档案库房保密制度管理

PAGE档案库房保密制度管理一、总则（一）目的为加强公司档案库房的保密管理，确保公司档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案库房的所有工作人员，包括档案管理人员、借阅人员、维修人员等涉及接触档案库房及档案信息的相关人员。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对公司档案信息予以高度保密，防止信息泄露给公司造成损失。2.完整性原则：确保档案信息的完整，不丢失、不损坏、不篡改档案内容。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保障档案库房的物理安全和档案信息的存储安全。4.合规性原则：各项保密管理措施必须符合国家相关法律法规和行业标准要求。二、档案库房管理（一）库房选址与建设1.档案库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置。2.库房建筑应符合国家有关建筑设计规范，具备良好的密封性和隔热性，防止外部因素对档案的损害。（二）库房布局1.库房应分为档案存储区、整理区、查阅区等不同功能区域，各区域之间应保持适当的间隔，便于管理和操作。2.档案存储区应按照档案类别、年度、保管期限等进行合理分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。（三）库房设施设备1.配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防盗报警装置、监控设备，对库房进行24小时监控，监控记录应保存一定期限。3.配备温湿度调节设备，使库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.配置防虫、防鼠设施，如防虫网、鼠夹、鼠药等，防止虫害和鼠害对档案的破坏。（四）库房日常管理1.库房钥匙应由专人保管，严禁随意转借他人。开启库房时，必须由两人以上同时在场。2.严格控制库房人员进出，非库房管理人员未经批准不得进入库房。进入库房人员应进行登记，注明进出时间、事由等。3.定期对库房进行巡查，检查档案存储状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理并记录。4.保持库房清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。三、档案人员管理（一）人员选拔与任用1.档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和保密意识，经过专业培训，熟悉档案管理业务。2.对档案管理人员的任用应进行严格的审查和考核，确保其具备胜任工作的能力和资质。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加保密知识培训，提高其保密意识和业务水平。2.培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、档案管理知识、信息安全技术等。（三）人员考核1.建立档案管理人员考核制度，定期对其工作表现、保密工作执行情况等进行考核。2.考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的人员给予奖励，对违反保密制度的人员进行严肃处理。（四）人员离岗管理1.档案管理人员离岗时，必须办理档案交接手续，将所负责的档案、工作资料等交接清楚，并签订保密承诺书。2.对离岗人员进行离岗审计，检查其在工作期间是否存在违反保密制度的行为。四、档案收集与整理（一）档案收集1.明确档案收集范围，各部门应按照规定及时将应归档的文件材料移交档案部门。2.档案部门对收集的档案进行初步审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，不符合要求的及时退回相关部门补充完善。（二）档案整理1.按照档案分类方案对收集的档案进行分类整理，编制档案目录。2.对档案进行编号、装订、编页等加工处理，确保档案的整齐规范。3.建立电子档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化管理。五、档案存储与保管（一）档案存储1.档案应按照分类方案有序存放在档案架上，不得随意堆放。2.对重要档案应采取备份存储措施，备份存储介质应异地存放，确保档案信息的安全性。（二）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期、短期。2.定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行清理和处置。（三）档案保护措施1.对纸质档案采取防潮、防虫、防火、防盗等保护措施，定期对档案进行检查和修复。2.对电子档案建立数据备份制度，定期进行数据备份，并对存储介质进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.明确各类人员查阅档案的权限，未经授权人员不得查阅档案。2.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等，经审批后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员凭有效证件到档案部门办理查阅手续，档案管理人员根据审批意见提供相应档案。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅区域。查阅过程中应保持档案的整洁，不得涂改、损坏档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经审批后方可借阅。2.借阅档案应使用专门的借阅登记簿进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期借阅，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应责任。七保密监督与检查（一）监督机制1.建立档案库房保密监督机制，定期对保密制度执行情况进行检查和评估。2.设立保密监督岗位或指定专人负责保密监督工作，对发现的问题及时进行处理和报告。（二）检查内容1.检查档案库房设施设备的运行情况，确保其正常运行，符合安全保密要求。2.检查档案管理人员的工作行为，是否遵守保密制度，有无违规操作。3.检查档案查阅、借阅登记情况，是否按照规定办理手续，有无超权限查阅、借阅等情况。4.检查档案存储与保管情况，档案是否完整、安全，有无损坏、丢失等情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门或人员限期整改。2.对违反保密制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。3.建立保密问题整改跟踪机制，对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。八、保密教育与培训（一）教育内容1.开展国家保密法律法规教育，使全体员工了解保密工作的重要性和法律责任。2.进行公司保密制度培训，让员工熟悉公司保密制度的各项规定和要求。3.加强保密意识教育，提高员工的保密意识和防范意识，防止因疏忽大意导致档案信息泄露。（二）培训方式1.定期组织保密知识讲座，邀请专家或内部人员进行授课。2.发放保密宣传资料，如手册、案例分析等，供员工自学。3.利用内部网络、宣传栏等渠道进行保密知识宣传，营造良好的保密氛围。（三）培训计划1.制定年度保密教育与培训计划，明确培训内容、培训对象及培训时间安排。2.按照培训计划组织实施培训工作，确保培训效果。对培训情况进行记录和总结，不断改进培训工作。九、保密奖惩制度（一）奖励制度1.对在档案库房保密工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，以激励员工积极做好保密工作。（二）惩罚制度1.对违反档案库房保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等，对造成严重后果的依法追究法律责任。3.建立保