文化站活动档案管理制度

PAGE文化站活动档案管理制度一、总则（一）目的为加强文化站活动档案的管理，确保活动档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥活动档案在文化站工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文化站组织开展的各类文化活动档案的管理，包括但不限于文艺演出、展览展示、讲座培训、文化交流等活动。（三）管理原则1.集中统一管理原则：文化站活动档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：活动档案应如实反映活动的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则：按照活动的类型、时间、主题等因素进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。4.安全保密原则：加强活动档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理职责（一）文化站站长职责1.全面负责文化站活动档案管理工作，将档案管理工作纳入文化站整体工作计划。2.监督和检查档案管理工作的执行情况，协调解决档案管理工作中存在的问题。3.审批重要活动档案的保管期限、销毁等事项。（二）档案管理人员职责1.负责文化站活动档案的收集、整理、归档、保管、统计、检索和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和督促各部门做好活动档案的形成和积累工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制，对超过保管期限的档案提出鉴定意见。5.积极开展档案信息开发利用工作，为文化站工作提供服务。（三）各部门职责1.负责本部门组织开展活动档案的收集、整理工作，并及时移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好活动档案的归档、保管和利用等工作。3.按照档案管理要求，规范本部门活动文件材料的形成和积累，确保档案质量。三、档案收集（一）收集范围1.活动策划方案、活动通知、活动预算、活动总结等文件材料。2.活动现场照片、视频、音频等资料。3.活动参与人员名单、签到表、调查问卷等。4.活动相关的新闻报道、媒体宣传资料。5.活动中形成的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在活动结束后[X]个工作日内，将活动档案材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储完整，并按照规定进行备份。（三）收集方式1.直接收集：档案管理人员直接从活动现场或相关部门收集档案材料。2.移交收集：各部门定期将整理好的活动档案材料移交档案管理人员。3.征集收集：对于具有重要价值的活动档案，可通过征集的方式获取。四、档案整理（一）分类标准1.按照活动类型分类，如文艺活动、文化展览、教育培训等。2.按照活动时间顺序分类，如年度、季度、月度活动。3.按照活动主题分类，如节日主题活动、文化传承主题活动等。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类，剔除重复、无用的材料。2.按照分类标准，对档案材料进行编号、编目，编制目录清单。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引。（三）整理流程1.初步整理：各部门对收集的档案材料进行初步分类、排序。2.集中整理：档案管理人员将各部门移交的档案材料进行集中整理，进一步细化分类。3.审核验收：对整理好的档案进行审核，确保整理质量符合要求。五、档案归档（一）归档要求1.整理好的活动档案应及时归档，确保档案的连续性和完整性。2.归档的档案应编制详细的目录，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.档案应按照年度、类别等顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度等信息。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行检查，确认无误后填写归档登记表。2.将档案装入档案盒或档案柜，按照归档顺序排列存放。3.在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。（二）保管期限1.文化站活动档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.具有重要历史价值、文化价值或对文化站工作有长期参考作用的档案，应列为永久保管。3.保存期限在[X]年以上的档案，列为长期保管。4.保存期限在[X]年以下的档案，列为短期保管。（三）保管措施1.定期对档案进行清查、核对，并做好记录。2.对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。3.加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。七、档案统计（一）统计内容1.活动档案的数量、种类、保管期限等。2.档案的收集、整理、归档、利用等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行统计。2.利用档案管理系统，对档案信息进行实时统计分析。（三）统计报表1.每月编制档案统计月报表，反映当月档案管理工作情况。2.每年编制档案统计年报，全面总结年度档案管理工作。八、档案检索（一）检索工具1.编制纸质档案目录索引，方便查阅。2.建立电子档案检索系统，通过关键词、日期、类别等进行检索。（二）检索流程1.用户提出检索需求，填写检索申请表。2.档案管理人员根据检索需求，在纸质档案目录索引或电子档案检索系统中进行查找。3.找到相关档案后，及时提供给用户查阅，并做好查阅记录。九、档案利用（一）利用范围1.为文化站内部工作提供参考，如活动总结、经验借鉴等。2.为文化站对外宣传、交流提供资料支持。3.为社会公众提供文化信息服务。（二）利用方式1.查阅：用户可到档案库房查阅纸质档案。2.借阅：对于需要带出档案库房的档案，可办理借阅手续。3.复制：根据用户需求，可对档案进行复制。（三）利用流程1.用户提出利用申请，填写利用申请表。2.档案管理人员对利用申请进行审核，批准后办理相关手续。3.用户按照规定的方式和期限利用档案，利用完毕后及时归还。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和文化站档案管理规定为依据。2.从文化站工作实际出发，全面分析档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由文化站站长、档案管理人员及相关部门负责人组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合分析法：结合文化站工作需要、档案内容等因素，综合判断档案的价值。（四）销