合同管理制度及流程

合同管理制度及流程一、合同管理制度的核心要素合同管理制度是企业合同管理活动的“宪法”，它规定了合同管理的基本原则、组织架构、职责分工以及各类合同行为的规范。一个健全的合同管理制度应至少包含以下核心要素：（一）总则：制度的基石与导向总则部分需明确制度制定的目的与依据（如《中华人民共和国民法典》等相关法律法规）、适用范围（企业内部各部门及对外发生的合同行为）、合同管理的基本原则（如合法合规原则、平等自愿原则、公平诚信原则、风险控制优先原则等）。这部分为整个制度定下基调，确保所有合同管理活动都有章可循，方向不偏。（二）合同管理机构与职责：权责分明，协同高效明确合同管理的责任主体是制度有效运行的前提。通常，企业会设立专门的合同管理部门（如法务部或合同管理中心）作为归口管理机构，同时明确各业务部门在合同管理中的具体职责。*归口管理部门：负责制度的制定与修订、标准合同文本的拟定与更新、合同审核（尤其是法律审核）、合同纠纷的处理、合同管理人员的培训、合同档案的统一管理与监督检查等。*业务部门：作为合同的发起方和执行方，负责合同相对方的初步筛选与资质调查、合同需求的提出、合同谈判、合同文本的初步拟定（或选用标准文本）、合同的履行跟踪、以及在履行过程中发现问题的及时反馈。*财务部门：从财务风险、税务合规、支付结算等角度对合同进行审核，并负责合同款项的收付管理。*其他相关部门：如技术部门对合同中的技术条款进行审核，采购部门对采购类合同的市场公允性进行评估等，根据合同性质和内容确定参与审核的部门。（三）合同的种类与标准文本：规范与效率并重企业应根据自身业务特点，梳理常用的合同种类（如买卖合同、服务合同、租赁合同、借款合同等），并由归口管理部门牵头，组织相关业务部门共同制定和修订标准合同文本。标准合同文本应经过法律专业审查，力求条款完备、权责清晰、风险可控，以提高合同谈判和起草的效率，降低重复劳动和法律风险。非标准合同文本的使用应受到更严格的审核和控制。（四）合同的订立：从源头把控风险合同订立是合同管理的起始环节，也是风险控制的关键节点。*合同相对方的选择与资质审查：业务部门在发起合同前，应对相对方的主体资格（如营业执照、相关资质证书）、信用状况、履约能力、商业信誉等进行充分调查和评估，必要时可要求对方提供相应的证明文件。归口管理部门可提供指导和支持。*合同谈判与起草：谈判应围绕合同的核心条款（如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等）进行。优先使用标准合同文本，如需修改或起草非标准文本，应确保条款明确、具体、可操作，并避免法律漏洞。*合同的审核与审批：这是内控的核心环节。合同文本完成初稿后，须按规定流程提交相关部门进行审核。审核内容包括但不限于：合法性（主体、内容、形式是否合法）、合规性（是否符合公司内部规章制度）、完整性（条款是否齐全）、严谨性（表述是否清晰、逻辑是否严密）、公平性（权利义务是否对等）、经济性（是否符合企业利益最大化原则）。审核意见应书面记录，审核过程中发现的问题应及时与起草部门沟通修改。审核通过后，按审批权限逐级报请审批。审批权限应根据合同的性质、金额、重要性等因素进行分级设定。*合同的签署与用印：合同经最终审批通过后，方可签署。签署人应具备合法的授权。企业公章的使用应严格遵守用印管理规定，合同文本需与审批定稿版本一致，份数齐全。（五）合同的履行：动态跟踪与风险预警合同签署后，并非万事大吉，合同的履行过程同样需要精细化管理。*履行跟踪：业务部门是合同履行的第一责任人，应密切关注合同履行情况，确保己方义务按时足额履行，同时监督对方履行情况。*合同变更、解除与终止：如因客观情况发生变化需变更或解除合同，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，履行相应的审核审批程序。合同终止后，应办理相关的结算、清理手续。*违约处理与争议解决：发现对方违约时，业务部门应及时收集证据，并向归口管理部门报告。归口管理部门应协助业务部门分析情况，采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式维护企业合法权益。（六）合同的归档与保管：有据可查，责任追溯合同签署后，正本及相关附件、审批文件、履行过程中的重要单据（如送货单、验收单、付款凭证等）应及时交归口管理部门统一归档保管。档案管理应符合国家及企业档案管理规定，确保合同档案的完整、安全、保密和可查阅性。明确合同档案的保管期限和销毁程序。（七）责任追究：奖惩分明，保障执行制度中应明确对在合同管理工作中认真负责、有效防范风险、为企业挽回损失的部门或个人给予表彰和奖励；对因故意或重大过失违反本制度，导致合同无效、被撤销、发生纠纷或给企业造成经济损失的，应追究相关责任人的责任。（八）附则：制度的解释与生效明确制度的解释权归属、与其他相关制度的衔接、以及制度的生效日期和修订程序等。二、合同管理的基本流程合同管理流程是制度在操作层面的具体体现，旨在确保合同从发起至归档的全生命周期得到规范、高效的管理。一个典型的合同管理流程通常包括以下阶段：1.合同需求发起与初步规划：业务部门根据经营需要，提出合同订立需求，明确合同标的、主要条款设想、预算等，并进行初步的可行性分析。2.合同相对方调查与评估：业务部门对潜在合作方进行背景调查和资质审查，形成评估意见。3.合同文本起草或选用：业务部门根据谈判情况和标准文本（如适用）起草合同初稿，或直接选用标准合同文本填写相关信息。4.内部审核流转：*业务部门负责人审核：对合同的业务真实性、必要性、可行性及初步条款进行审核。*相关职能部门审核：如财务部门审核价格、付款方式、税务等；技术部门审核技术参数、质量标准等。*法务部门/归口管理部门审核：进行全面的法律风险审查，提出修改意见。各审核环节应在规定时限内完成，并出具明确的审核意见。5.审批决策：合同按审核意见修改完善后，根据其重要性和金额大小，提交相应层级的领导审批。重大合同可能需要经过总经理办公会或董事会审议。6.合同签署与用印：审批通过后，由授权代表签署合同，并按照公司印章管理规定加盖公章。若为多页合同，应注意页码连续、骑缝章等细节。7.合同履行跟踪与监控：业务部门负责合同的具体履行，跟踪进度，确保双方权利义务得到落实。财务部门根据合同约定和履行情况办理款项支付。8.合同变更、解除或争议处理：如发生需要变更、解除合同的情形或出现履行争议，按制度规定的程序处理。9.合同结算与归档：合同履行完毕或终止后，业务部门办理最终结算，整理全部合同资料，移交归口管理部门归档。10.合同台账管理与定期复盘：归口管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、归档等情况进行动态记录。定期对合同管理情况进行统计分析和复盘，总结经验教训，持续优化合同管理制度和流程。三、合同管理的保障措施为确保合同管理制度及流程能够有效落地，企业还需辅以必要的保障措施：*组织保障：高层领导应重视合同管理工作，明确各部门的合同管理职责，确保归口管理部门具备足够的权限和专业能力。*人员保障：加强对合同管理人员（包括法务人员和业务部门合同专员）的法律知识、业务知识和管理制度培训，提升其专业素养和风险意识。*制度保障：不断完善合同管理制度体系，确保制度的科学性、合理性和可操作性，并保持与国家法律法规的同步更新。*技术保障：积极引入合同管理信息系统（CMS），实现合同在线起草、审核、审批、签署、履约跟踪、归档、查询等全流程电子化管理，提高效率，减少人为差错，并便于数据统计和风险预警。*监督检查与持续改进：定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查和审计，发现问题及时整改。通过对已发生合同纠纷案例的分析，总结经验教训，持续优化合同管理体系。结语合同管理制度及流程的构建是一项系统工