中小学物品登记制度规范

PAGE中小学物品登记制度规范一、总则（一）目的为加强中小学物品管理，规范物品登记行为，确保学校资产安全完整，提高物品使用效益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于中小学内所有固定资产、低值易耗品、办公用品、教学用品、实验器材、图书资料等各类物品的登记管理。（三）基本原则1.真实性原则：物品登记信息应如实反映物品的实际情况，确保数据真实可靠。2.完整性原则：涵盖学校各类物品的登记，做到不遗漏、不缺失。3.及时性原则：物品增减变动后应及时进行登记，保证信息的时效性。4.准确性原则：登记内容准确无误，避免出现错误或歧义。二、物品分类与编码（一）固定资产1.定义：使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。2.分类：房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产。3.编码：采用[具体编码规则，如数字编码或字母与数字组合编码]，以便于管理和查询。例如，房屋及建筑物编码为01，专用设备编码为02等。（二）低值易耗品1.定义：单位价值较低，使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。2.分类：办公类低值易耗品（如文件夹、订书机等）、生活类低值易耗品（如扫帚、拖把等）、教学类低值易耗品（如粉笔、黑板擦等）。3.编码：在固定资产编码后加三位数字，如固定资产编码为02的专用设备，其低值易耗品编码为0200102999。（三）办公用品1.定义：用于日常办公的各类物品，如纸张、笔、笔记本、文件夹等。2.分类：书写工具、纸张本册、办公耗材、办公设备配件等。3.编码：在低值易耗品编码后加三位数字，如低值易耗品编码为01001的办公类低值易耗品，其办公用品编码为0100100101001999。（四）教学用品1.定义：服务于教学活动的各类物品，如教材、教具、模型、标本等。2.分类：学科教材、实验教学用品、艺术教学用品、体育教学用品等。3.编码：在办公用品编码后加三位数字，如办公用品编码为01001001的书写工具，其教学用品编码为0100100100101001001999。（五）实验器材1.定义：用于实验教学、科研等活动的仪器设备、试剂、材料等。例如，理化生实验仪器、微生物培养器材、化学试剂等。2.分类：物理实验器材、化学实验器材、生物实验器材、通用实验耗材等。3.编码：在教学用品编码后加三位数字，如教学用品编码为01001001001的学科教材，其实验器材编码为0100100100100101001001001999。（六）图书资料1.定义：学校图书馆收藏以及供师生借阅的各类书籍、期刊、报纸、电子读物等。2.分类：教育类图书、文学类图书、科学类图书、工具书等。3.编码：在实验器材编码后加三位数字，如实验器材编码为01001001001001的物理实验器材，其图书资料编码为0100100100100100101001001001001999。三、物品登记流程（一）新物品采购登记1.采购申请：使用部门根据实际需求填写《物品采购申请表》，详细注明物品名称、规格型号（如有）、数量、预算金额、申请理由等信息，并提交至学校采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。领导审批通过后，采购管理部门按照学校采购制度组织采购。3.到货验收：物品到货后，采购管理部门会同使用部门、资产管理部门等相关人员进行验收。验收内容包括物品数量、规格型号、质量状况等是否与采购合同一致。验收合格后，填写《物品验收单》，验收人员签字确认。4.登记入账：资产管理部门根据《物品验收单》及采购发票等相关凭证，按照物品分类与编码规则，在学校物品管理系统中进行登记入账，建立物品档案。登记内容包括物品名称、编码、规格型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门、存放地点等。（二）物品内部调拨登记1.调拨申请：因工作需要，物品在学校内部不同部门之间进行调拨时，由调出部门填写《物品内部调拨申请表》，注明调拨物品名称、编码、数量、调拨原因、调入部门等信息，并提交至资产管理部门。2.调拨审批：资产管理部门对调拨申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。领导审批通过后，资产管理部门办理物品调拨手续。3.调拨登记：资产管理部门在学校物品管理系统中对物品调拨信息进行登记，更新物品的使用部门和存放地点等信息。同时，通知调出部门和调入部门做好物品交接工作。交接时，双方应在《物品交接清单》上签字确认，明确物品的数量、质量等状况。（三）物品报废登记1.报废申请：物品使用部门或资产管理部门发现物品已损坏无法使用、超过使用年限等情况，认为需要报废时，填写《物品报废申请表》，详细说明报废物品名称、编码、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交至资产管理部门。2.报废鉴定：资产管理部门组织相关专业人员对报废申请进行鉴定，确认物品是否符合报废条件。对于价值较高的大型设备或批量报废物品，可邀请外部专家进行评估鉴定。3.报废审批：经鉴定符合报废条件的，资产管理部门将《物品报废申请表》报学校领导审批。领导审批通过后，方可进行报废处理。4.报废处置：资产管理部门按照学校资产处置规定，对报废物品进行处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等。在处置过程中，应做好记录，如变卖收入、捐赠去向等。同时，在学校物品管理系统中对物品报废信息进行登记，注销物品档案。（四）物品清查登记1.清查计划制定：学校定期（每年至少一次）组织物品清查工作，资产管理部门制定详细的物品清查计划，明确清查范围、清查时间、清查人员分工等。2.清查实施：清查人员按照清查计划，对学校各类物品进行逐一清查盘点。清查过程中，应核对物品的实际数量、规格型号、存放地点等与物品管理系统登记信息是否一致，检查物品的质量状况，是否存在损坏、丢失等情况。3.清查结果记录：清查结束后，清查人员填写《物品清查登记表》，详细记录清查结果。对于清查中发现的账实不符、损坏丢失等问题，应查明原因，提出处理意见。4.清查报告编制：资产管理部门根据《物品清查登记表》编制物品清查报告，上报学校领导。报告内容包括清查基本情况、清查结果、存在问题及整改建议等。学校领导根据清查报告，组织相关部门进行整改，确保物品管理规范有序。四、物品登记管理职责（一）学校领导职责1.审批物品采购计划、内部调拨申请、报废申请等重要事项，确保物品管理符合学校整体发展规划和实际需求。2.监督物品登记管理制度的执行情况，对物品管理工作进行指导和决策。（二）采购管理部门职责1.负责组织学校物品的采购工作，按照采购制度选择合格的供应商，签订采购合同。2.跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保物品按时、按质、按量到货。3.参与物品验收工作，提供采购合同等相关资料，协助验收人员核对物品信息。（三）资产管理部门职责1.建立健全学校物品登记管理制度，制定物品分类与编码规则，完善物品管理系统。2.负责物品的登记入账、内部调拨、报废处置等日常管理工作，确保物品信息准确、完整。3.定期组织物品清查工作，编制清查报告，对发现的问题提出整改意见并跟踪落实。4.指导和监督使用部门做好物品管理工作，提供业务培训和咨询服务。（四）使用部门职责1.根据实际工作需要，提出物品采购申请，详细说明物品用途、规格型号、数量等要求。2.负责本部门领用物品的日常管理，合理使用物品，做好物品的保管、维护工作，防止损坏、丢失。3.配合资产管理部门做好物品清查、内部调拨、报废处置等工作，及时反馈物品使用情况和存在问题。五、物品登记信息管理（一）信息录入1.资产管理部门应指定专人负责物品登记信息的录入工作，确保录入信息准确无误。录入人员应严格按照物品分类与编码规则进行编码，详细填写物品的各项信息，包括名称、规格型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门、存放地点等。2.对于新采购的物品，录入人员应在物品验收合格后及时录入系统；对于物品内部调拨、报废等变动信息，应在办理相关手续后立即更新系统记录。（二）信息查询与统计1.学校各部门可根据工作需要，通过学校物品管理系统查询本部门领用物品的详细信息，包括物品名称、数量、购置日期、使用状况等。查询权限应根据工作职能进行合理设置，确保信息安全。2.资产管理部门应定期对物品登记信息进行统计分析，生成各类物品统计报表，如资产分布报表、采购情况报表、库存报表等。通过统计分析，掌握学校物品的整体状况，为学校决策提供数据支持。（三）信息安全与保密1.加强物品登记信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的人员访问、修改系统信息。2.对涉及学校机密的物品信息，如贵重设备采购价格、特殊物品存放地点等，应严格保密，严禁泄露给无关人员。六、监督与检查（一）内部监督1.学校成立物品管理监督小组，由学校领导、采购管理部门、资产管理部门、使用部门等相关人员组成。监督小组定期对物品登记管理制度的执行情况进行检查，重点检查物品采购、验收、登记、使用、保管、报废等环节是否规范。2.资产管理部门应定期对本部门工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题，不断完