财务报销制度规范流程

PAGE财务报销制度规范流程一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本财务报销制度规范流程。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及公司相关规定，严禁报销任何违法违规的费用支出。2.真实性原则：报销凭证必须真实、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况，不得虚报、瞒报。3.合理性原则：费用支出应具有合理性，符合公司的经营活动需要和相关标准，杜绝不合理的开支。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用支出的必要性和合理性，并对费用的真实性负责。（二）报销准备1.员工在费用发生后，应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、清单等。报销凭证应符合国家税务法规和公司财务制度的要求，发票必须是正规税务发票，且内容完整、清晰，加盖发票专用章。2.对于涉及实物采购的报销，还需提供采购清单、验收单等相关证明材料，以证明采购物品的真实性和完整性。（三）报销审批1.员工将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交至财务部门。2.财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行初步审核，审核内容包括发票的真伪、金额计算是否正确、报销项目是否符合规定等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求补充或更正相关凭证。3.经财务初步审核无误后，报销单依次提交至各级审批人进行审批。审批流程如下：一般费用报销：报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；报销金额在[X]元以上至[X]元的，由部门负责人审核后，再由分管领导审批；报销金额在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。重大费用报销：对于涉及金额较大、影响重大的费用报销，如重大项目支出、大额资产购置等，应提交公司管理层会议审议通过后，再按照上述审批流程进行审批。（四）报销支付1.审批通过的报销单由财务部门进行支付处理。财务人员根据公司的资金状况和支付方式，选择合适的支付渠道，如银行转账、现金支付等。2.在支付过程中，财务人员应确保支付信息的准确性，避免因支付错误导致的不必要麻烦。对于采用银行转账方式支付的，应准确填写收款人的姓名、账号、开户行等信息；对于现金支付的，应严格按照公司现金管理规定进行操作，确保现金安全。3.报销款项支付后，财务人员应及时登记入账，并将支付结果反馈给报销人。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，需提供机票行程单及登机牌作为报销凭证；乘坐火车软卧、高铁一等座及以上座位的，需提供车票作为报销凭证；乘坐轮船二等舱及以上舱位的，需提供船票作为报销凭证。因特殊情况需要乘坐飞机头等舱或火车商务座的，需提前经公司领导批准，并在报销时注明批准情况。市内交通费用：员工在出差地市内因公务活动需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留相应的发票作为报销凭证。市内交通费用报销标准按照出差地实际情况设定一定的限额，具体限额标准为[X]元/天。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据公司规定的标准执行。一般员工的住宿标准为[X]元/天，部门负责人及以上级别员工的住宿标准为[X]元/天。在一线城市及经济发达地区出差的，住宿标准可适当上浮[X]%；在偏远地区或条件艰苦地区出差的，住宿标准可根据实际情况进行适当调整。员工应选择正规的酒店或宾馆住宿，并取得合法有效的发票作为报销凭证。对于通过网络平台预订住宿的，应确保预订信息与实际住宿情况一致，并要求平台提供相应的电子发票或纸质发票。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，补贴标准为[X]元/天。餐饮补贴已包含在出差费用中，不再另行报销餐饮发票。如因工作需要宴请客户或参加商务活动发生的餐饮费用，需提前填写《宴请申请表》，经部门负责人和分管领导批准后，可以在规定的标准内实报实销，但应提供相应的消费清单和发票。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用支出。2.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，遵循必要性、合理性和适度性的原则。3.报销业务招待费时，应提供详细的消费清单、发票及相关审批文件作为报销凭证。消费清单应注明招待对象、时间、地点、事由、金额等信息。4.业务招待费的报销标准根据招待对象和业务性质设定不同的限额。一般情况下，招待客户的业务招待费标准为[X]元/次，招待合作伙伴的业务招待费标准为[X]元/次。对于重要客户或重大业务活动的招待费用，需提前经公司领导批准，并在报销时详细说明情况。（三）办公用品及低值易耗品采购1.办公用品及低值易耗品是指公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公家具、工具等物品。2.各部门应根据实际工作需要，定期编制办公用品及低值易耗品采购计划，并提交至行政部门汇总。行政部门根据采购计划统一进行采购，确保采购物品的质量和价格合理。3.办公用品及低值易耗品采购应取得正规发票，并附采购清单。采购清单应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息。4.对于批量采购的办公用品及低值易耗品，应按照公司固定资产或低值易耗品管理规定进行入库、领用和核算。使用部门在领用办公用品及低值易耗品时，应填写《领用登记表》，经部门负责人签字确认后，到行政部门办理领用手续。（四）通讯费1.公司根据员工岗位性质和工作需要，为员工提供一定标准的通讯费用补贴。通讯费用补贴标准分为[X]元/月（适用于[岗位类型1]）、[X]元/月（适用于[岗位类型2]）等不同档次。2.员工在享受通讯费用补贴后，不再报销因工作原因发生的通讯费用。如员工因工作需要超出补贴标准的通讯费用支出，需提前经部门负责人批准，并在报销时提供详细的通讯费用清单和发票，经财务审核后，按照实际发生额在规定的额度内实报实销，但最高不得超过[X]元/月。（五）会议费1.会议费是指公司因组织召开各类会议而发生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用支出。2.召开会议前，应提前填写《会议申请表》，详细注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、预计费用等信息，并经部门负责人和分管领导批准。3.会议费报销时，应提供会议通知、参会人员签到表、会议费用明细清单、发票等相关凭证。会议费用明细清单应注明各项费用支出的具体情况，如场地租赁费用、设备租赁费用、资料印刷费用、餐饮费用、住宿费用等。4.会议费应严格按照预算执行，不得超支。对于超出预算的会议费用，需提前经公司领导批准，并在报销时详细说明原因。四、报销凭证要求（一）发票要求1.所有报销发票必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，并加盖发票专用章。2.发票应在规定的有效期内报销，一般发票的报销期限为发票开具之日起[X]天内。对于超过报销期限的发票，财务部门有权拒绝报销。3.发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。（二）收据要求1.除发票外，部分费用支出可以使用收据作为报销凭证，但收据必须是由财政部门监制的正规收据，且加盖收款单位财务专用章或发票专用章。2.对于行政事业性收费、政府性基金等非税收入，应取得财政部门监制的收据；对于企业之间的往来款项、押金、保证金等，可取得对方开具的收款收据，但应在收据上注明款项性质、金额、事由等信息。3.收据的填写要求与发票基本相同，应确保内容完整、准确，并加盖收款单位印章。（三）其他凭证要求1.对于涉及实物采购的报销，除发票外，还需提供采购清单、验收单等相关证明材料。采购清单应详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息；验收单应由验收人员签字确认，证明采购物品已经验收合格。2.对于差旅费报销，应提供机票行程单、登机牌、车票、船票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证，并在报销单上注明出差日期、地点、事由等信息。3.对于业务招待费报销，应提供消费清单、发票及相关审批文件作为报销凭证。消费清单应注明招待对象、时间、地点、事由、金额等信息。4.对于会议费报销，应提供会议通知、参会人员签到表、会议费用明细清单、发票等相关凭证。会议费用明细清单应注明各项费用支出的具体情况，如场地租赁费用、设备租赁费用、资料印刷费用、餐饮费用、住宿费用等。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整的报销单及相关凭证提交至财务部门。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在规定的时间内完成报销。（二）差旅费报销员工出差返回后[X]个工作日内，应办理差旅费报销手续。报销时应提供完整的出差凭证，包括机票行程单、登机牌、车票、船票、住宿发票、餐饮发票等，并在报销单上注明出差日期、地点、事由等信息。（三）其他费用报销对于其他定期发生的费用报销，如通讯费、办公用品采购等，应按照公司规定的时间节点进行报销。一般情况下，通讯费报销应在每月[X]日前提交报销申请，办公用品采购报销应在采购完成后[X]个工作日内提交报销申请。六、特殊情况处理（一）预借差旅费员工因出差需要预借差旅费的，应填写《借款申请表》，注明借款金额、出差时间、地点、事由等信息，并经部门负责人和分管领导审批。预借差旅费的金额应根据出差实际需要合理确定，原则上不得超过预计出差费用总额。财务部门在收到审批通过的借款申请表后，按照规定办理借款手续，并将借款金额支付给员工。员工出差返回后，应在规定的时间内办理差旅费报销手续，冲销预借的差旅费。如报销金额大于借款金额，财务部门应补足差额；如报销金额小于借款金额，员工应及时归还剩余借款。（二）跨年度费用报销对于跨年度发生的费用，如在本年度已取得发票但尚未报销的，应在次年[X]月[X]日前办理报销手续。如因特殊原因无法在规定时间内报销的，应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后，可在次年[X]月[X]日后继续办理报销，但应在报销单上注明费用所属年度及延迟报销原因。（三）报销凭证遗失如员工不慎遗失报销凭证，应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。如发票遗失，应取得开票单位加盖公章的发票存根联复印件，并注明“此件由我单位提供，与原件相符”字样，经财务部门审核后，可作为报销凭证。如其他凭证遗失，应提供相关证明材料，如采购清单的复印件、验收单的复印件、消费清单的复印件等，并经相关人员签字确认后，作为报销凭证的补充材料。七、监督与检查（一）财务部门监督财务部门负责对公司的财务报销行为进行日常监督和审核，确保报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销流程的合规性。对于不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝报销，并要求报销人补充或更正相关凭证。（二）内部审计监督公司内部审计部门定期对公司的财务报销情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、报销标准的执行情况、报销流程的合规性等。对于发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（三）违规处理对于违反本财务报销制度规范流