档案风险隐患管理制度

PAGE档案风险隐患管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，有效防范和化解档案风险隐患，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的风险隐患管理。（三）基本原则1.预防为主原则树立风险防范意识，通过建立健全各项档案管理制度和流程，提前预防档案风险隐患的发生。2.全面覆盖原则涵盖档案管理的各个环节，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁等，确保不留管理死角。3.依法合规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。4.责任明确原则明确各部门及人员在档案风险隐患管理中的职责，做到责任到人。二、档案风险隐患识别与评估（一）风险隐患识别1.档案收集阶段部门或员工未及时将应归档的文件材料移交档案部门，导致档案缺失。收集的文件材料不完整、不准确，影响档案的真实性和完整性。2.档案整理阶段分类不科学，导致档案查找困难。编号混乱，无法准确标识档案。装订不规范，可能造成档案损坏。3.档案鉴定阶段鉴定标准不明确，导致档案价值判断失误。鉴定过程不严谨，可能误判档案的保存期限。4.档案保管阶段保管场所不符合要求，如温湿度不适宜、防火防盗措施不到位等，影响档案的质量。档案存储介质老化、损坏，导致档案信息丢失。档案整理不规范，易造成档案霉变、虫蛀等。5.档案利用阶段借阅手续不严格，存在档案丢失、损坏的风险。利用过程中违反保密规定，导致档案信息泄露。对档案利用效果缺乏跟踪评估，无法有效发挥档案的作用。6.档案销毁阶段销毁程序不规范，未按规定进行审批和监销。销毁记录不完整，无法证明档案已被妥善销毁。（二）风险隐患评估1.可能性评估根据档案管理的实际情况，对各类风险隐患发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估评估风险隐患一旦发生，对档案的完整性、准确性、安全性以及公司正常运营的影响程度，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险等级确定根据可能性和影响程度的评估结果，确定风险等级，分为重大风险、较大风险、一般风险和低风险四个等级。具体如下：重大风险：可能性高且影响程度严重。较大风险：可能性较高且影响程度较大。一般风险：可能性中等且影响程度一般。低风险：可能性低且影响程度较小。三、档案风险隐患防控措施（一）档案收集阶段防控措施1.明确各部门及人员的文件材料归档职责，规定归档期限，确保应归档的文件材料及时移交档案部门。2.档案部门定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和指导，确保收集的文件材料完整、准确。（二）档案整理阶段防控措施1.制定科学合理的档案分类方案和编号规则，确保档案分类清晰、编号唯一。2.加强对档案整理人员的培训，提高其整理技能，确保档案装订规范、整齐。（三）档案鉴定阶段防控措施1.明确档案鉴定标准和流程，组织相关人员进行培训，确保鉴定工作的准确性和规范性。2.成立档案鉴定小组，对重要档案的鉴定结果进行审核，确保鉴定结论的可靠性。（四）档案保管阶段防控措施1.选择符合档案保管要求的场所，配备必要的保管设备，如温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.定期对档案存储介质进行检查和维护，及时更新老化、损坏的存储介质。3.做好档案的防虫、防霉等工作，定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、状态良好。（五）档案利用阶段防控措施1.严格借阅手续，要求借阅人填写借阅申请表，经审批后方可借阅，并规定借阅期限和归还方式。2.对涉及保密的档案，明确保密要求，与借阅人签订保密协议，防止档案信息泄露。3.建立档案利用效果跟踪评估机制，对档案利用情况进行记录和分析，不断提高档案的利用价值。（六）档案销毁阶段防控措施1.制定档案销毁制度，明确销毁范围、程序和审批权限。2.销毁档案时，必须有两人以上监销，并做好销毁记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。四、档案风险隐患监控与预警（一）监控机制1.档案部门定期对档案管理情况进行自查，检查档案收集、整理、保管、利用等环节是否存在风险隐患。2.建立档案管理工作台账，记录档案管理过程中的各项活动，便于及时发现问题。3.鼓励员工对档案管理中的风险隐患进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）预警机制1.根据风险等级，设定不同的预警指标和阈值。当风险隐患达到预警指标时，及时发出预警信号。2.预警信号分为红色、橙色、黄色和蓝色四级，分别对应重大风险、较大风险、一般风险和低风险。3.接到预警信号后，相关部门应立即采取措施进行处理，及时消除风险隐患。五、档案风险隐患应急处置（一）应急处置原则1.快速反应原则一旦发现档案风险隐患，应立即启动应急处置程序，迅速采取措施进行处理。2.最小影响原则采取的应急处置措施应尽量减少对档案和公司正常运营的影响。3.依法依规原则应急处置过程应严格遵守国家有关法律法规和公司的相关规定。（二）应急处置流程1.风险隐患报告与确认发现档案风险隐患的部门或人员应及时向档案部门报告，报告内容包括风险隐患的类型、发生时间、地点、影响范围等。档案部门接到报告后，应立即组织人员进行现场核实，确认风险隐患的情况。2.应急处置方案制定根据风险隐患的情况，档案部门会同相关部门制定应急处置方案，明确处置措施、责任分工和时间要求。应急处置方案应报公司领导审批后实施。3.应急处置实施按照应急处置方案，各部门和人员迅速开展应急处置工作，采取相应的措施消除风险隐患。在应急处置过程中，要及时向上级领导汇报处置进展情况，确保信息畅通。4.后期恢复与总结风险隐患消除后，对受影响的档案进行恢复和整理，确保档案的完整性和准确性。对整个应急处置过程进行总结评估，分析原因，总结经验教训，提出改进措施，完善档案风险隐患管理制度。六、档案风险隐患管理责任追究（一）责任追究原则1.实事求是原则以事实为依据，准确认定责任主体和责任程度。2.过错与责任相适应原则根据责任主体的过错程度，确定相应的责任追究方式。3.教育与惩戒相结合原则通过责任追究，达到教育员工、规范档案管理行为的目的。（二）责任追究情形1.因故意或重大过失导致档案风险隐患发生，造成档案损失或公司利益受损的。2.未履行档案管理职责，对风险隐患防控不力，导致风险隐患扩大的。3.在档案风险隐患应急处置过程中，未及时采取有效措施，造成严重后果的。4.违反档案管理规定，擅自处理档案，引发风险隐患的。（三）责任追究方式1.批评教育对情节较轻的责任人员，给予批评教育，责令其改正错误。2.警告对责任人员给予警告处分，督促其提高责任意识。3.罚款根据责任程度，对责任人员处以一定金额的罚款。4.降职或撤职对造成较大损失或严重后果的责任人员，给予降职或撤职处分。5.解除劳动合同对因故意或重大过失导致档案重大损失，严重损害公司利益的责任人员，依法解除劳动合同。（四）责任追究程序1.调查核实由档案部门会同公司纪检监察部门对档案风险隐患事件进行调查，收集相关证据，查明事实真相。2.责任认定根据调查结果，认定责任主体和责任程度。3.提出处理建议档案部门和纪检监察部门根据