建立考察文书档案制度

PAGE建立考察文书档案制度一、总则（一）目的为加强公司考察文书档案管理，确保考察工作的规范化、科学化、制度化，提高考察工作质量和效率，为公司人才选拔、任用、培养等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类考察工作所形成的文书档案管理，包括但不限于招聘考察、晋升考察、岗位调动考察等。（三）基本原则1.真实性原则：考察文书档案应如实反映考察过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集考察工作中形成的各类文书资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及个人隐私、公司机密等信息予以保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案整理、归档和保管，确保档案管理工作有序进行。二、考察文书档案的内容（一）考察计划1.考察工作方案，包括考察目的、对象、范围、方法、时间安排等。2.考察人员名单及分工。（二）考察过程记录1.考察通知，包括通知对象、内容、方式等。2.考察问卷、测评量表及相关试题。3.考察谈话记录，包括与考察对象本人、上级领导、同事、下属等的谈话内容。4.实地考察记录，如工作场所观察、业绩评估等。5.背景调查资料，包括学历、工作经历、奖惩情况等核实结果。（三）考察结果报告1.考察对象综合评价报告，包括德、能、勤、绩、廉等方面的评价。2.考察结论，如是否适合岗位要求、是否推荐晋升等。3.考察意见反馈记录，包括向考察对象反馈考察结果及对方的意见。（四）其他相关材料1.考察对象的个人述职报告、工作总结等。2.群众意见及推荐材料。3.考察工作中的特殊情况说明及处理结果。三、考察文书档案的收集与整理（一）收集要求1.考察工作结束后，各考察人员应及时将所负责的考察文书资料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的文书资料应字迹清晰、内容完整，如有破损或缺失应及时进行修补或补充。（二）整理流程1.分类：按照考察文书档案的内容分类，如考察计划、考察过程记录、考察结果报告等。2.编号：对每一份文书资料进行编号，并建立编号与内容的对应关系。3.排序：按照考察工作的时间顺序或逻辑顺序对文书资料进行排序。4.装订：将排序后的文书资料进行装订，确保整齐牢固。5.编目：编制考察文书档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。四、考察文书档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的考察文书档案应及时归档，归档时间不得超过考察工作结束后的[X]个工作日。2.归档时应填写归档清单，注明档案名称、编号、份数等信息，并由归档人员和接收人员签字确认。（二）保管方式1.设立专门的考察文书档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.考察文书档案的保管期限根据其重要性和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性考察资料；中期保管期限为[X]年，适用于重要岗位考察资料；长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司核心人才、重大决策等考察资料。（四）档案查阅与借阅1.查阅考察文书档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息，经相关领导批准后方可查阅。2.查阅档案时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.借阅考察文书档案应填写借阅申请表，经相关领导批准后办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案，如发现档案有损坏或丢失应及时报告并承担相应责任。五、考察文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据考察文书档案的保管期限和实际使用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定流程1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值等确定其是否需要销毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，注明档案名称、编号、日期等信息，并报相关领导审批。（三）销毁方式1.经批准销毁的考察文书档案应采用安全可靠的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由监销人员签字确认。六、考察文书档案管理的监督与检查（一）监督机制1.公司设立考察文书档案管理监督小组，负责对考察文书档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、方式、时间等要求。（二）检查内容1.考察文书档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合本制度要求。2.档案查阅与借阅手续是否齐全，档案使用是否规范。3.档案鉴定与销毁工作是否按照规定程序进行。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小