档案资料分类制度

PAGE档案资料分类制度一、总则（一）目的为了加强公司档案资料的管理，实现档案资料的科学分类、有序存放和高效利用，提高公司管理水平和工作效率，特制定本档案资料分类制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的分类管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个业务环节产生的档案资料，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：对档案资料进行准确分类、编号和标注，确保档案资料的准确性和可检索性。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：分类方法应便于档案资料的查找、借阅和使用，提高档案资料的利用效率。二、档案资料分类依据（一）行业标准依据国家相关档案管理行业标准，结合公司实际业务特点，对档案资料进行分类。（二）业务流程按照公司各项业务的开展流程，将档案资料分为不同的类别，以便更好地反映业务全貌。（三）资料性质根据档案资料的性质，如文件、合同、报表、图纸等，进行分类管理。三、档案资料分类方法（一）一级分类1.行政管理类：主要包括公司行政管理工作中形成的各类文件、资料，如公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务档案等。2.业务经营类：涵盖公司业务经营活动中产生的各类档案资料，如市场营销档案、销售合同、采购合同、客户资料、项目档案、财务档案等。3.技术研发类：集中管理公司技术研发过程中形成的技术文件、资料，如研发项目文档、技术方案、实验报告、专利档案、技术标准等。4.企业文化类：包含公司企业文化建设方面的资料，如企业文化活动记录、企业宣传资料、员工文化作品、企业荣誉档案等。（二）二级分类1.行政管理类公司文件：包括公司发布的各类正式文件、通知、通报等。会议纪要：记录公司各类会议内容的纪要文件。工作计划与总结：各部门及公司年度、季度、月度工作计划和总结。规章制度：公司制定的各项规章制度、管理办法等。人事档案：员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价等档案。行政事务档案：公司行政事务处理过程中产生的文件、资料，如办公用品采购记录、车辆使用记录、办公场地租赁档案等。2.业务经营类市场营销档案：市场调研资料、营销策划方案、广告宣传资料、市场活动记录等。销售合同：公司与客户签订的各类销售合同。采购合同：公司采购物资、服务等签订的合同。客户资料：客户基本信息、交易记录、客户反馈等资料。项目档案：公司各类项目从立项到结束全过程形成的档案资料，包括项目策划书、项目进度报告、项目验收报告等。财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.技术研发类研发项目文档：研发项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划书、技术文档等。技术方案：针对具体技术问题或业务需求制定的技术解决方案。实验报告：研发过程中的实验数据记录、分析报告等。专利档案：公司申请的专利相关文件、证书等。技术标准：公司内部制定的技术标准、规范等。4.企业文化类企业文化活动记录：公司组织的各类企业文化活动的策划方案、活动照片、活动总结等。企业宣传资料：公司宣传册、宣传片、网站资料、新闻报道等。员工文化作品：员工创作的与企业文化相关的文学、艺术作品等。企业荣誉档案：公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等相关资料。（三）三级分类在二级分类的基础上，根据档案资料的具体内容和特点，进一步进行三级分类。例如：1.行政管理类公司文件上级文件：接收的上级单位发布的文件。本级文件：公司自行发布的文件。平级文件：与公司平级单位往来的文件。2.业务经营类销售合同国内销售合同：与国内客户签订的销售合同。国外销售合同：与国外客户签订的销售合同。3.技术研发类研发项目文档项目前期文档：项目立项前的调研、论证等文档。项目实施文档：项目实施过程中的技术文档、进度报告等。项目验收文档：项目验收阶段的相关文档。四、档案资料编号规则（一）编号结构档案资料编号采用“分类代码+年度+流水号”的结构。（二）分类代码根据档案资料的一级分类、二级分类和三级分类，分别赋予相应的代码。例如：1.行政管理类：代码为“XZ”。2.业务经营类：代码为“JY”。3.技术研发类：代码为“JF”。4.企业文化类：代码为“QW”。二级分类代码在一级分类代码后两位数字表示，如“行政管理类公司文件”代码为“XZ01”；三级分类代码在二级分类代码后两位数字表示，如“行政管理类公司文件上级文件”代码为“XZ0101”。（三）年度用四位数字表示档案资料形成的年度，如“2023”。（四）流水号按照档案资料形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类公司文件本级文件，其编号为“XZ0120230001”。五、档案资料整理与归档（一）整理要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理工作，确保档案资料的齐全、完整。2.对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，并编制档案目录。3.档案资料应保持整洁、清晰，字迹工整，图像、图表等应完整、准确。（二）归档流程1.各部门在档案资料整理完毕后，填写《档案资料归档申请表》，注明档案资料的类别、数量、形成时间等信息，提交至公司档案室。2.公司档案室对归档申请进行审核，审核通过后，办理档案资料接收手续，并将档案资料按照分类要求进行存放。3.档案室定期对归档的档案资料进行检查，发现问题及时通知相关部门进行整改。六、档案资料保管（一）保管场所公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全存放。（二）保管期限根据档案资料的重要性和使用价值，确定不同档案资料的保管期限。一般分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）三种。具体保管期限如下：1.永久保管公司章程、股东名册、营业执照、税务登记证等重要文件。涉及公司重大权益、重大资产处置、重大诉讼等档案资料。公司年度财务决算报告、审计报告等重要财务档案。2.长期保管公司年度工作计划与总结、重要会议纪要、规章制度等行政管理档案。销售合同、采购合同、项目档案等业务经营档案。研发项目文档、技术标准等技术研发档案。3.短期保管一般性的行政事务档案，如办公用品采购记录、车辆使用记录等。临时性的市场活动记录、短期项目文档等。（三）保管措施1.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的类别、编号、数量、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.定期对档案资料进行清查盘点，确保账实相符。发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施。3.严格遵守档案资料的保密制度，对涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。七、档案资料借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案资料，需填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案资料的类别和编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案室借阅。2.涉及公司机密的档案资料，需经公司分管领导审批后方可借阅。3.外部单位因工作需要查阅公司档案资料，需持有单位介绍信，经公司总经理批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅期限1.一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.涉及公司机密的档案资料，借阅期限不得超过[X]个工作日，确需延长借阅期限的，需重新办理审批手续。（三）利用要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失。2.如需复印档案资料，应经档案室同意，并在复印件上注明用途和复印日期。3.利用档案资料完成工作后，应及时归还档案室，归还时档案室应对档案资料进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。八、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案资料鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成，负责对到期档案资料进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限和实际使用价值，对到期档案资料进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案资料，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案资料鉴定工作小组编制《档案资料销毁清单》，注明档案资料的类别、编号、数量、销毁原因等信息。2.将《档案资料销毁清单》报公司分管领导