城市建设项目档案管理规范文本

城市建设项目档案管理规范文本一、总则（一）目的与依据为规范城市建设项目档案（以下简称“项目档案”）的管理工作，确保项目档案的真实、完整、系统与安全，充分发挥其在城市规划、建设、管理及后续维护中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合城市建设项目的特点，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于各类新建、扩建、改建的城市建设项目，包括但不限于房屋建筑、市政基础设施、公用事业、交通、园林等项目的档案管理。项目各参与单位，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关机构，均应遵循本规范。（三）基本原则1.真实准确原则：项目档案必须真实反映项目建设的全过程和实际情况，数据准确，依据充分。2.完整系统原则：项目档案应全面涵盖项目建设各阶段形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的有机联系和项目的系统性。3.规范有序原则：项目档案的收集、整理、组卷、保管、利用等环节应符合统一的规范要求，做到有序管理。4.安全保密原则：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，确保项目档案的实体安全和信息安全，防止失泄密事件发生。二、归档范围与质量要求（一）归档范围项目档案的归档范围应包括从项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工验收直至交付使用等全过程形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。主要包括但不限于：1.工程准备阶段文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、招投标文件及相关合同等。2.工程勘察设计文件：勘察报告、初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更等。3.工程施工文件：施工组织设计、开工报告、技术交底、隐蔽工程记录、施工日志、质量评定、分部分项验收记录、原材料及设备合格证与检验报告等。4.工程监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、质量评估报告等。5.工程竣工验收文件：竣工验收申请、验收组组成文件、验收报告、整改记录、工程竣工图等。6.项目后期文件：工程竣工结算、财务决算、权属证明、保修文件、项目评优资料等。7.其他具有保存价值的文件材料：如重要的会议纪要、声像资料、电子文件等。（二）质量要求1.原始性：归档文件材料应为原件，确需用复印件归档的，应注明原件保管单位或出处，并加盖原件保管单位公章及经办人名章。2.准确性：文件内容真实反映工程实际情况，数据准确无误，图物相符，签字盖章手续完备。3.完整性：按照归档范围收集齐全，不缺项、不漏页，成套性文件应完整无缺。4.规范性：文件格式、书写材料、纸张规格等应符合相关标准。字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的书写材料。图纸应折叠规范，图标外露。5.系统性：文件材料应按照项目的内在联系和形成规律进行整理组卷，保持案卷内文件的有机联系。三、档案的收集与整理（一）收集1.项目建设单位应明确档案管理负责人和专职或兼职档案管理人员，负责项目档案的统一管理和协调。2.勘察、设计、施工、监理等参建单位应指定专人负责本单位形成的项目文件材料的收集、积累和整理，并按时向建设单位移交。3.文件材料的收集应贯穿于项目建设的全过程，做到及时、完整，防止遗漏和丢失。重大活动、重要会议应做好记录并及时整理归档。（二）整理1.组卷：应根据文件材料的性质、内容和形成规律，结合项目专业特点进行组卷。一般可按项目阶段、专业、单位工程或文件类型组卷。案卷不宜过厚，一般不超过规定厚度。2.编目：*卷内文件排列：同一案卷内文件应按照形成时间顺序或逻辑关系排列，批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。*编写页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号位置符合规范要求。*填写卷内目录和备考表：卷内目录应包含序号、文件编号、文件题名、日期、页号、备注等项。备考表应说明卷内文件的完整性、有效性及其他需要说明的情况。*案卷封面与脊背：案卷封面应填写项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。脊背应填写项目名称、案卷号。3.装订：案卷应采用线装或符合档案保护要求的其他装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物。四、档案的保管与利用（一）保管1.档案保管场所应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.建立健全档案库房管理制度，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安全监控设备。3.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案的保管应符合国家关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。应定期进行备份，并对存储介质进行检测和维护。（二）利用1.建立档案利用制度，明确利用范围、审批程序和借阅手续。2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。3.涉密档案的利用应严格遵守国家保密法律法规，按照保密级别进行管理，严禁泄密。4.档案利用可采用查阅原件、复制件、提供咨询等方式。复制档案须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案管理部门证明章。5.利用者应在规定期限内归还档案，档案管理人员应对归还档案进行检查。五、电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、归档应与项目建设同步进行。2.电子文件的格式应符合国家相关标准，确保其长期可读性。重要的电子文件应同时保存其纸质版本或缩微胶片。3.电子档案应进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，合格后方可归档。4.电子档案应存储在符合安全要求的载体上，并进行异地备份。定期对电子档案的存储介质进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。5.建立电子档案管理系统，实现对电子档案的有效管理和便捷利用，并确保系统安全稳定运行。六、责任与附则（一）责任1.建设单位对项目档案的完整性、准确性和系统性负总责。2.勘察、设计、施工、监理等参建单位对各自形成的文件材料的真实性、完整性和规范性负责，并按规定向建设单位移交。3.档案管理人员应认真履行职责，严格遵守档案管理规章制度，确保档案安全，积极提供利用服务。4.对在项目档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本规范，造成档案失真、损毁、丢失或泄密的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、行政处