2026年古籍修复公司信息化系统建设与管理制度

2026年古籍修复公司信息化系统建设与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司（以下简称“公司”）信息化系统的规划、建设、运维、安全及使用管理等全流程工作，提升公司数字化管理水平与古籍修复业务信息化应用能力，契合古籍修复行业“传统技艺+数字赋能”的发展趋势，依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司业务管理实际及行业数字化转型需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各业务单元所有信息化系统的建设与管理，包括古籍修复档案管理系统、项目管理系统、客户管理系统、财务核算系统、数字化修复系统、内部协同办公系统等。所有信息化系统的规划、立项、开发、上线、运维、安全保障及员工使用行为均需遵循本制度规定。第三条基本原则（一）业务适配原则。信息化系统建设需贴合古籍修复业务特性，优先满足古籍档案数字化、修复项目全流程管理、非遗技艺数字化传承等核心业务需求，避免脱离实际的盲目建设。（二）安全优先原则。系统建设需同步规划网络安全、数据安全保障方案，明确数据分级分类标准，落实安全防护措施，确保核心修复数据、客户信息、技术资料不泄露、不丢失。（三）统筹规划原则。信息化系统建设需纳入公司年度发展规划，避免各部门单独建设、数据孤岛，实现系统间数据互通、功能协同，提升整体信息化应用效率。（四）经济实用原则。系统建设需结合公司经营状况，优先选择成熟稳定、性价比高的解决方案，避免追求高端配置或冗余功能，兼顾建设成本与后期运维成本。（五）合规可控原则。系统建设及数据使用需符合国家网络安全、数据保护相关法规，用户权限设置清晰，操作行为可追溯，严禁违规收集、使用、传输数据。（六）持续优化原则。建立系统使用效果评估机制，根据业务发展、技术迭代及时优化系统功能，定期更新安全防护措施，确保信息化系统适配公司发展需求。第二章管理职责第四条信息技术部职责信息技术部是公司信息化系统建设与管理的归口管理部门，全面负责系统规划、建设、运维及安全保障，具体职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、宣贯及解释工作，结合古籍修复行业数字化发展趋势，编制公司信息化建设中长期规划，报总经理审批后执行；（二）受理各部门信息化系统建设需求，组织需求调研、方案论证，编制系统建设预算，报财务部审核及总经理审批后推进实施；（三）负责信息化系统的选型、采购、开发或定制工作，组织供应商评估、合同洽谈，监督系统开发进度及质量，完成系统测试、上线部署；（四）统筹信息化系统日常运维管理，包括服务器、网络设备、终端设备的维护，系统故障排查与修复，定期进行系统备份与升级；（五）负责系统安全保障工作，制定网络安全、数据安全防护策略，定期开展安全漏洞扫描、风险评估，处理网络安全事件；（六）组织员工信息化系统使用培训，建立系统使用答疑机制，收集使用反馈，优化系统功能，建立信息化系统管理台账。第五条业务部门职责各业务部门是信息化系统的使用主体，具体职责包括：（一）根据本部门业务需求，向信息技术部提交信息化系统建设或优化申请，明确功能需求、使用场景、预期效果等核心内容；（二）配合信息技术部完成需求调研、系统测试、用户培训等工作，指定专人担任部门系统管理员，负责本部门用户权限申请、使用指导；（三）规范使用信息化系统，督促本部门员工遵守系统使用规范，及时反馈系统故障、功能缺陷等问题，提出优化建议；（四）负责本部门业务数据的录入、核对、归档工作，确保数据真实、完整、准确，严禁违规修改、删除系统数据；（五）配合信息技术部开展系统安全检查、数据备份等工作，妥善保管本部门系统登录账号及密码，严禁泄露账号信息。第六条财务部职责财务部负责信息化系统建设经费的核算与监督工作，具体职责包括：（一）审核信息化系统建设预算的合理性，结合公司经营状况把控经费总额，确保预算符合公司财务管理制度；（二）负责信息化系统建设、运维费用的支付审核，核对合同、发票、验收报告等材料，按规定完成费用支付；（三）监督信息化系统建设经费使用情况，对超预算、无依据的支出不予核销，定期向管理层提交经费使用分析报告；（四）负责财务类信息化系统的数据安全管理，确保财务数据录入、存储、使用符合财税法规及公司财务保密规定。第七条全体员工职责公司全体员工需遵守信息化系统使用规范，具体职责包括：（一）按授权范围使用信息化系统，严禁越权操作、冒用他人账号登录系统，妥善保管个人登录密码，定期更换密码；（二）规范录入业务数据，确保数据真实准确，严禁伪造、篡改、删除系统数据，发现数据错误及时反馈并修正；（三）遵守网络安全规定，严禁在系统内安装恶意软件、访问非法网站，严禁泄露系统内的核心业务数据、客户信息；（四）积极参加系统使用培训，掌握系统操作技能，发现系统故障或安全隐患及时向信息技术部报告。第三章系统建设管理第八条需求提报与审核（一）需求提报：各部门根据业务发展需要，填写《信息化系统建设需求申请表》，明确需求背景、功能要求、使用范围、预期效果、预算预估等内容，经部门负责人签字后提交信息技术部；（二）需求调研：信息技术部在3个工作日内开展需求调研，核实需求的必要性、可行性，结合公司现有系统情况，形成需求分析报告；（三）方案论证：信息技术部组织技术人员、业务骨干对需求方案进行论证，评估技术实现难度、建设成本、预期效益，形成方案论证意见；（四）分级审批：建设预算在1万元及以下的需求，由信息技术部负责人审批；1万元以上至10万元的需求，由分管副总经理审批；10万元以上的需求，需提交总经理办公会审议批准。第九条系统建设实施（一）系统选型：优先选择成熟的商用软件或行业定制化解决方案，确需自主开发的，需制定详细开发计划，明确开发周期、技术标准、验收要求；（二）供应商管理：选择具备相应资质、行业经验丰富的供应商，签订正式合同，明确双方权责、系统质量标准、售后服务、安全保密等条款；（三）开发测试：系统开发过程中，信息技术部需定期跟踪进度，组织阶段性测试，发现问题及时要求整改；开发完成后，开展功能测试、性能测试、安全测试，确保系统满足使用需求；（四）上线部署：测试通过后，信息技术部制定上线方案，组织数据迁移、用户培训，分阶段上线系统，上线初期安排专人提供技术支持，确保平稳过渡。第四章系统运维管理第十条日常运维规范（一）设备运维：信息技术部定期检查服务器、网络设备、终端设备运行状态，做好设备清洁、保养，及时更换故障配件，确保硬件设备稳定运行；（二）系统维护：定期对系统进行补丁更新、漏洞修复，优化系统性能，每周至少进行一次全量数据备份，备份数据异地存储，确保数据可恢复；（三）故障处理：建立系统故障响应机制，一般故障需在2小时内响应、8小时内解决；重大故障需立即上报管理层，启动应急方案，24小时内完成故障排查与修复；（四）台账管理：建立信息化系统运维台账，记录设备信息、系统版本、维护记录、故障处理情况、备份记录等，确保运维过程可追溯。第十一条用户权限管理（一）权限申请：员工需使用系统功能的，填写《系统用户权限申请表》，经部门负责人审核、信息技术部审批后，由系统管理员配置权限；（二）权限分级：根据“最小权限”原则设置权限，分为普通用户、部门管理员、系统管理员等层级，普通用户仅授予完成本职工作所需的权限；（三）权限变更：员工岗位调整或离职时，所在部门需及时提交《权限变更/注销申请表》，信息技术部在1个工作日内完成权限调整或注销；（四）权限审计：信息技术部每季度对系统用户权限进行一次审计，清理闲置账号、超权限账号，确保权限配置合规。第五章系统安全管理第十二条数据安全保障（一）数据分级：将系统数据分为核心数据（古籍修复技术资料、客户核心信息、财务数据）、重要数据（项目管理数据、员工信息）、一般数据（公开业务信息），分级采取不同保护措施；（二）数据存储：核心数据需加密存储，严禁存储在非加密终端设备或外部存储介质中，重要数据需设置访问密码，一般数据需定期备份；（三）数据传输：传输核心数据、重要数据需使用加密通道，严禁通过非公司指定的通讯工具传输敏感数据，严禁将敏感数据发送至外部邮箱或平台；（四）数据销毁：废弃存储介质需进行数据彻底销毁，系统删除数据需经审批，删除前完成备份，确保数据销毁可追溯。第十三条网络安全防护（一）网络隔离：公司内部业务系统与互联网进行安全隔离，设置防火墙、入侵检测系统，禁止外部未经授权访问内部系统；（二）终端防护：所有接入公司网络的终端设备需安装杀毒软件、防火墙，定期更新病毒库，严禁安装未经审批的软件，严禁接入未经认证的外部设备；（三）行为管控：禁止在公司网络内进行违规下载、访问非法网站、传播恶意软件等行为，信息技术部定期监控网络使用行为，发现违规及时制止并处理；（四）应急处置：制定网络安全事件应急预案，发生数据泄露、系统被攻击等安全事件时，立即启动预案，采取隔离、止损、溯源等措施，及时上报管理层。第六章监督与责任第十四条监督检查（一）信息技术部每月对系统运行状态、安全防护措施进行一次检查，每季度对系统使用效果、数据质量进行评估，发现问题及时整改；（二）公司审计部每半年将信息化系统建设、运维、安全管理纳入审计范围，核查经费使用、权限配置、数据安全等情况；（三）各部门负责人定期检查本部门员工系统使用规范执行情况，将系统使用合规性纳入员工日常考核。第十五条违规责任任何单位或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定审批擅自提报、建设信息化系统，或擅自变更系统建设方案的，责令停止建设，给予部门负责人警告处分；（二）冒用他人账号登录系统、越权操作系统，或伪造、篡改、删除系统数据的，给予记过处分，造成数据丢失或泄露的，承担相应赔偿责任；（三）泄露系统登录密码、核心业务数据，或擅自向外传输敏感数据的，立即解除劳动合同，追究经济赔偿责任，涉嫌违法的移交司法机关处理；（四）在系统内安装恶意软件、访问非法网站，导致系统被攻击、数据泄露的，给予记过处分，造成公司损失的，承担赔偿责任；（五）信息技术部未履行运维、安全保障职责，导致系统故障长时间无法恢复或发生重大安全事件的，追究部门负责人及相关人员责任；（六）员工离职后未及时注销系统权