政府采购员制度规范要求

PAGE政府采购员制度规范要求一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购工作的规范化管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内从事政府采购活动的所有人员，包括政府采购员、相关审批人员以及参与采购过程的其他工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护市场公平竞争环境。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受公司/组织内部和社会的监督，确保采购活动透明。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。二、政府采购员职责（一）采购计划制定1.根据公司/组织的业务需求和预算安排，结合市场供应情况，制定年度、季度和月度政府采购计划。2.对采购项目进行可行性研究和成本效益分析，确保采购计划的合理性和必要性。（二）供应商选择与管理1.建立和维护供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和管理。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择合适的供应商参与采购项目。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的履行。（三）采购流程执行1.按照规定的采购流程，组织实施采购活动，包括发布采购公告、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。2.对采购过程中的文件、资料进行整理和归档，确保采购档案的完整性和准确性。（四）采购合同管理1.跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.对合同执行情况进行监督和检查，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。3.根据合同约定，办理采购款项的支付手续，确保资金支付的合规性。（五）采购风险管理1.识别和评估采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、质量问题、价格波动等。2.制定相应的风险应对措施，如要求供应商提供担保、建立质量验收制度、签订价格调整条款等，降低采购风险。（六）沟通协调1.与公司/组织内部各部门保持密切沟通，了解业务需求，及时反馈采购进展情况。2.与供应商、招标代理机构、监管部门等外部单位进行有效沟通，协调解决采购过程中的各种问题。三、政府采购流程规范（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给政府采购员。（二）采购审批1.政府采购员对采购申请表进行初审，核实采购项目的必要性和合规性。2.将初审通过的采购申请表提交给公司/组织的采购审批部门，按照规定的审批流程进行审批。3.采购审批部门根据公司/组织的财务预算、采购政策等因素，对采购申请进行审批，批准后返回给政府采购员。（三）采购方式确定1.政府采购员根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等，应严格按照相关法律法规和公司/组织的规定执行。3.对于达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式进行采购；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定办理审批手续。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应进行审核和批准，确保采购文件符合法律法规和公司/组织的要求。（五）采购信息发布1.通过指定的媒体或平台，发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间等。2.采购公告应确保信息的真实性、准确性和完整性，不得隐瞒或误导潜在供应商。（六）供应商报名与资格审查1.潜在供应商按照采购公告的要求，进行报名并提交相关资格证明文件。2.政府采购员对供应商的报名资格进行审查，核实供应商是否符合采购文件规定的资格要求。3.对资格审查合格的供应商，发放采购文件；对资格审查不合格的供应商，应及时通知其原因。（七）开标、评标与定标1.按照采购文件规定的时间和地点，组织开标会议，公开开标，公布供应商的投标报价、技术方案等信息。2.组建评标委员会，评标委员会由公司/组织内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成。3.评标委员会按照评标标准，对供应商的投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。4.公司/组织根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。（八）采购合同签订1.中标供应商确定后，政府采购员应及时与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应报公司/组织的相关部门备案。（九）采购验收1.采购项目完成后，由使用部门或相关验收人员按照采购合同的要求，对采购货物或服务进行验收。2.验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、验收内容、验收结果等。3.对验收合格的采购项目，办理入库手续或支付采购款项；对验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或退换货物。四、政府采购文件管理（一）文件分类1.采购文件分为采购申请表、采购审批文件、采购方式确定文件、采购文件编制文件、采购信息发布文件、供应商报名与资格审查文件、开标评标定标文件、采购合同文件、采购验收文件等。2.各类采购文件应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查阅和管理。（二）文件归档1.采购过程中产生的各类文件，应及时进行归档，确保文件的完整性和准确性。2.归档文件应包括纸质文件和电子文件，电子文件应按照规定的格式和存储位置进行保存。3.文件归档时，应编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（三）文件查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅采购文件的，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复印、涂改、损毁采购文件。3.因特殊情况需要借阅采购文件的，应填写借阅申请表，经相关负责人批准后，办理借阅手续，并在规定的时间内归还。（四）文件保管期限1.采购文件的保管期限应根据国家法律法规和公司/组织的规定执行，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为13年，中期保管期限为310年，长期保管期限为10年以上。3.保管期限届满后，应按照规定的程序进行销毁，确保文件信息的安全。五、政府采购监督与考核（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督机构或岗位，对政府采购活动进行全过程监督。2.监督机构或岗位应定期对政府采购项目进行检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。3.对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门、社会公众等外部单位的监督，及时公开政府采购信息，确保采购活动透明。2.对外部监督提出的意见和建议，应认真研究，积极整改，并及时反馈整改情况。（三）考核评价1.建立政府采购员考核评价制度，对政府采购员的工作业绩、业务能力、职