档案管理制度表扬

PAGE档案管理制度表扬一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司/组织的各项工作提供有效的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作和活动。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查询和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查询和利用效率。4.对档案的保管条件进行定期检查，确保档案的安全存储。5.负责档案的借阅、归还登记，监督档案的使用情况，防止档案丢失或损坏。6.组织开展档案鉴定和销毁工作，按照规定程序处理过期或无用的档案。7.对各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期检查档案管理情况，提出改进意见。8.参与公司/组织的重大活动和项目，及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工的个人基本信息、劳动合同、薪资福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。5.项目档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。6.合同档案：公司/组织签订的各类合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。7.资质档案：公司/组织的营业执照、资质证书、荣誉证书、认证文件等。8.其他档案：不属于以上分类的其他重要档案资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照一定的规则进行编排。例如：1.行政档案编号：XZ年份流水号，其中“XZ”表示行政档案，年份为档案形成的年份，流水号为该年份内行政档案的顺序编号。2.人事档案编号：RS员工编号，以员工在公司/组织的唯一编号作为人事档案的编号。3.财务档案编号：CW年份类别流水号，类别可根据财务档案细分，如“CW20XXKJ001”表示20XX年的会计凭证类第001号档案。4.业务档案编号：YW业务类别缩写年份流水号，如市场营销档案编号为“YWSC20XX001”。5.项目档案编号：XM项目编号阶段流水号，例如“XM20XX01实施002”表示20XX年第01号项目在实施阶段的第002份档案。6.合同档案编号：HT合同编号，与合同签订时的编号一致。7.资质档案编号：ZZ资质类别缩写年份流水号，如“ZZZC20XX001”表示20XX年的资质证书类第001号档案。8.其他档案编号：QT年份流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交至档案管理部门。2.档案形成部门在工作结束后，应按照档案管理制度的要求，对工作中产生的各类文件、资料进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.对于重要的会议、活动、项目等，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案资料的收集工作。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案资料全部移交至档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引，方便查询和使用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号进行有序排列。3.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。（二）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司/组织的重要文件、法规性文件、年度财务报告、重大项目档案等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，如各类合同、人事档案等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，如一般性的文件、报表等。（三）档案保管要求1.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如破损、褪色、霉变等。2.电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于管理和查询。4.对档案的借阅、归还情况进行详细登记，确保档案的安全。六、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.一般档案的借阅由部门负责人审批，重要档案的借阅需经公司/组织主管领导审批。3.涉及公司/组织机密的档案，严格限制借阅范围，必须经公司/组织保密委员会批准。（二）借阅期限1.根据档案的性质和使用需求，确定借阅期限。一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，重要档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。2.如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）借阅登记与归还1.档案管理部门应对档案借阅进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在规定的期限内归还档案，归还时档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，根据需求及时提供相关档案资料。2.鼓励员工充分利用档案资源，开展工作研究、经验总结等活动，提高工作效率和质量。3.对于利用档案形成的各类成果，如调研报告、工作总结等，应及时归档保存。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、财务人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有一定利用价值，但保管期限已满的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定报告，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案管理的监督与检查（一）监督机制设立公司/组织设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查。监督小组由公司/组织内部审计、纪检等部门人员组成。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、借阅、鉴定与销毁等环节。2.档案管理部门的工作流程是否规范，档案资料是否齐全、完整。3.档案的保管条件是否符合要求，档案是否安全。(三)检查频率档案管理监督小组每[X]年对档案管理工作进行一次全面检查，日常不定期进行抽查。(四)问题整改对检查中发现的问题，监督小组