商混站档案管理制度

PAGE商混站档案管理制度一、总则（一）目的为加强商混站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在商混站生产经营、质量管理、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商混站各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则商混站档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映商混站各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理商混站在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及商混站商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置商混站设立档案管理室，负责全站档案的集中管理工作。档案管理室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理事务。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定并完善商混站档案管理制度。2.负责商混站各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案的开发利用工作，为商混站的生产经营、质量管理、技术创新等提供档案信息支持。7.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高全体员工的档案意识和管理水平。三、档案分类及编号（一）档案分类商混站档案分为以下十大类：1.行政管理类包括商混站的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、资质证书等。2.生产管理类涵盖生产计划、生产调度记录、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等。3.质量管理类主要有质量标准、质量控制文件、质量事故处理记录、原材料检验报告等。4.技术管理类包含技术文件、技术方案、技术革新记录、科研项目资料等。5.物资管理类涉及物资采购计划、采购合同、物资入库与出库记录、库存盘点表等。6.财务管理类包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。7.市场营销类有市场调研报告、销售合同、客户信息、营销活动记录等。8.安全管理类涵盖安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告与处理资料等。9.环保管理类包括环保文件、环境监测报告、污染物排放记录等。10.其他类不属于上述九大类的其他档案，如荣誉证书、对外交流资料等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，确保档案编号的唯一性和系统性。1.年度：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，采用大写字母表示，如“XZ”代表行政管理类，“SC”代表生产管理类等。3.流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XZ0001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后，及时将办理完毕的文件材料整理齐全，移交档案管理部门。3.对于外来文件、资料等，由相关部门负责收集后，移交档案管理部门统一管理。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门按时完成档案移交工作。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的整齐、牢固。4.按照档案保管期限和类别，将整理好的档案上架存放，便于查找和利用。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等。3.档案库房应设置专门的办公区域，供档案管理人员办公使用。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、褪色等情况，如有问题及时采取措施进行处理。2.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.做好档案库房的清洁卫生工作，定期打扫库房，保持库房整洁。4.对电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放于不同地点，确保电子档案的安全。5.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源。六、档案利用（一）利用范围1.商混站内部员工因工作需要，可以查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅商混站档案的，须经商混站主管领导批准，并办理相关手续。3.涉及法律纠纷、审计、纪检等工作需要查阅档案的，按照相关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.商混站内部员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅档案，需提交单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等内容，经商混站主管领导批准后，档案管理部门方可提供查阅服务。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出档案库房。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》。（二）档案销毁1.《档案销毁申请表》经商混站主管领导批准后，可以进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中，应确保档案信息的彻底消除，不得泄露档案内容。3.档案销毁时，应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应注明销毁档案的名称、编号、日期、数量等信息，永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立商混站档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对商混站重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.建立档案数字化数据库，将扫描后的档案图像进行分类存储，并与档案目录信息进行关联，实现档案信息的快速检索。（三）信息系统管理1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息管理系统的日常维护和管理。2.制定档案信息系统操作规范，确保系统的安全运行。档案管理人员应严格按照操作规范进行操作，不得擅自修改系统数据。3.定期对档