酒店财务部档案管理制度

PAGE酒店财务部档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店财务部档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及酒店实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店财务部在各项财务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、合同协议、财务文件等各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：财务部设立专门的档案管理岗位，负责财务档案的集中收集、整理、保管和查阅等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实反映酒店财务活动的实际情况。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守保密规定，防止财务档案信息泄露。5.方便利用原则：在确保安全和保密的前提下，便于档案的查阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责财务档案的收集、整理、装订、编目、上架等日常管理工作。2.对财务档案进行分类、编号，建立档案目录索引，便于查找和利用。3.严格执行档案保管制度，确保档案的安全与完整，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定的期限保管财务档案，到期及时办理档案的鉴定、销毁等手续。5.负责接待档案查阅、借阅工作，按照规定办理查阅、借阅手续，并进行登记。（二）财务人员职责1.各岗位财务人员在工作过程中应及时将形成的财务档案资料移交档案管理人员，确保档案资料的及时收集。2.对本岗位涉及的财务档案资料的真实性、完整性负责，在档案形成过程中做好原始资料的整理和保管工作。3.协助档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定提供相关资料。（三）财务部负责人职责1.全面负责财务部档案管理工作，确保档案管理制度的有效执行。2.审核档案管理工作中的重要事项，如档案的鉴定、销毁等。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等，是记录酒店经济业务发生和完成情况的书面证明。2.会计账簿：如总账、明细账、日记账、辅助账等，是全面、连续、系统地记录酒店经济业务的簿籍。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注，以及财务情况说明书等，反映酒店一定时期财务状况和经营成果。4.税务资料：纳税申报表、税务发票存根联、税务审计报告等与税务相关的资料。5.合同协议：涉及酒店财务收支的各类合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同等。6.财务文件：财务管理制度、财务预算、财务分析报告、内部审计报告等。7.其他财务资料：银行对账单、余额调节表、财务印章使用记录等与财务活动有关的资料。（二）收集要求1.财务人员应在每月末或每完成一项重要财务工作后，及时将相关档案资料整理并移交档案管理人员。2.移交的档案资料应真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。3.对于电子档案，应定期进行备份，并确保备份数据的准确性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、税务资料类、合同协议类、财务文件类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。例如，会计凭证可按年度和月份顺序编号，如“20XX年X月记字第X号”。3.装订：会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应加具封面、封底，注明凭证所属年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容，并由装订人员在封面上签字或盖章。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便快速检索档案。四、档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.税务资料：纳税申报表等保管期限为10年。5.合同协议：根据合同性质和重要程度确定保管期限，一般重要合同保管期限为10年以上，一般性合同保管期限为5年左右。6.财务文件：财务管理制度等重要文件永久保管；一般性财务文件保管期限为10年。7.其他财务资料：银行对账单、余额调节表等保管期限为10年。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保档案的安全保管。档案应分类存放于档案架上，并保持整齐有序。2.电子档案：采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，存储地点应安全可靠，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。同时，建立电子档案索引目录，便于查找和使用。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施。3.库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。4.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.酒店内部人员因工作需要查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅手续。2.档案管理人员应根据申请表提供的查阅内容，在指定地点提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅财务档案时，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。复印或摘录的内容应与原件一致，复印件应加盖档案管理人员印章。（二）借阅规定1.酒店内部人员因特殊原因需要借阅财务档案，需填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和财务部负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在借阅的档案上进行任何形式的记录或标记。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续。（三）外部查阅与借阅1.如有外部单位（如审计机关、税务机关等）需要查阅或借阅酒店财务档案，必须持有单位介绍信，并经酒店总经理批准。2.档案管理人员应按照规定的程序和要求，协助外部单位查阅或借阅档案，并做好登记和记录工作。查阅或借阅过程中，应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。3.外部单位查阅或借阅档案后，应及时归还，如需要复印或摘录相关内容，应按照酒店规定办理手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由财务部负责人、档案管理人员及相关财务人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行审查，确定是否仍有保存价值。2.对于涉及酒店重要经济事项、法律纠纷、税务审计等方面的档案，即使超过保管期限，也应适当延长保管期限。3.对已无保存价值的档案，应进行详细登记，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报财务部负责人批准。2.根据批准的销毁清单，由档案管理人员和至少一名监销人员共同对档案进行销毁。销毁过程应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现财务档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性，方便档案的查阅和利用，同时加强档案信息的安全保护。（二）电子档案管理系统1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的分类存储、索引查询、借阅登记、备份管理等功能。2.电子档案应与纸质档案同步整理、编号和存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.对电子档案进行加密处理，设置不同级别的访问权限，防止电子档案信息泄露。（三）数据备份与恢复1.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于