建设单位资料管理制度

建设单位资料管理制度引言：资料管理的基石作用与制度构建的必要性在建设工程项目的全生命周期中，资料管理扮演着至关重要的角色。它不仅是项目决策、实施、验收及后期运维的重要依据，更是建设单位规范管理、控制风险、保障工程质量与安全的基础性工作。一套科学、严谨、高效的资料管理制度，是确保项目资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性的前提，也是提升建设单位管理水平、实现项目目标的关键保障。为系统梳理资料管理流程，明确各环节职责，特制定本制度，旨在为建设单位的资料管理工作提供清晰指引。一、组织机构与职责分工资料管理工作的有效开展，离不开明确的组织架构和清晰的职责划分。建设单位应根据项目规模及管理需求，设立或明确专门的资料管理部门或指定专人负责统筹、协调和实施项目全过程的资料管理工作。1.建设单位负责人：对本单位的资料管理工作负总责，负责审批资料管理相关的重要制度、计划及资源配置，确保资料管理工作得到足够重视和有效推进。2.项目负责人（项目经理）：作为项目资料管理的第一责任人，负责组织项目团队执行本制度，协调项目各参与方（勘察、设计、施工、监理等）的资料管理工作，确保项目资料与工程进度同步、真实准确。3.资料管理部门/专职资料员：*具体负责本制度的日常宣贯、执行与监督检查。*制定项目资料管理实施细则、资料编码体系及归档范围。*负责建设单位自身形成文件资料的收集、整理、审核、保管、流转、利用及最终归档工作。*指导、督促和检查施工单位、监理单位等参建方的资料编制、整理和报送工作，对其提交资料的规范性、完整性进行审核。*负责工程档案的最终验收与移交（如向城建档案馆或业主方档案管理部门）。4.各业务部门（如工程技术部、合同造价部、物资采购部等）：负责本部门在项目实施过程中形成的各类文件资料的及时收集、初步整理，并按规定向资料管理部门移交。二、资料的分类与归档范围建设项目资料种类繁多，应根据项目特点和管理需求进行科学分类，明确归档范围，确保不遗漏关键信息。1.前期准备阶段资料：包括但不限于项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环评批复、能评批复、初步设计及批复、施工图设计审查合格书等相关审批文件；以及勘察合同、设计合同、监理合同、施工合同等各类合同文件。2.勘察设计阶段资料：勘察报告、勘察图纸；各阶段设计图纸（方案设计、初步设计、施工图设计）、设计说明、设计变更、洽商记录、技术交底记录等。3.招投标与合同管理资料：招标文件、招标控制价、投标文件、中标通知书、合同文本及附件、合同变更、索赔与反索赔文件、合同结算资料等。4.施工阶段资料：*施工组织设计、专项施工方案及审批文件；*开工报告及审批文件；*施工过程中的技术交底记录、测量放线记录、隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分项分部工程验收记录；*材料、设备的出厂合格证、质量证明文件、进场检验/试验报告；*施工日志、监理日志、监理通知单、监理报告；*施工试验记录、检测报告、功能性试验记录；*工程变更单、洽商记录及其签证确认文件；*安全技术交底、安全检查记录、安全事故处理记录（如有）；*影像资料（反映工程进度、质量、重要节点、隐蔽工程等）。5.竣工验收阶段资料：竣工申请报告、竣工图、竣工结算报告及审核文件、竣工验收记录、各专项验收报告（消防、环保、规划等）、工程质量保修书等。6.后期运维与归档资料：工程竣工档案移交书、设备使用说明书、维护保养手册、运行记录（初期）等。三、资料的形成与管理要求资料的形成与管理应贯穿项目全过程，遵循及时、真实、准确、规范、完整的原则。1.真实性与准确性：所有资料必须真实反映工程实际情况，数据准确无误，签字盖章手续齐全、规范。严禁伪造、变造、抽换或损毁资料。2.及时性与同步性：资料的形成应与工程进度同步，不得后补。各环节资料应在工作完成后及时整理、签认、归档。3.规范性与标准化：*文件格式：各类文件、记录应使用规范的表格样式（如国家或行业标准表格，或企业内部统一表格）。*书写要求：字迹清晰、工整，不得使用易褪色的书写材料。计算机打印文件应采用符合档案管理要求的纸张和墨水。*编号规则：资料应按照统一的编码体系进行编号，确保唯一性和可追溯性。*签章手续：各类需签章的文件，必须由相关责任人亲笔签字并加盖有效印章。4.完整性与系统性：归档资料应齐全完整，能全面反映项目的建设过程和成果。资料的整理应遵循其自然形成规律和内在联系，保持条理清晰、系统有序。四、资料的形成与管理要求1.收集：各责任部门及人员应确保在各项工作完成后，及时收集相关文件资料的正本或具有同等效力的副本、复印件。外来文件（如上级单位、监理单位、施工单位等发来的文件）也应及时登记、处理和归档。2.整理与组卷：资料管理人员应按照资料分类和归档要求，对收集到的资料进行分类、排序、编目、装订。组卷应规范，卷内文件排列有序，填写卷内目录和备考表。3.审核：资料在形成和归档过程中应经过必要的审核程序。例如，施工单位报送的隐蔽工程验收记录需经监理工程师审核签字；设计变更需经设计单位、建设单位相关负责人审核批准。4.流转与传递：文件资料的流转应建立登记制度，明确传递路径和签收手续，确保文件及时送达、责任明确。涉密文件的传递应符合保密规定。5.登记与著录：对所有归档资料应进行详细登记，建立资料台账或电子目录，包括文件名称、编号、形成日期、页数、责任者、存放位置等信息，便于检索和利用。五、资料的载体管理与安全保管随着信息技术的发展，资料载体呈现多样化，应加强对纸质资料和电子资料的统一管理与安全保护。1.纸质资料管理：*应选用符合档案保管要求的纸张、墨水、装订材料。*存放环境应保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗，配备必要的温湿度调控设备和消防器材。*档案柜应坚固耐用，便于查阅和管理。2.电子资料管理：*电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家及行业关于电子文件管理的相关标准。*明确电子文件的格式要求（如文本文件、图像文件、CAD图纸等），确保其长期可读性。*重要电子资料应进行备份，采用异地备份或不同存储介质备份等方式，防止数据丢失或损坏。*建立电子文件管理系统（如档案管理软件），实现电子资料的高效管理、检索和共享。*加强电子资料的保密管理，设置访问权限，防止非授权访问、篡改或泄露。定期进行病毒查杀和系统安全维护。3.影像资料管理：照片、视频等影像资料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，与相关文字资料一并归档。电子影像资料同样需要备份和规范管理。六、资料的利用、流转与保密资料的最终目的在于利用，应在确保安全和保密的前提下，建立规范的资料查阅、借阅制度。1.资料查阅与借阅：*建立资料查阅、借阅登记制度，明确查阅、借阅的条件和审批流程。*本单位内部人员因工作需要查阅资料，需经相关负责人批准；外部单位或人员查阅，需持单位介绍信并经建设单位分管领导批准。*借阅资料应限期归还，如需续借应办理续借手续。借阅期间应妥善保管，不得涂改、勾画、抽换、转借或复制（经批准的复制除外）。*重要或涉密资料的查阅、借阅，应从严控制。2.资料复制与传递：复制涉密资料需经批准，并由资料管理部门负责，复制件按原件管理要求进行登记和控制。向外单位传递资料（除规定应移交的档案外）需经批准，并办理传递手续。3.保密管理：明确资料的保密级别，对涉密资料应按照国家保密法律法规和单位保密制度进行管理，标识清晰，专人负责，防止泄密事件发生。七、监督检查与责任追究为确保本制度的有效执行，应建立健全监督检查机制和责任追究制度。1.日常检查：资料管理部门应定期对各部门及参建单位的资料管理工作进行检查与指导，发现问题及时提出整改意见。2.专项检查：在项目重要节点（如基础验收、主体结构验收、竣工验收前）组织资料专项检查，确保资料的完整性和规范性。3.考核与评价：将资料管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核范围。4.责任追究：对于在资料管理工作中认真负责、表现突出的单位或个人，可给予表彰奖励。对于因工作失职、渎职导致资料丢失、损坏、伪造、泄密或严重不符合要求，造成不良后果或损失的，应视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究相