会议室线上登记制度规范

PAGE会议室线上登记制度规范一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保会议室资源的合理分配，特制定本会议室线上登记制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室的使用登记管理，包括但不限于各部门会议室、多功能会议室等。（三）基本原则1.公平公正原则：所有员工和部门在使用会议室时应遵循公平公正的原则，按照规定进行登记和使用。2.高效利用原则：鼓励各部门和员工充分利用会议室资源，提高会议室的使用效率，避免资源闲置浪费。3.提前预约原则：使用会议室需提前进行线上登记预约，以便合理安排会议室资源和避免冲突。4.遵守规定原则：所有使用者必须遵守本制度规范及相关规定，确保会议室的正常使用和良好秩序。二、登记流程（一）线上登记平台公司使用[具体线上登记平台名称]作为会议室登记的指定平台，所有员工需通过该平台进行会议室的预约登记。（二）登记步骤1.登录平台：员工使用个人账号登录线上登记平台。2.选择会议室：在平台上查看可预约的会议室列表，根据需求选择合适的会议室。3.填写预约信息：包括预约时间（精确到开始时间和结束时间）、使用部门、使用人、会议主题、参会人数等详细信息。4.提交预约：确认填写信息无误后，点击提交按钮完成预约登记。（三）预约时间限制1.为保证会议室的合理安排，预约时间应提前[X]小时以上，特殊情况需经会议室管理部门同意。2.同一会议室同一天内的预约次数不得超过[X]次，每次使用时长不得超过[X]小时。（四）预约取消与变更1.取消预约：如需取消已预约的会议室，预约人应在预约开始时间前[X]小时登录线上登记平台进行取消操作。2.变更预约：若因特殊原因需要变更预约信息，预约人应在预约开始时间前[X]小时登录线上登记平台进行变更操作，变更后的信息应符合本制度规范要求。三、会议室使用管理（一）使用权限1.公司各部门根据工作需要可使用相应级别的会议室，具体会议室使用权限划分如下：[部门名称1]：可使用[会议室名称1]、[会议室名称2]等。[部门名称2]：可使用[会议室名称3]、[会议室名称4]等。……2.跨部门会议或重要会议可根据实际情况申请使用更高规格的会议室，需经会议室管理部门审批。（二）使用要求1.使用人应在预约时间开始前[X]分钟到达会议室，做好会议准备工作。2.保持会议室整洁卫生，使用完毕后应清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备，保持会议室原样。3.爱护会议室设施设备，如发现设备故障或损坏应及时通知会议室管理部门维修，不得擅自拆卸或维修。4.遵守会议室使用秩序，不得在会议室内大声喧哗、吸烟、乱扔垃圾等，保持良好的会议环境。（三）会议安排协调1.会议室管理部门应定期对会议室预约情况进行统计分析，合理安排会议室资源，避免出现会议室使用冲突。2.对于多个部门同时申请使用同一会议室的情况，会议室管理部门应根据会议的重要性、紧急程度等因素进行协调安排，优先保障重要紧急会议的使用需求。四、会议室设备管理（一）设备配备1.各会议室应配备必要的会议设备，包括但不限于投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等，以满足会议的正常使用需求。2.会议室管理部门应定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行，如发现设备故障应及时维修或更换。（二）设备使用1.使用人在使用会议室设备时应按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置或进行违规操作。2.使用完毕后，应及时关闭设备电源，将设备恢复到初始状态。（三）设备维护与保养1.会议室管理部门应制定设备维护保养计划，定期对会议室设备进行清洁、保养和调试，延长设备使用寿命。2.对于重要设备，应建立设备档案，记录设备的型号、购买时间、维修记录等信息，并定期进行盘点核对。五、监督与考核（一）监督检查1.会议室管理部门负责对会议室的使用情况进行日常监督检查，包括预约登记情况、使用时间、使用要求执行情况等。2.公司行政部门有权对会议室的使用情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规范的行为，会议室管理部门将视情节轻重给予相应的处理：首次违规：给予口头警告，并要求立即整改。再次违规：给予书面警告，并在公司内部进行通报批评。多次违规或情节严重的：将取消其一定期限内的会议室使用资格，并根据公司相关规定进行进一步处理。2.因违规使用会议室造成设备损坏或其他损失的，使用人应承担相应的赔偿责任。（三）考核机制1.建立会议室使用考核机制，将各部门和员工的会议室使用情况纳入绩效考核体系。2.考核指标包括会议室预约成功率、按时使用情况、使用满意度等，具体考核标准由公司人力资源部门制定。六、附则