主管会议开会制度规范

PAGE主管会议开会制度规范一、总则（一）目的为了规范主管会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，特制定本制度规范。本制度适用于公司内部各级主管会议的召开、组织与参与。（二）适用范围本制度适用于公司各部门主管及以上级别的管理人员参加的各类会议，包括但不限于定期主管会议、专题主管会议、临时主管会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕公司重要事项、关键问题进行讨论和决策，避免冗长、繁琐的议程和形式主义，确保会议能够切实解决实际问题，推动工作进展。2.充分沟通原则：鼓励参会人员充分发表意见和建议，营造开放、平等、包容的会议氛围，促进信息共享与交流，达成共识。3.民主集中原则：在充分讨论的基础上，按照民主集中制原则进行决策，确保决策的科学性和合理性，体现集体智慧。4.严格保密原则：对于会议讨论的涉及公司商业机密、敏感信息等内容，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。二、会议组织（一）会议召集1.定期会议：周会：每周[具体时间]由公司总经理召集，各部门主管参加。会议主要总结上周工作进展，安排本周工作计划，协调解决工作中出现的问题。月会：每月[具体时间]召开，由公司高层领导主持，各部门主管及相关负责人参加。会议重点对当月工作进行全面总结和分析，制定下月工作目标和重点任务，部署阶段性工作。2.专题会议：根据公司业务发展需要，由相关部门主管或领导发起，针对特定主题召开专题主管会议。例如，市场拓展专题会议、项目进度专题会议、财务分析专题会议等。发起部门应提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议主题、目的、议程等内容。3.临时会议：因公司突发重大事件、紧急任务或其他特殊情况需要召开的主管会议，由公司领导或相关负责人临时决定召集。召集人应在最短时间内通知参会人员会议的时间、地点和议程。（二）会议通知1.通知内容：会议通知应明确会议的基本信息，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、会议主题等。对于专题会议和临时会议，还应附上相关的会议资料，如汇报材料、数据分析报告、讨论议题等，以便参会人员提前做好准备。2.通知方式：定期会议通知应提前[X]个工作日通过公司内部邮件系统发送给参会人员，并在公司公告栏进行公示。专题会议和临时会议通知可根据实际情况，采用邮件、即时通讯工具（如微信工作群、企业QQ群等）或电话等方式及时通知参会人员，但需确保通知信息准确无误。（三）会议准备1.会前资料准备：会议召集部门或人员应提前整理和准备与会议主题相关的资料，如工作报告、业务数据、市场动态、政策法规等，确保资料真实、准确、完整，并按照会议议程顺序进行排序和编号。对于需要参会人员提前了解的重要信息或讨论议题，应在会议通知中明确说明，并提供相应的资料链接或附件下载地址，方便参会人员查阅。2.会场布置：根据会议规模和性质，合理安排会议场地。确保会场环境整洁、安静，通风良好，温度适宜。按照会议要求，摆放会议桌椅、音响设备、投影仪、麦克风等设施，并调试设备运行状态，确保会议期间正常使用。在会议桌上摆放参会人员的姓名牌，方便识别和就座。对于大型会议，可设置引导人员，协助参会人员快速找到自己的座位。3.会议记录安排：每次主管会议应安排专人负责会议记录。会议记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，熟悉公司业务流程和会议内容。会议记录人员应提前准备好会议记录所需的文具和设备，如笔记本、录音笔、电脑等，并确保设备电量充足、存储空间足够。在会议开始前，会议记录人员应与会议主持人沟通会议记录的重点和要求，明确记录的格式和内容范围。三、会议议程(一)议程制定1.定期会议议程：周会议程一般包括上周工作总结、本周工作计划汇报、部门间工作协调事项、领导工作指示等环节。各部门主管应提前准备好上周工作的详细数据和成果汇报，以及本周工作计划的具体安排和预期目标。月会议程相对较为全面，除了上周工作总结和本周工作计划汇报外，还应包括当月业务指标完成情况分析、重点项目进展汇报、市场动态与行业趋势分享、公司战略规划解读、领导决策部署等内容。各部门需对当月工作进行系统梳理和总结，分析工作中的亮点和不足，并提出改进措施和建议。2.专题会议议程：根据会议主题确定具体议程。例如，市场拓展专题会议议程可包括市场调研成果汇报、目标市场分析、营销策略制定与讨论、资源配置方案探讨等；项目进度专题会议议程应涵盖项目进展情况汇报、遇到的问题及解决方案、下一阶段工作计划、项目风险评估等内容。专题会议议程应突出针对性和专业性，围绕特定主题展开深入讨论和决策。3.临时会议议程：根据会议目的和紧急事项的性质确定议程。临时会议议程应简洁明了，重点突出需要解决的问题和决策事项。例如，因突发市场危机召开的临时主管会议，议程可能包括市场危机现状分析、应对策略讨论、资源调配方案制定等；因重大项目合作洽谈召开的临时会议，议程可能涉及合作项目背景介绍、合作条款商讨、合作风险评估等内容。(二)议程审批1.定期会议议程由公司总经理审批。总经理应在会议召开前[X]个工作日对周会和月会的议程进行审核，确保议程内容紧密围绕公司工作重点和目标，符合公司整体战略规划和业务发展需求。对于不符合要求的议程项目，总经理有权提出修改意见或建议，召集部门应根据总经理意见及时调整议程。2.专题会议议程由发起部门主管或相关领导审批。审批人应重点审查会议主题的针对性、议程安排的合理性以及与公司业务的关联性。对于涉及多个部门协作的专题会议议程，还应确保各部门之间的工作衔接和协调顺畅。审批通过后的专题会议议程应报公司总经理备案。3.临时会议议程由召集人根据会议紧急程度和重要性进行合理安排，并在会议召开前向相关领导简要汇报议程内容。对于涉及重大决策或重要事项的临时会议议程，召集人应提前与相关领导沟通，征求意见后确定最终议程。(三)议程执行1.会议主持人应严格按照既定议程组织会议，确保会议有序进行。在每个议程环节开始前，主持人应简要介绍该环节的目的和主要内容，引导参会人员围绕主题展开讨论。2.参会人员应认真遵守会议议程安排，按照顺序依次发言和讨论。对于议程中涉及的重要事项和决策内容，参会人员应充分发表意见和建议，积极参与讨论，不得随意打断他人发言或偏离主题。3.会议记录人员应按照议程顺序准确记录会议讨论的内容、形成的决议以及参会人员的发言要点。对于重要决策事项，应详细记录决策过程、决策依据和最终决策结果，确保会议记录真实、完整、准确。四、会议纪律(一)参会要求1.参会人员应提前[X]分钟到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应着装整洁、得体，保持良好的形象和精神状态。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得在会议现场接听电话、收发短信或从事与会议无关的其他活动。3.参会人员应认真准备会议相关资料，积极参与会议讨论，按时完成会议安排的各项任务。对于需要在会议上汇报或发言的内容，应提前做好充分准备，确保汇报清晰、准确、有条理。(二)发言规范1.参会人员发言应简洁明了、重点突出，围绕会议主题和议程进行阐述，避免冗长、繁琐的表述。在表达观点时，应提供充分的事实依据和数据支持，增强发言的可信度和说服力。2.发言过程中应尊重他人意见，不得进行人身攻击或恶意诋毁。对于不同意见，应通过理性的讨论和沟通来寻求共识和解决方案，营造和谐、融洽的会议氛围。3.如需进行多人讨论或小组讨论，参会人员应积极参与，充分发表自己的看法和建议。在讨论过程中，应注意倾听他人意见，相互启发，共同推动问题的解决和决策的形成。(三)保密规定1.参会人员应对会议讨论的涉及公司商业机密、敏感信息、未公开的业务数据、战略规划等内容严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.会议期间涉及保密内容的文件、资料等应妥善保管，不得随意带出会议现场。如需带回查阅或使用，应经会议主持人同意，并按照公司保密制度的要求进行保管和处理。3.对于违反保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，并追究相关人员的法律责任。五、会议决策与执行(一)决策形成1.主管会议应在充分讨论的基础上，按照民主集中制原则进行决策。对于一般性问题，可通过参会人员的多数意见形成决议；对于重大问题和涉及公司战略发展、重大利益等事项，应进行深入研究和论证，广泛征求意见后，由公司高层领导集体决策。2.会议决策应明确决策事项、决策依据、决策结果以及责任部门和责任人。决策结果应以会议纪要或决议文件的形式记录下来，并及时发送给参会人员和相关部门。3.对于决策过程中存在的分歧和争议，应充分尊重不同意见，通过进一步的沟通、协商和分析，寻求最佳解决方案。如仍无法达成一致意见，应按照公司既定的决策程序和权限进行处理，确保决策的公正性和权威性。(二)决策执行1.责任部门和责任人应按照会议决策要求，制定具体的执行计划和措施，明确工作目标、任务分解、时间节点和责任人等内容，并将执行计划报公司领导备案。2.在决策执行过程中，责任部门应定期向公司领导汇报工作进展情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。对于因客观原因无法按时完成的任务，应提前向公司领导说明原因，并提出调整建议和解决方案。3.公司领导应加强对决策执行情况的监督和检查，及时协调解决执行过程中出现的问题，确保决策得到有效执行。对于执行不力或违反决策的行为，应严肃追究相关部门和责任人的责任。(三)决策跟踪与反馈**1.建立决策跟踪机制，对会议决策的执行情况进行全程跟踪。跟踪内容包括工作任务完成进度、目标达成情况、工作质量和效果等方面。通过定期检查、不定期抽查、数据分析等方式，及时掌握决策执行的动态情况。2.责任部门应定期向公司领导提交决策执行情况报告，详细汇报工作进展、取得的成效、存在的问题以及下一步工作计划等内容。报告应数据详实、分析准确，为公司领导提供决策参考依据。3.对于决策执行过程中出现的偏差或问题，公司领导应及时组织相关人员进行分析和研究，找出原因，采取针对性的措施进行纠正和改进。同时，应将决策执行情况的跟踪结果作为对部门和个人绩效考核的重要依据，激励各部门和人员积极推动决策的有效执行。六、会议纪要与存档(一)会议纪要撰写1.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要。会议纪要应准确概括会议的主要内容、讨论的重点问题、形成的决议以及决策事项的责任部门和责任人等信息。2.会议纪要的内容应客观、真实、简洁，突出重点和关键信息，避免冗长和繁琐的表述。纪要语言应规范、准确，符合公文写作要求。3.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成撰写，并经会议主持人审核签字后发布。对于重要会议的纪要，还应报公司领导审批。(二)会议纪要发布1.会议纪要应以电子文档和纸质文档两种形式发布。电子文档应通过公司内部邮件系统发送给参会人员和相关部门，并在公司内部共享平台进行存档；纸质文档应打印成册，分发至各部门存档查阅。2.会议纪要发布后应及时组织相关人员进行学习和传达，确保参会人员和相关部门了解会议决策和工作安排，明确各自的职责和任务。对于涉及多个部门协作的决策事项，应组织相关部门召开专题会议，进一步细化工作方案和协调工作关系。3.参会人员应认真阅读会议纪要，如有疑问或异议，应及时与会议记录人员或会议主持人沟通核实。对于会议纪要中明确的工作任务和要求，各部门应严格按照执行，并将执行情况及时反馈给公司领导。(三)会议资料存档1.每次主管会议结束后，会议召集部门或人员应负责将会议相关资料进行整理和归档。归档资料包括会议通知、会议议程、会议记录、会议纪要、参会人员名单、汇报材料、讨论议题、决议文件等。2.会议资料应按照年度和会议类别进行分类存放，建立完善的档案管理制度，便于查阅和检索。对于重要会议的资料，应进行长期保存，以备后续工作参考和审计需要。3.公司应定期对会议资料进行清理和检查，确保资料的完整性和准确性。对于过期或无用的会议资料，应按照公司档案管理规定进行销毁处理，防止