档案馆库房各项制度

PAGE档案馆库房各项制度一、总则（一）目的为加强档案馆库房管理，确保档案的安全与完整，有效保护和利用档案资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆库房的所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。（三）基本原则1.安全保密原则确保档案在库房存储期间的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保护。2.科学管理原则运用科学的方法和技术手段，对库房环境、档案存储设备等进行合理规划和管理，提高档案管理的效率和质量。3.有效利用原则在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和服务。积极推进档案信息化建设，提高档案利用的便捷性和时效性。二、库房环境管理制度（一）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，定期对库房温湿度进行监测和记录。如温湿度超出规定范围，应及时采取调控措施。3.根据季节变化和温湿度实际情况，合理使用空调、除湿机、加湿器等设备进行温湿度调节。（二）清洁卫生1.建立库房清洁制度，定期对库房地面、货架、档案柜等进行清扫，保持库房环境整洁。2.严禁在库房内吸烟、饮食、堆放杂物等，防止灰尘、污渍等对档案造成污染。3.定期对库房门窗、通风口等进行检查和维护，确保库房通风良好，空气清新。（三）防火防盗1.库房应配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.制定消防应急预案，定期组织消防演练，提高工作人员的消防安全意识和应急处置能力。3.库房门窗应安装防盗设施，如防盗门、防盗窗等，并确保其坚固可靠。加强库房安全保卫工作，严格执行人员出入登记制度，严禁无关人员进入库房。三、档案存储管理制度（一）档案上架1.档案应按照分类方案进行整理和编号，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.档案上架时，应按照编号顺序依次排列，不得随意堆放。档案应直立存放，避免档案弯曲、变形。3.同一全宗的档案应集中存放，不同全宗的档案应分开存放，并做好标识。（二）存储设备管理1.库房应配备足够数量的档案柜、货架等存储设备，并定期进行检查和维护，确保其完好无损。2.存储设备应根据档案的类型、规格和数量进行合理配置，满足档案存储的需要。3.对存储设备进行定期清洁和消毒，防止虫害、霉菌等对档案造成损害。（三）电子档案存储1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.建立电子档案存储管理制度，对电子档案的存储环境、存储设备、存储介质等进行规范管理。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性和完整性。四、档案出入库管理制度（一）档案入库1.档案接收部门应按照档案移交清单，将档案整理齐全后移交至档案馆库房。2.档案馆库房管理人员应认真核对档案移交清单，对档案的数量、质量、完整性等进行检查。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。3.档案入库时，库房管理人员应按照档案上架要求，将档案准确无误地存放在指定位置，并做好入库登记。（二）档案出库1.档案利用部门应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，并经部门负责人签字批准后，提交至档案馆库房。2.档案馆库房管理人员应根据档案借阅申请表，对档案的借阅情况进行审核。如符合借阅规定，应办理档案出库手续，并将档案交予借阅人员。3.档案出库时，库房管理人员应在档案借阅登记簿上做好记录，注明档案的出库时间、借阅人员、借阅期限等信息。（三）档案归还1.档案借阅人员应在借阅期限届满前，将档案归还至档案馆库房。如因特殊情况需要延期借阅，应提前办理延期手续。2.档案馆库房管理人员应认真核对归还档案的数量、质量、完整性等情况。如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。3.档案归还时，库房管理人员应在档案借阅登记簿上做好记录，注明档案的归还时间、借阅人员等信息。五、档案利用管理制度（一）利用方式1.本档案馆库房提供档案查阅、借阅、复制等利用服务。2.查阅档案应在库房指定区域进行，查阅人员不得擅自将档案带出库房。3.借阅档案应按照规定的借阅期限归还，如需复制档案，应经档案馆库房管理人员同意，并按照规定的程序办理复制手续。（二）利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案利用情况进行详细记录。记录内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用档案名称、数量、用途、利用方式等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，确保档案利用情况可追溯。（三）利用审批1.档案利用部门应填写档案利用申请表，注明利用档案的名称、数量、用途、利用期限等信息，并经部门负责人签字批准后，提交至档案馆库房。2.档案馆库房管理人员应根据档案利用申请表，对档案利用情况进行审核。如涉及重要档案或敏感信息的利用，应报经档案馆负责人批准。六、档案鉴定与销毁管理制度（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、维护历史真实面貌的原则。2.对档案的价值进行客观、公正的评价，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对库存档案进行逐卷审查，根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，确定档案的价值。2.对鉴定为无保存价值的档案，编制档案销毁清单，报经档案馆负责人审核批准后，进行销毁处理。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息。七、档案统计管理制度（一）统计内容1.对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、来源、保管期限、利用人次、利用档案数量等信息。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计和记录。2.利用档案管理系统等信息化手段，对档案数据进行实时统计和分析。（三）统计报表1.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导汇报档案管理工作情况。2.档案统计报表应数据准确、内容完整、格式规范，确保统计信息的真实性和可靠性。八、档案人员岗位职责制度（一）库房管理人员岗位职责1.负责库房档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、上架、保管、查阅、借阅、归还等。2.定期对库房档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、质量完好。3.负责库房环境的管理，如温湿度控制、清洁卫生、防火防盗等。4.协助档案利用部门办理档案查阅、借阅、复制等手续，提供档案利用服务。5.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。（二）档案整理人员岗位职责1.按照档案分类方案和整理规范，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.对档案的整理情况进行检查和核对，确保档案整理质量符合要求。3.协助库房管理人员做好档案上架和存储工作。4.参与档案鉴定和销毁工作，对鉴定为无保存价值的档案进行整理和登记。（三）档案利用人员岗位职责1.填写档案利用申请表，注明利用档案的名称、数量、用途、利用期限等信息，并经部门负责人签字批准后，提交至档案馆库房。2.在规定的时间和地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。3.按照规定的程序办理档案复制手续，确保档案复制件的质量和安全性。4.按时归还档案，如因特殊情况需要延期借阅