业委会内部规范制度

PAGE业委会内部规范制度一、总则（一）目的本规范制度旨在建立健全业主委员会（以下简称“业委会”）的运作机制，保障业委会依法依规履行职责，维护业主的合法权益，促进小区的和谐稳定发展，确保小区各项管理工作有序进行。（二）适用范围本规范制度适用于[小区名称]业主委员会全体成员及参与小区物业管理相关工作的人员。（三）制定依据本规范制度依据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》、《业主大会和业主委员会指导规则》以及地方相关物业管理法规、政策制定，并结合本小区实际情况制定。（四）基本原则1.依法依规原则：业委会的一切活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，在法律框架内开展工作。2.公开透明原则：业委会的工作应公开透明，接受业主监督，重大事项需及时向业主公示，保障业主知情权。3.民主决策原则：涉及业主利益的重大事项，需经业主大会或业主代表大会民主决策，充分听取业主意见。4.服务业主原则：业委会应以服务业主为宗旨，积极维护业主合法权益，推动小区物业服务水平提升。二、业委会成员的选举与罢免（一）选举1.选举筹备：成立由业主代表组成的选举筹备组，负责选举的各项筹备工作，包括制定选举方案、确定选举日期、发布选举公告等。筹备组应在选举前至少[X]日将选举方案、候选人名单等相关信息在小区显著位置公示，接受业主咨询和监督。2.候选人资格：候选人应是本小区的业主，具有完全民事行为能力，遵守国家法律法规和小区管理规约。候选人应热心公益事业，责任心强，具有一定的组织协调能力和时间精力参与业委会工作。有下列情形之一的，不得作为候选人：因物业纠纷等原因被司法机关判决承担主要责任且尚未履行完毕的；有违法违纪行为正在接受调查处理的；拖欠物业费等相关费用的；法律法规规定的其他不宜担任业委会成员的情形。3.选举程序：采用差额选举方式，候选人人数应多于应选人数的[X]%。业主可通过书面投票、电子投票等方式进行选举，投票时间应不少于[X]日。选举过程应公开、公正、公平，由筹备组或第三方专业机构负责计票、监票工作，确保选举结果真实有效。选举结果应在投票结束后[X]日内公示，公示期不少于[X]日。公示无异议后，当选的业委会成员应在[X]日内召开首次会议，推选主任、副主任，并明确分工。（二）罢免1.罢免情形：业委会成员有下列情形之一的，业主有权提出罢免：违反法律法规和本规范制度，损害业主利益的；不履行职责，连续[X]个月以上无故缺席业委会会议的；利用职务之便谋取私利，给业主造成损失的；因其他原因不宜继续担任业委会成员的。2.罢免程序：业主联名提出罢免申请，联名人数应达到本小区业主总人数的[X]%以上。罢免申请应书面提交至社区居委会或街道办事处，并说明罢免理由和事实依据。社区居委会或街道办事处应在收到申请后[X]日内进行调查核实，并组织召开业主大会或业主代表大会进行表决。表决采用无记名投票方式，经本小区业主总人数过半数同意，罢免决议生效。罢免决议生效后，业委会应在[X]日内完成工作交接，并将相关资料移交至社区居委会或街道办事处指定的机构。三、业委会职责与权限（一）职责1.执行业主大会的决定和决议，维护业主的合法权益。2.召集业主大会会议，报告物业管理的实施情况。3.与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同。4.及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同。5.监督管理规约的实施，对违反管理规约的行为进行劝阻、制止，并及时向有关部门报告。6.调解业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷。7.组织和监督专项维修资金的筹集和使用。8.业主大会赋予的其他职责。（二）权限1.查阅、复制与物业管理有关的文件、资料，包括物业服务合同、财务账目、维修记录等。2.要求物业服务企业提供物业服务合同履行情况的报告。3.代表业主与相关部门、单位进行沟通协调，反映业主的意见和诉求。4.监督物业服务企业的服务质量，对服务质量不达标的，有权要求其限期整改。5.在符合法律法规和业主大会决议的前提下，决定小区物业管理的重大事项，如物业服务内容调整、物业费标准变更等，但需报业主大会备案。四、会议制度（一）会议类型1.业主大会会议：由业委会负责召集，每年至少召开[X]次。有下列情形之一的，应及时召开业主大会临时会议：经专有部分占建筑物总面积[X]%以上且占总人数[X]%以上业主提议的；发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的；业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情形。2.业委会会议：定期会议每月召开[X]次，遇有重大事项可随时召开临时会议。会议由主任召集和主持，主任因故不能出席时，可委托副主任召集和主持。3.业主代表大会会议：根据实际需要召开，由业委会负责组织，业主代表由业主推选产生，代表人数应不少于本小区业主总人数的[X]%。（二）会议组织1.会议通知：会议召开前[X]日，应将会议时间、地点、议题等信息以书面、短信、微信公众号等形式通知相关人员，并在小区显著位置公示。2.会议议程：会议应提前确定议程，包括上次会议决议执行情况汇报、本次会议议题讨论、表决事项等。议题应提前告知参会人员，以便其充分准备。3.会议记录：安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、议题、发言内容、表决结果等。会议记录应妥善保存，以备查阅。（三）会议表决1.业主大会会议、业主代表大会会议的表决事项，应经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意方可通过。2.业委会会议的表决事项，应经全体业委会成员过半数同意方可通过。涉及重大事项的表决，应采用无记名投票方式进行。五、财务管理与监督（一）财务管理制度1.业委会应建立健全财务管理制度，配备专业的财务人员或委托有资质的代理记账机构进行财务管理。2.业委会的经费来源包括：业主大会决定的筹集资金；利用小区共有部分经营所得收益；政府相关部门给予的补贴或奖励；其他合法收入。3.业委会经费主要用于以下方面：业委会成员的工作补贴；召开业主大会、业委会会议等相关会议的费用；与物业管理相关的调研、咨询、培训费用；监督物业服务企业工作的费用；其他与小区物业管理有关的合理费用。4.业委会应严格执行财务审批制度，费用支出需经业委会主任、副主任签字同意，并附相关票据和说明。重大费用支出需经业主大会或业主代表大会审议通过。5.业委会应定期编制财务报表，包括资产负债表、收支明细表等，并在小区显著位置公示，接受业主监督。财务报表应保存至少[X]年。（二）财务监督1.成立由业主代表组成的财务监督小组，负责对业委会财务收支情况进行监督。监督小组应定期对财务账目进行审查，并向业主大会报告审查结果。2.业主有权查阅业委会财务账目，业委会应在接到业主查阅申请后[X]日内提供相关账目资料。3.业委会换届或终止时，应进行财务审计，审计结果应向业主公示。审计费用由业委会承担。六、印章使用与管理（一）印章种类业委会印章包括公章、财务专用章、法人章等。（二）印章使用规定1.印章使用应严格履行审批程序，由业委会主任或副主任签字同意后方可使用。2.使用印章时，应填写《印章使用登记表》，注明使用日期、用途、使用人等信息。3.印章使用仅限于与小区物业管理相关的业务活动，不得用于其他无关事项。4.严禁在空白纸张或介绍信上加盖印章。（三）印章保管1.印章应由专人负责保管，保管人员应具备一定的责任心和保密意识。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人。如因工作需要暂时交接印章，应办理交接手续，并记录交接时间和交接人。3.印章保管人员应定期检查印章使用情况，发现异常情况及时报告业委会主任。七、档案管理（一）档案范围业委会档案包括但不限于以下内容：1.业主大会会议、业委会会议记录、决议、纪要等文件资料；2.物业服务合同、招投标文件、服务协议等相关合同文件；3.财务账目、报表、票据等财务资料；4.业主信息、房屋档案、维修记录、公共设施设备档案等物业管理相关资料；5.与政府部门、社区居委会、物业服务企业等相关单位的往来文件、信函等。（二）档案整理与归档1.业委会应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行整理、分类、编号、装订。2.档案应按照年度、类别进行归档，建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的完整性和准确性。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。（三）档案查阅与借阅1.业主、业委会成员及相关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经业委会主任或副主任批准后，在档案管理人员陪同下查阅。2.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经业委会主任批准，并办理借阅手续，限期归还。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失。八、信息公开与沟通（一）信息公开内容1.业委会成员名单、联系方式、职责分工等信息。2.业主大会会议、业委会会议的通知、议程、决议、纪要等文件资料。3.物业服务合同、财务收支情况、专项维修资金使用情况等物业管理相关信息。4.小区公共设施设备维修、更新、改造情况及相关费用支出情况。5.业主意见和建议的收集、处理情况。6.其他涉及业主利益的重大事项及处理情况。（二）信息公开方式1.在小区显著位置设置信息公告栏，定期张贴信息公开内容。2.通过小区微信公众号、业主群等网络平台发布信息。3.召开业主大会、业委会会议时进行通报。（三）信息沟通机制1.建立业主意见反馈渠道，业主可通过书面、电话、电子邮件等方式向业委会提出意见和建议。业委会应在收到意见和建议后[X]日内进行回复，并及时处理。2.定期召开业主座谈会，听取业主对小区物业管理工作的