电子档案保密制度牌

PAGE电子档案保密制度牌一、总则（一）目的为加强公司电子档案的保密管理，确保电子档案信息的安全与完整，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及电子档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、文件起草人员、审批人员、信息系统操作人员等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保电子档案管理活动合法合规。2.预防为主原则：强化电子档案保密意识，采取有效措施预防电子档案信息泄露风险。3.全程管控原则：对电子档案的形成、存储、传输、使用、共享、销毁等全过程进行严格管控。4.责任追究原则：对违反电子档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员责任。二、电子档案的范围与分类（一）电子档案范围1.公司各类文件、合同、协议、报告、报表等电子文档。2.公司业务数据、财务数据、客户信息等电子数据。3.公司内部办公系统、业务系统、信息管理系统等产生的电子记录。4.其他具有保存价值的电子信息。（二）电子档案分类1.按来源分类：分为内部文件、外部文件。2.按内容分类：分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、客户关系管理类等。3.按密级分类：分为绝密级、机密级、秘密级、普通级。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.电子文件的起草、制作应符合公司公文格式和相关标准要求，确保内容准确、完整、清晰。2.使用统一的电子文档模板，规范文件格式和排版。3.电子文件应注明形成日期、作者、来源、密级等信息。（二）收集流程1.各部门负责本部门电子文件的收集、整理，并定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门对接收的电子文件进行审核，检查文件的完整性、准确性和合规性。3.对不符合要求的电子文件，及时反馈给相关部门进行整改。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.采用安全可靠的存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，确保电子档案数据的安全存储。2.建立电子档案存储备份机制，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.采用加密技术对电子档案进行加密存储，确保数据在存储过程中的保密性。（二）保管环境1.电子档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.定期对存储设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。3.建立存储设备的使用记录和维护档案，记录设备的使用情况、维护时间、维修记录等。（三）存储期限1.根据电子档案的性质、重要程度和保存价值，确定合理的存储期限。2.一般电子档案的存储期限为[X]年，重要电子档案的存储期限为[X]年以上。3.存储期限届满后，按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、电子档案的传输与共享（一）传输要求1.电子档案的传输应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、专用存储介质传输等。2.在传输电子档案前，应对传输内容进行加密处理，并确保接收方具备相应的解密能力。3.建立电子档案传输记录，记录传输时间、传输内容、接收方等信息。（二）共享原则1.严格控制电子档案的共享范围，根据工作需要和保密要求，确定共享对象和共享内容。2.共享电子档案应经过严格的审批流程，明确共享目的、共享期限、共享要求等。3.对共享的电子档案进行跟踪管理，确保共享过程中的信息安全。（三）共享方式1.通过公司内部办公系统、文件共享平台等进行电子档案共享。2.对需要共享的电子档案进行权限设置，确保共享对象只能访问其授权范围内的信息。3.在共享电子档案时，应告知共享对象保密义务和责任，防止信息泄露。六、电子档案的使用与借阅（一）使用权限1.根据工作需要和岗位职责，为不同人员设定相应的电子档案使用权限。2.严格限制高密级电子档案的使用范围，未经授权不得擅自使用。3.对电子档案的使用进行记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等。（二）借阅流程1.因工作需要借阅电子档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等。2.借阅申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后为借阅人员提供相应的电子档案，并办理借阅登记手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的电子档案，不得擅自复制、转借、泄露。5.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还电子档案，档案管理部门对归还的电子档案进行检查，确保档案完整无损。七、电子档案的保密措施（一）人员管理1.对涉及电子档案管理的人员进行背景审查和保密培训，签订保密协议。2.定期对电子档案管理人员进行考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。3.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识和技能。（二）技术防护1.采用先进的信息技术手段，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，对电子档案系统进行安全防护。2.对电子档案系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.建立电子档案访问控制机制，对不同用户设置不同的访问权限，并进行身份认证和授权管理。（三）制度执行1.严格执行电子档案保密制度，对违反制度的行为进行及时制止和纠正。2.定期对电子档案保密制度的执行情况进行检查和评估，不断完善制度内容。3.加强对电子档案保密工作的监督检查，对发现的问题及时整改落实。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据电子档案的保存价值和现实利用需求，对电子档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则。（二）鉴定流程1.档案管理部门组织相关人员成立鉴定小组，对电子档案进行鉴定。2.鉴定小组根据电子档案的内容、来源、存储期限等因素，综合评估其保存价值。3.对确定已无保存价值的电子档案，填写鉴定销毁清单，经审批后进行销毁。（三）销毁方式1.采用安全可靠的销毁方式，如物理销毁、数据擦除等，确保电子档案信息无法恢复。2.在销毁电子档案前，应对销毁过程进行全程记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等。3.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立电子档案保密监督管理部门，负责对电子档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.定期对各部门电子档案保密工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.电子档案的存储、保管、传输、使用、共享、销毁等环节是否符合保密制度要求。2.电子档案管理人员的保密意识和操作规范是否符合要求。3.电子档案保密制度的执行情况和存在的问题。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对违反电子档案保密制度的行为，依法依规进行严肃处理，并追究相关人员责任。3.定期对电子档案保密工作的监督检查