档案数字化公司管理制度

PAGE档案数字化公司管理制度一、总则（一）目的为加强公司管理，规范档案数字化工作流程，提高工作效率，确保档案数字化成果的质量和安全性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案数字化工作的部门、人员以及相关业务流程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理、信息安全等法律法规，确保档案数字化工作合法合规。2.准确性原则：档案数字化过程中要保证档案内容准确无误，与原始档案一致。3.完整性原则：全面、完整地对各类档案进行数字化处理，不遗漏重要档案信息。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。二、档案数字化工作流程规范（一）档案接收1.档案移交部门应按照公司规定的时间和要求，将待数字化的档案整理成册，填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、来源、形成时间等信息。2.接收人员对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性，如发现问题及时与移交部门沟通解决。核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认。（二）档案整理1.根据档案的类型、年度、保管期限等因素，对接收的档案进行分类整理。2.拆除档案上的金属装订物，对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.按照一定的编号规则，对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限等详细信息。（三）数字化加工1.扫描根据档案的纸张类型、幅面大小等选择合适的扫描设备和扫描参数，确保扫描图像清晰、完整。对扫描图像进行去噪、去污、纠偏等预处理，提高图像质量。按照规定的格式存储扫描图像，如TIFF、PDF等，并进行命名，命名规则应体现档案编号、页码等信息。2.图像处理对扫描图像进行进一步处理，如裁剪、拼接、调整亮度对比度等，使图像符合要求。对图像中的文字进行识别，将识别结果与原始档案内容进行核对，确保识别准确率。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录信息进行关联，建立准确的数据索引。对关联后的档案数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。（四）质量抽检1.设立专门的质量抽检岗位，定期对已完成数字化处理的档案进行抽检。2.抽检比例应不低于[X]%，抽检内容包括图像质量、文字识别准确率、数据挂接准确性等。3.对抽检中发现的问题及时记录，并反馈给相关责任人进行整改，整改完成后再次进行抽检，直至质量符合要求。（五）数据存储与备份1.将数字化后的档案数据存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并建立存储设备的管理制度，定期进行维护和检查。2.对重要的档案数据进行备份，备份方式可采用异地备份、磁带备份等，备份周期根据档案的重要程度和使用频率确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每天进行增量备份。3.建立数据存储和备份的登记制度，详细记录数据存储位置、备份时间、备份介质等信息。（六）档案归还与销毁1.数字化工作完成后，按照档案移交清单将档案及时归还给档案移交部门，并办理档案归还手续。2.对于已完成数字化且不再需要保存原始档案的，按照公司档案销毁制度进行销毁处理，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由相关人员签字确认。三、人员管理（一）人员招聘与培训1.根据档案数字化工作的需要，制定合理的人员招聘计划，招聘具备档案管理、信息技术等相关专业知识和技能的人员。2.新员工入职后，应进行入职培训，培训内容包括公司规章制度、档案数字化工作流程、安全保密知识等，培训时间不少于[X]天。3.定期组织员工参加业务培训和技能提升培训，鼓励员工参加相关职业资格考试和学术交流活动，不断提高员工的业务水平和综合素质。（二）岗位职责与分工1.项目经理负责档案数字化项目的整体规划、组织实施和协调管理。制定项目工作计划和预算，确保项目按时、按质量要求完成。与客户沟通协调，了解客户需求，及时解决项目中出现的问题。2.档案整理人员按照档案整理规范，对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作。检查档案的完整性和准确性，对破损档案进行修复。3.数字化加工人员熟练操作扫描设备和图像处理软件，对档案进行高质量的扫描和图像处理。确保文字识别准确率达到规定要求，完成数据挂接工作。4.质量抽检人员按照质量抽检标准，对数字化后的档案进行抽检。及时发现并记录质量问题，跟踪整改情况，确保档案数字化质量。5.数据存储与管理人员负责数字化档案数据的存储和备份工作，确保数据安全。建立数据存储和备份的管理制度，定期进行维护和检查。（三）绩效考核1.建立科学合理的绩效考核体系，对员工的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行全面考核。2.绩效考核指标应包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、创新能力等，具体指标由各部门根据实际情况制定。3.绩效考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，提高工作绩效。（四）保密管理1.与员工签订保密协议，明确员工在档案数字化工作中的保密义务和责任。2.加强员工的保密教育，提高员工的保密意识，使其了解档案数字化工作中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息的保护要求。3.对档案数字化工作场所进行严格管理，限制无关人员进入，防止信息泄露。4.对存储档案数字化信息的设备和介质进行加密处理，设置访问权限，防止信息被非法获取或篡改。四、设备与设施管理（一）设备采购与验收1.根据档案数字化工作的需求，制定设备采购计划，选择质量可靠性能稳定的设备。2.设备采购过程中，应进行充分的市场调研，比较不同供应商的产品和价格，确保采购的设备符合公司要求且性价比合理。3.设备到货后，组织相关人员进行验收，验收内容包括设备的型号、规格、数量、外观、性能等，确保设备符合采购合同要求。验收合格后，办理设备入库手续。（二）设备使用与维护1.建立设备使用管理制度，明确设备的使用部门、使用人员和使用流程。2.使用人员应按照操作规程正确使用设备，定期对设备进行清洁、保养和检查，及时发现并解决设备故障。3.设立设备维护岗位或指定专人负责设备的维护工作，定期对设备进行全面维护和维修，确保设备正常运行。4.建立设备维修记录档案，详细记录设备维修时间、故障原因、维修内容、维修人员等信息。（三）设施管理1.对档案数字化工作场所的设施进行合理规划和布局，确保工作环境整洁、舒适、安全。2.配备必要的办公设施，如桌椅、电脑、打印机等，并定期进行检查和维护，保证设施正常使用。3.加强对工作场所的安全管理，安装消防设施、监控设备等，确保人员和财产安全。五、质量管理（一）质量目标1.档案数字化图像的清晰度达到[具体标准]以上。2.文字识别准确率不低于[X]%。3.数据挂接准确率达到[X]%。4.档案数字化工作的整体质量符合国家相关标准和行业规范要求。（二）质量控制措施1.制定详细的质量控制流程和标准，明确各环节的质量要求和检验方法。2.在档案数字化工作的各个阶段，严格按照质量控制流程和标准进行操作，确保每一个环节的质量。3.加强对质量控制过程的监督和检查，定期对质量控制情况进行总结分析，及时发现问题并采取改进措施。（三）质量问题处理与改进1.对质量抽检中发现的问题，及时下达整改通知，明确整改要求和整改期限。2.相关责任人应按照整改通知要求，认真分析问题原因，制定整改措施，及时进行整改。3.对质量问题进行跟踪检查，确保整改措施有效落实，整改完成后再次进行抽检，直至质量符合要求。4.定期对质量问题进行统计分析，总结质量问题产生的规律和原因，采取针对性的预防措施，不断改进档案数字化工作质量。六、安全管理（一）安全制度1.建立健全档案数字化安全管理制度，明确安全管理职责和安全管理流程。2.制定安全操作规程，规范员工在档案数字化工作中的操作行为，防止因操作不当引发安全事故。3.加强对安全制度执行情况的监督检查，确保安全制度得到有效落实。（二）信息安全1.采取加密、备份、访问控制等技术手段，保障档案数字化信息的安全。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案数字化信息，严格按照相关法律法规进行管理，防止信息泄露。3.定期对信息安全状况进行评估和检查，及时发现并修复安全漏洞，确保信息系统的安全稳定运行。（三）人员安全1.加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识和自我保护能力。2.为员工提供必要的安全防护用品，如安全帽、工作服、手套等。3.在工作场所设置明显的安全警示标识，提醒员工注意安全。4.制定应急预案，定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力，确保人员生命安全。（四）设备与设施安全1.对档案数字化设备和设施进行定期检查和维护，确保设备和设施的正常运行和安全性能。2.加强对设备和设施的防盗、防