档案工作规范化管理制度

PAGE档案工作规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的规范化管理，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集公司各类档案资料，保证档案的齐全完整，避免重要信息遗漏。3.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.及时性原则：档案的形成、收集、整理等工作应及时进行，确保档案的时效性。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善公司档案工作规范化管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作。建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。负责档案库房的日常管理，确保档案的安全存储，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。2.各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的指导和监督。按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的各类档案资料收集齐全，进行初步整理，确保档案的完整和准确。在档案管理部门的指导下，对本部门档案进行分类、编号、装订等整理工作，并编制档案目录。妥善保管本部门的档案，确保档案的安全，不得擅自销毁、涂改、转借档案。根据工作需要，及时向档案管理部门移交应归档的档案资料。二、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件，人事任免、奖惩、培训等文件，公文处理、印章管理、证照管理等文件。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同管理、客户关系管理、财务管理、审计监督等文件。4.生产技术类：包括产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等文件。5.质量安全类：包括质量管理体系文件、质量检验报告、安全管理制度、安全事故处理等文件。6.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商管理、物资验收、库存管理等文件。7.基本建设类：包括工程项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程招投标文件、工程竣工验收文件等。8.科研项目类：包括科研项目立项申请书、项目合同书、研究报告、成果鉴定文件等。9.设备仪器类：包括设备仪器购置合同、设备仪器验收报告、设备仪器使用说明书、设备仪器维护保养记录等。10.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。2.全宗号：暂定为公司代码[具体代码]。3.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为“永久”、“长期”（15年以上）、“短期”（15年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。5.类别：按照档案分类的十大类，分别用“XZ”（行政管理类）、“DQ”（党群工作类）、“JY”（经营管理类）、“SC”（生产技术类）、“ZA”（质量安全类）、“WC”（物资采购类）、“JS”（基本建设类）、“KY”（科研项目类）、“SB”（设备仪器类）、“KJ”（会计档案类）表示。6.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类永久档案，其编号为：[全宗号]2023YXZ0001。三、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，具体收集范围如下：1.上级机关发来的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司内部形成的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。4.公司组织召开的各种会议的文件、记录、纪要等。5.公司人事管理方面的文件，如员工档案、招聘录用资料、培训记录、考核评价等。6.公司财务管理方面的文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司生产经营活动中的各类文件，如市场调研资料、营销策划方案、生产计划、质量检验报告等。8.公司基本建设项目的相关文件，如立项批复、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。9.公司科研项目的文件，如立项申请书、研究报告、成果鉴定文件等。10.公司设备仪器管理方面的文件，如购置合同、验收报告、使用说明书、维护保养记录等。11.公司党群工作方面的文件，如党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。12.其他具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应熟悉本部门的工作业务，了解档案的形成过程，及时收集各类档案资料。3.对收集到的档案资料，应进行认真核对，确保档案内容真实、准确、完整，签字手续齐全。4.对于重要文件和资料，应进行备份或采取其他保护措施，防止丢失或损坏。（三）整理要求1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.整理档案时，应遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。3.对每份档案应进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。4.档案应按照一定的顺序排列存放，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。5.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的字迹清晰、页面完整。6.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的安全和可利用性。四、档案的保管（一）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间，配备必要的消防器材和防虫、防潮设备。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应安装防盗门窗、监控设备和报警装置，确保档案的安全。4.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案分类顺序排列存放档案，便于查找和管理。5.档案架（柜）应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和查找档案。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用统一规格的档案盒或档案袋进行装订和存放，档案盒（袋）应标明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类进行分类存储，并建立电子档案目录，便于查找和利用。3.声像档案应按照档案内容进行分类整理，存储在专用的存储设备上，并注明档案的题名、日期、来源等信息。（三）档案保管期限档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，具体如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，重要的合同协议，财务审计报告等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为15年以上。如公司年度工作计划、总结，一般性的合同协议，人事档案等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为15年以下。如临时性的文件、资料等。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。4.档案销毁时，应在指定地点进行，并由两人以上监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵守本制度的规定，不得擅自扩大利用范围。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，提供档案查阅场所，并指定专人负责协助查阅。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的范围内进行查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照、涂改档案内容。如需摘抄、复制档案内容的，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。5.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，向借阅人员发放档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅的，应办理延期手续。6.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、丢失、损坏档案。如因保管不善造成档案丢失或损坏的，应承担相应的责任。（三）利用监督1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员、档案名称、编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率和需求，为档案管理工作提供参考依据。3.档案管理部门应对档案利用过程进行监督，发现违规行为应及时制止，并按照有关规定进行处理。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.推进档案信息资源的共享和开发利用，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编号、编目、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息安全保障：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展