据评审报告和相关规定，确定成交供应商，并在规定媒介上公告成交结果。3.成交结果公告期满无异议的，方可发出成交通知书。第十四条合同签订1.成交通知书发出后，办公室（采购管理部门）应组织需求部门与成交供应商在规定期限内按照采购文件、中标（成交）供应商的投标（响应）文件及澄清文件等确定的事项签订书面采购合同。2.合同文本应使用规范的合同范本，内容应包括：当事人基本信息、采购标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准、违约责任、解决争议的方法等。3.合同签订前，应由办公室（采购管理部门）对合同条款的完整性、准确性、合规性进行审核，必要时可征求法律顾问意见。4.合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）后生效。第六章履约验收与资金支付第十五条履约管理合同签订后，供应商应按照合同约定组织生产、供货或提供服务。办公室（采购管理部门）和需求部门应关注供应商的履约进展情况，对可能出现的问题及时进行沟通协调。第十六条验收1.货物送达或服务完成后，需求部门应会同办公室（采购管理部门）及相关专业人员（必要时可邀请第三方机构参与）组成验收小组，依据采购合同、采购文件、国家相关标准及供应商提供的技术资料等进行验收。2.验收应制定详细的验收方案，明确验收内容、标准、方法和程序。对大型或复杂的采购项目，可根据需要进行分阶段验收。3.验收合格的，应由验收小组共同签署《采购项目验收单》，并注明验收结论、日期。验收不合格的，应书面通知供应商，要求其在规定期限内进行整改或采取其他补救措施，并重新组织验收。4.验收结果作为资金支付和处理履约争议的重要依据。第十七条资金支付1.验收合格后，需求部门将《采购项目验收单》、合同、发票等相关凭证提交办公室（采购管理部门）审核。2.办公室（采购管理部门）审核无误后，转送财务部门。3.财务部门对相关凭证的完整性、合规性进行复核，确认无误后，按照合同约定的付款方式和期限办理资金支付手续。严禁无合同、无验收合格证明或不合格品的资金支付。第七章档案管理第十八条档案收集与整理每项采购活动结束后，办公室（采购管理部门）应指定专人负责将采购过程中形成的所有文件资料进行系统收集、整理和归档。采购档案主要包括：1.采购立项申请及审批文件；2.采购预算相关文件；3.采购需求与技术参数确认材料；4.采购方式审批文件及相关论证材料；5.采购文件（包括最终版及所有修改稿）、采购公告、中标（成交）公告；6.供应商的投标（响应）文件、澄清说明材料；7.评审报告、评分汇总表、评委评审意见；8.成交通知书；9.采购合同及补充协议；10.履约验收报告（单）、检验检测报告（如有）；11.发票、付款凭证；12.质疑、投诉处理材料（如有）；13.其他与采购活动相关的文件资料。第十九条档案保管与利用采购档案应按照《中华人民共和国档案法》及单位档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保管。档案保管期限应符合相关规定。借阅、复制采购档案需履行相应审批手续，并遵守保密规定。第八章监督与责任追究第二十条内部监督单位纪检监察部门（或相应监督机构）应定期或不定期对单位采购活动进行监督检查，重点检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购人员廉洁自律情况等。第二十一条外部监督自觉接受财政、审计等上级主管部门的监督检查，积极配合其工作。对监督检查中发现的问题，应及时整改。第二十二条责任追究对在采购活动中违反本手册规定，或存在滥用职权、玩忽职守