2026年光建一体化科技公司大事记记录管理制度

2026年光建一体化科技公司大事记记录管理制度第一章总则1.1制定目的为规范公司大事记的收集、整理、记录、归档及使用管理工作，全面、系统、准确地记载公司发展历程中的重要事件，留存企业发展历史资料，为公司战略决策、品牌建设、资质申报、企业文化传承提供依据，结合光建一体化行业特点（项目周期长、跨地域经营、技术成果转化快）及公司实际运营情况，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法规，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司总部及各项目驻地、分支机构所有大事记的记录、审核、归档、查阅等管理活动，覆盖公司设立运营、业务拓展、项目推进、技术研发、组织变革、荣誉资质、重大合作等全维度重要事件的记录管理。1.3管理原则（1）客观真实原则：大事记记录需以事实为依据，如实反映事件发生的时间、地点、人物、经过、结果，不得虚构、篡改、遗漏关键信息；（2）全面系统原则：覆盖公司经营管理各领域、各环节，按时间线完整记录重要事件，体现公司发展脉络；（3）及时准确原则：重要事件发生后及时收集素材、完成记录，确保时间、数据、表述准确无误；（4）分级管理原则：根据事件重要程度划分记录等级，实施差异化的审核、归档标准；（5）保密合规原则：记录过程中严格保护公司商业秘密、核心技术信息，查阅使用符合档案管理法规；（6）长期留存原则：大事记资料永久保存，确保可追溯、可查阅，满足企业长期发展需要。1.4管理职责行政部是大事记记录管理的归口部门，负责制定记录标准、组织收集素材、审核记录内容、归档管理资料、提供查阅服务；各部门负责人为本部门大事记收集第一责任人，指定专人负责本部门重要事件的提报、素材整理；全体员工有义务及时向所在部门反馈本岗位涉及的重要事件，配合完成素材收集；公司管理层负责审核重大事件记录内容，审批大事记查阅、对外使用等事项。第二章大事记记录范围与等级2.1记录范围公司大事记记录覆盖以下八大类事件：（1）战略管理类：公司发展战略调整、组织架构变革、重大经营决策、章程修订、股权变动等；（2）业务拓展类：新市场开拓、重大客户合作、核心业务线调整、年度经营目标达成等；（3）项目推进类：重大光建一体化项目立项、开工、竣工、验收、获奖，项目模式创新等；（4）技术研发类：核心技术突破、专利申报/授权、新产品研发成功、技术标准制定/参与等；（5）组织人事类：高层管理人员任免、核心团队组建、重大人才引育、组织规模扩张等；（6）荣誉资质类：公司及项目获得的行业奖项、政府表彰、资质认证、信用评级提升等；（7）重大合作类：与上下游企业、科研机构、政府部门的战略合作签约、合资公司设立等；（8）其他重要类：重大突发事件处置、公益活动开展、行业影响力事件参与、媒体重点报道等。2.2记录等级根据事件重要程度划分为三个等级：（1）一级事件：影响公司整体发展战略、行业地位的重大事件，如核心技术突破、亿元级项目签约、国家级荣誉获得、组织架构重大调整等；（2）二级事件：影响部门业务发展、区域市场拓展的重要事件，如区域市场突破、重点项目竣工、省级荣誉获得、核心团队组建等；（3）三级事件：日常经营管理中具有标志性的事件，如部门级制度落地、小型项目交付、市级荣誉获得、员工团队建设重大成果等。第三章大事记记录规范与要求3.1记录要素每条大事记需完整记录以下核心要素：（1）事件标题：简洁明了概括事件核心内容，不超过20字；（2）发生时间：精确到日，重大事件精确到时点，格式为“YYYY年MM月DD日”；（3）发生地点：明确事件发生的具体地点，如公司总部、XX项目驻地、XX合作单位等；（4）参与主体：记录事件涉及的公司部门、人员、外部合作方等；（5）事件经过：简要描述事件发生的背景、主要过程、关键节点，字数控制在200字以内；（6）事件结果：记录事件达成的成果、产生的影响、相关数据（如项目金额、专利数量、获奖等级等）；（7）素材附件：关联的文件、照片、视频、媒体报道等素材清单（注明存储位置）；（8）记录人/提报人：明确记录及提报人员姓名、部门，确保责任可追溯。3.2记录时效不同等级事件的记录时效要求：（1）一级事件：发生后24小时内提报素材，行政部48小时内完成记录；（2）二级事件：发生后3个工作日内提报素材，行政部5个工作日内完成记录；（3）三级事件：发生后7个工作日内提报素材，行政部10个工作日内完成记录；（4）周期性事件（如年度经营目标达成）：在事件确认达成后5个工作日内完成记录。3.3表述规范（1）语言风格：采用客观、简洁、正式的书面语，避免口语化、主观化表述；（2）数据规范：涉及金额、数量、时间等数据的，统一使用阿拉伯数字，金额标注单位（万元/元），数据以公司正式发布版本为准；（3）名称规范：公司、部门、项目、合作方等名称使用全称，首次出现可标注简称，后续统一使用简称；（4）格式规范：每条大事记独立成段，按“时间+事件标题+核心内容”的逻辑组织，确保条理清晰。3.4素材收集记录大事记需同步收集相关素材：（1）文件类：会议纪要、决策文件、签约合同（关键页）、获奖证书复印件等；（2）影像类：事件现场照片、视频、新闻报道截图等；（3）数据类：相关统计报表、验收报告、审计报告等；（4）口述类：重大事件亲历人口述记录（需签字确认）。所有素材需分类存储，与大事记记录内容关联归档。第四章大事记审核与归档4.1审核流程（1）一级事件：部门提报→行政部初审→公司管理层审核→行政部定稿；（2）二级事件：部门提报→行政部初审→行政部负责人审核→行政部定稿；（3）三级事件：部门提报→行政部专员审核→行政部定稿。审核重点包括事件真实性、要素完整性、表述准确性、保密合规性，审核不通过的退回提报部门修改，修改后重新提交审核。4.2归档管理（1）载体形式：采用电子档+纸质档双轨归档，电子档存储于公司加密档案系统，纸质档打印后装订成册；（2）归档分类：按年度+事件类型分类归档，建立年度大事记总册、事件类型分册，编制归档目录和检索索引；（3）存储要求：电子档定期备份（每月增量备份、每季度全量备份），备份介质异地存放；纸质档存放于公司档案库房，做好防潮、防火、防盗措施；（4）保存期限：一级、二级事件永久保存，三级事件保存期限不少于10年。4.3版本管理大事记记录内容原则上不得修改，确因事实认定错误需修改的，需提交《大事记修改申请表》，说明修改原因、修改内容，按原审核流程审批后，在原记录旁标注修改说明，保留修改痕迹，确保可追溯。第五章大事记查阅与使用5.1内部查阅（1）公司员工因工作需要查阅大事记的，需填写《大事记查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到行政部查阅；（2）查阅一级事件资料的，需额外经公司管理层审批；（3）查阅时仅限现场查阅，禁止拷贝、翻拍核心内容，确需复制的，需经行政部负责人审批，复制件标注“仅供内部使用”字样。5.2外部使用（1）大事记资料对外提供（如资质申报、媒体采访、合作洽谈）的，需填写《大事记对外使用申请表》，经行政部审核、公司管理层审批后，由行政部提供脱敏后的内容；（2）对外使用的内容需严格保密，禁止泄露公司商业秘密、核心技术信息，使用后需回收相关资料，记录使用情况。5.3应用场景大事记资料可用于公司年报编制、品牌宣传、企业文化建设、员工培训、项目申报、历史沿革梳理等场景，行政部每年整理年度大事记汇编，供公司管理层参考、员工学习。第六章责任追究与考核6.1违规行为界定员工有下列行为之一的，视为违反本制度：（1）隐瞒、拖延提报重要事件，导致大事记记录遗漏的；（2）虚构、篡改大事记内容，提供虚假素材的；（3）泄露大事记中的商业秘密、核心信息的；（4）未经审批擅自查阅、复制、对外提供大事记资料的；（5）损坏、丢失大事记归档资料的；（6）其他违反大事记记录管理规范的行为。6.2责任追究（1）对轻微违规行为（未造成损失），给予口头警告、书面警告，责令限期整改；（2）对一般违规行为（造成资料遗漏、信息错误），扣除当月绩效奖金的5%-10%，取消年度评优资格；（3）对严重违规行为（造成商业秘密泄露、资料损毁、重大不良影响），扣除当月全部绩效奖金，调岗或解除劳动合同，情节严重的追究法律责任；（4）部门负责人未履行监督职责，导致本部门重大事件未记录、记录错误的，按同等标准追责，并处以管理责任处罚。6.3考核机制大事记记录管理工作纳入行政部年度考核，考核指标包括记录完整性、准确性、及时性、归档规范性等；各部门大事记提报情况纳入部门绩效考核，考核结果与部门评优、负责人薪酬调整挂钩。第七章附则7.1本制度未尽事宜，按《中华人民共和