查阅利用档案资料制度

PAGE查阅利用档案资料制度一、总则（一）目的为了加强公司档案资料的管理，规范档案资料的查阅利用行为，保障公司档案资料的安全与完整，充分发挥档案资料在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在开展工作过程中涉及档案资料查阅利用的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案资料查阅利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案资料查阅利用过程中，要采取有效措施保障档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。同时，对涉及公司机密的档案资料要严格保密，不得擅自对外披露。3.服务工作原则档案资料的查阅利用要紧密围绕公司的中心工作，为公司的决策、业务开展、项目实施等提供及时、准确、有效的支持和服务。二、档案资料的分类与保管（一）档案资料分类1.行政档案类包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、监事会决议，公司章程，公司内部管理制度，行政公文，会议纪要，工作计划与总结等。2.人事档案类员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关资料，员工简历、学历证书、培训记录、绩效考核材料等。3.财务档案类会计凭证、会计账簿、财务报表，审计报告，税务资料，资金往来记录等。4.业务档案类销售合同、采购合同、项目合同，业务洽谈记录，客户资料，市场调研报告，产品研发资料，生产记录，质量检验报告等。5.其他档案类包括公司荣誉证书、资质证书，知识产权相关资料，对外宣传资料，照片、音像等特殊载体档案等。（二）档案资料保管1.保管部门与职责设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案资料的保管工作。档案管理人员要具备专业的档案管理知识和技能，负责档案资料的收集、整理、归档、保管和统计等工作。2.保管场所与设施档案资料应存放在安全、防火、防潮、防虫、防盗的专用档案库房内。库房要配备必要的保管设施，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案资料的妥善保管。3.档案整理与归档按照档案资料的分类标准，对收集到的各类档案资料进行及时、准确的整理和归档。建立档案目录索引，便于快速查找和利用。同时，要对档案资料进行定期检查和清点，确保档案资料的完整性和准确性。三、查阅利用档案资料的流程（一）查阅申请1.申请主体公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案资料查阅申请表》。申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审批流程一般性档案资料查阅申请，由申请部门负责人审批。涉及公司机密、重要业务信息或需跨部门查阅的档案资料申请，由申请部门负责人审核后，报公司分管领导审批。涉及公司核心机密或重大事项的档案资料申请，由申请部门负责人审核后，报公司总经理审批。（二）查阅登记档案管理人员收到经审批的《档案资料查阅申请表》后，要对查阅申请人的身份信息进行核实，并按照申请表的要求进行查阅登记。登记内容包括查阅申请人姓名、部门、查阅时间、查阅档案资料名称、数量等。（三）查阅实施1.查阅方式根据档案资料的性质和查阅需求，档案管理人员可以采取现场查阅、借出查阅或复制查阅等方式提供服务。现场查阅：申请人在档案管理部门指定的场所进行查阅，档案管理人员要在现场进行监督，确保查阅过程符合规定。借出查阅：因特殊情况需要借出档案资料的，必须经公司分管领导或总经理批准，并办理相关借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。借出的档案资料必须按时归还，档案管理人员要对归还的档案资料进行认真检查，确保资料完整无损。复制查阅：申请人如需复制档案资料，应填写《档案资料复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，并按照查阅申请的审批流程进行审批。经批准后，档案管理人员按照规定的格式和数量进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制的档案资料应与原件内容一致，复印件要妥善保管。2.查阅限制涉及公司机密的档案资料，未经公司授权，严禁查阅、复制和传播。档案资料查阅过程中，不得擅自涂改、标记、污损、抽取、撤换或销毁档案资料。查阅人员不得将档案资料带出档案管理部门指定的场所，如需带出，必须按照借出查阅的规定办理手续。（四）查阅归还查阅结束后，查阅人员要及时将查阅的档案资料归还档案管理人员。档案管理人员要对归还的档案资料进行认真核对，确保档案资料的数量、完整性和准确性。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，要及时查明原因，并报告相关领导。四、档案资料利用的规定（一）利用范围档案资料的利用应严格限定在公司内部工作需要的范围内，主要包括以下方面：1.为公司决策提供依据如查阅历史数据、市场信息、行业动态等档案资料，为公司制定战略规划、经营决策提供参考。2.支持业务开展如查阅合同档案、客户资料、业务流程记录等，为业务部门处理日常业务、拓展市场、解决问题等提供支持。3.满足内部管理需求如查阅行政档案、人事档案、财务档案等，为公司内部管理部门进行行政管理、人力资源管理、财务管理等提供依据。（二）利用审批公司内部各部门及员工利用档案资料进行项目论证、业务合作、对外宣传等活动，涉及对外提供档案资料或公开档案资料内容的，必须按照以下审批流程进行：1.一般性利用申请由申请部门填写《档案资料利用申请表》，注明利用目的、利用方式、利用范围、利用时间等信息，并附上相关利用方案。经申请部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.重要利用申请涉及公司重大利益、重要业务合作或需向社会公开档案资料内容的利用申请，由申请部门填写《档案资料利用申请表》，附上详细的利用方案和风险评估报告。经申请部门负责人审核后，报公司总经理审批，并报上级主管部门备案。（三）利用监督在档案资料利用过程中，档案管理部门要对利用情况进行跟踪监督，确保利用活动符合公司规定和审批要求。如发现利用过程中存在违规行为或可能对公司造成不利影响的情况，要及时制止并报告相关领导。同时，要对利用活动产生的效果进行评估，总结经验教训，不断完善档案资料利用工作。五、档案资料的保密与安全管理（一）保密措施1.保密教育公司定期组织员工参加档案资料保密教育培训，提高员工的保密意识和责任感。培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、档案资料保密知识等。2.保密协议对于涉及公司机密的档案资料查阅利用人员，公司与其签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等条款。3.保密标识与管理对涉及公司机密的档案资料要进行明确标识，并采取专门的保管措施。档案管理人员要严格按照保密规定对机密档案资料进行管理，限制接触范围，确保机密档案资料的安全。（二）安全管理1.安全制度与措施建立健全档案资料安全管理制度，明确档案管理部门及人员的安全职责。加强档案库房的安全防范措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设备，定期进行安全检查和维护，确保档案资料的安全。2.应急处置预案制定档案资料安全应急处置预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力。3.数据备份与恢复对重要的电子档案资料要进行定期备份，并分别存储在不同的介质和地点。建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证档案资料的完整性和可用性。六、档案资料查阅利用的监督与检查（一）监督部门与职责公司设立档案资料查阅利用监督小组，由公司办公室、审计部门、法务部门等相关人员组成。监督小组负责对公司档案资料查阅利用制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正违规行为。（二）检查内容与方式1.检查内容查阅利用档案资料的申请、审批、登记、归还等流程是否规范。档案资料的保管是否安全、完整，是否符合规定的保管要求。档案资料的保密措施是否落实到位，是否存在泄密风险。档案资料利用活动是否符合公司规定和审批要求，是否存在违规利用的情况。2.检查方式定期检查：监督小组定期对公司档案资料查阅利用情况进行全面检查，一般每[X]年进行一次。不定期抽查：根据工作需要，监督小组不定期对部分部门或档案资料查阅利用环节进行抽查，及时发现问题并督促整改。（三）违规处理对于违反本制度规定查阅利用档案资料的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：1.警告对于情节较轻的违规行为，如未按规定填写查阅申请表、未按时归还档案资料等，给予警告处分，并责令其限期改正。2.罚款对于情节较重的违规行为，如擅自涂改、标记、污损档案资料，擅自复制、传播公司机密档案资料等，除责令其采取补救措施外，并处以[X]元以上[X]元以下的罚款。3.解除劳动合同对于情节严重