体系专员岗位职责说明书

体系专员岗位职责说明书岗位目标体系专员是组织管理体系有效运行与持续改进的核心推动力量之一。该岗位通过策划、建立、维护、监督和改进组织的质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关管理体系，确保其符合国家法律法规、行业标准及组织内部要求，从而提升组织整体运营效率、风险控制能力与核心竞争力，为实现组织战略目标提供坚实保障。主要工作职责一、体系建立与维护负责组织管理体系（如质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等）文件的策划、制定、修订、发布与日常管理工作，确保体系文件的适宜性、充分性、有效性和可操作性。这包括但不限于体系手册、程序文件、作业指导书、记录表单等各层级文件的规范化管理，确保文件版本清晰、受控发放、及时更新，并建立有效的文件检索机制。密切关注相关法律法规、标准及其他要求的最新动态，收集、识别、评估其对组织管理体系的影响，并推动组织进行必要的调整与适应，确保体系持续符合外部要求。协助制定与管理体系运行相关的目标、指标，并对目标指标的达成情况进行跟踪、统计与分析。二、体系运行监督与内部审核组织并实施内部质量管理体系审核、环境管理体系审核、职业健康安全管理体系审核等内部审核活动。根据年度审核计划，编制审核方案和审核检查表，选派审核员，组织首次会议、现场审核、末次会议，收集审核证据，形成审核报告，并跟踪验证不符合项的纠正与预防措施的实施效果，确保体系得到有效执行。协助管理评审的策划与实施工作，收集并准备管理评审所需的各类输入资料，如体系运行情况报告、内外部审核结果、顾客反馈、过程绩效、改进建议等，参与管理评审会议，并跟踪管理评审决议事项的落实情况。日常对各部门体系运行情况进行监督检查，包括过程控制的有效性、记录的完整性与真实性、目标指标的达成情况等，及时发现体系运行中存在的问题，并提出改进建议。三、体系宣贯与培训负责组织管理体系相关知识、标准要求、文件规定的宣贯与培训工作。根据培训需求，制定年度或专项培训计划，开发培训教材或课件，组织实施培训活动，并对培训效果进行评估与反馈，提升全员对管理体系的认知度和执行能力。解答各部门在体系运行过程中遇到的疑问，提供必要的指导与支持，促进体系要求在各业务环节的有效融入与执行。四、持续改进与数据分析收集、整理、分析管理体系运行过程中的各类数据和信息，包括顾客满意度、过程绩效、产品/服务质量、环境绩效、安全绩效、内外部审核结果等，识别体系改进机会和潜在风险。推动组织内的持续改进活动，如合理化建议、质量改进项目、环境因素/危险源控制优化等，协助各部门分析问题原因，制定并实施有效的纠正措施和预防措施，验证改进效果，并将成功的改进经验标准化、制度化。五、外部沟通与协调作为组织与外部认证机构、监管部门就管理体系事宜进行沟通的主要接口之一。协助准备外部审核（如认证审核、监督审核、产品审核等）的相关资料，参与外部审核过程，负责外部审核不符合项的整改跟踪与报告提交。参与或协助组织应对与管理体系相关的外部检查、投诉处理等事宜。任职资格要求教育背景与专业知识通常要求具备本科及以上学历，质量管理、环境工程、安全工程、企业管理、机械制造、电子工程等相关专业背景。熟悉至少一种主流管理体系标准（如ISO9001等）的核心要求与实施方法，了解相关行业法律法规及技术标准。工作经验一般要求具有两年以上相关管理体系维护、内部审核或质量管理、环境管理、安全管理等相关工作经验。具备内部审核员资格证书者优先。技能要求具备良好的文字表达能力和文档编写能力，能够独立撰写体系文件、审核报告、工作总结等；拥有较强的组织协调能力、沟通表达能力和问题分析与解决能力；熟练掌握办公自动化软件的操作，如文档处理、表格制作、演示文稿等。能力素质工作严谨细致，责任心强，原则性强；具备良好的学习能力和适应能力，能够快速掌握新知识、新技能；拥有积极主动的工作态度和团队合作精神，能够承受一定的工作压力；具备敏锐的洞察力和风险意识。工作关系直接向上级（如质量管理部经理、体系管理部经理或相关部门负责人）汇报工作。与组织内部各部门保持密切沟通与协作，提供体系支持与指导。与外部认证机构、咨询机构、监管部门